一、公文制发是推进档案管理工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
关键词：档案管理；规范化；标准化
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00
前 言：
档案管理工作有其独有的工作方法和管理体系。档案管理工作的需要档案管理人员能够针对不同情况及时收集和整理档案的相关数据和资料，形成档案管理数据库并维护，保证档案数据的安全性和完整性。档案管理工作在新时期的发展形势下对于规范化和标准化的要求越来越高，并作为档案管理工作的评价标准决定档案管理工作的成败。在档案管理工作的每一个环节都应立足于规范化和标准化的基本要求，运用科学高效的管理方法，处理庞大复杂的信息，并建立一套全方位、多层次的完备管理系统。
一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题
（一）缺乏正确的认识
档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多挝淮痈涸鹑说焦芾砣硕缘蛋腹芾淼墓娣痘和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨所能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到档案管理规范化和标准化的定位及重要性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。
（二）缺乏投入的力度
档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小，经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。
（三）缺乏原则的确立
档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围的普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准，工作进程中出现各种矛盾和弊端，转型速度缓慢且障碍重重，难以得到群众的信服和支持[1]。
二、档案管理工作的规范化和标准化进程中有效的措施
（一）档案管理工作的规范化和标准化的基础工作要落实
档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效[4]。第二，公文的档案档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色、和纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整和清晰，有利于存档管理。
（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征
档案管理中，一定要注重对时效性的管理原则，该原则能够使档案的利用率得到提高，更能加强档案管理的价值。然而，要想遵循档案时效性原则，必须做到及时清理档案的案卷。这就要求在进行档案管理时，必须根据档案资料的保管类别作用及特征，采取合理的管理方法进行保管[2]。在一段管理期过后，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，那些要求永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，文件没有损坏，这样就能保证档案管理的时效性。
（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理[5]
在信息化的时下要求案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。
（四）注意做好档案管理工作人员的规范管理
从事档案管理的工作者使档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用[3]。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范，是否标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。
结 语：
总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是建立在现代化档案管理的科学理论之上，对当下档案管理工作提出的新要求。在建设档案管理工作的规范化与标准化的过程中，必须注意档案管理工作的具体情况具体分析，合理科学地展开规范化和标准化管理，从而使档案管理工作实现质的飞跃。
参考文献：
[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（a5）：215-215，216.
[2]庞艳.对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考[J].现代企业教育，2013（8）：48.
[3]王晓红.试论如何做好档案管理工作规范化、标准化[J].中国科技投资，2016（23）：216.
关键词：档案管理；规范化；标准化
一、前言
众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示，就目前情况而言，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录方式的日益丰富，档案的形式和存储的方法也日益多样化，所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。
二、当前档案管理工作存在的问题与不足
近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而，细究之下仍然可以发现许多的问题和不足，具体而言，主要包括以下几个方面：
1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强，但是与西方发达国家相比，我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足，许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中，只片面的注重实体资料的整理，相关的电子信息的存储非常不到位，工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不足，多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥，所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足，意识不强。
2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑，人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理工作自然也不会例外。然而，就目前情况而言，许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身，没有接受过这方面系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位，其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训，定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起，这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。
三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策
档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则，从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言，可从以下几个方面入手：
1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准，将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先，要保证公文制作和发出的高效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进行公文的制作之前，要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公文签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误；最后，文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误，这可以交由具体的相关签发人员负责。
2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中，若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中，最大程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象，M行各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理工作的现代化水平，保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。
3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知，在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下几个方面的工作：
首先，在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时，一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节，如此来保证相关文书资料的时效性，也可方便日后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点和核心，降低相关资料的重复操作和整理，保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后，在确立档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出立卷归档工作的核心，形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。
四、结语
在实际的档案管理工作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法，这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全面，也要明确重点核心，唯有如此，才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。
参考文献：
[1]李琳.现代信息化视阈中的档案管理研究[J].中国社区医生，2015.
档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料，做好档案管理工作，应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作，档案管理引入多媒体文件，实现图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
档案中记录了很多关于组织发展的内部信息，这关系到组织的信息安全，如果组织档案管理工作不规范，很有可能造成这种组织重要信息的泄露，影响组织的发展。从组织未来的发展角度来讲，做好组织档案的管理工作，对于组织管理者而言也是一种借鉴。组织管理者做出各项管理工作决策，都离不开组织的历史数据，这些数据就记录在组织档案中，组织的发展，依赖于组织档案信息中的很多内容，所以，从这个角度来讲，做好组织档案管理，提高档案管理工作的规范化，对于组织管理者做出切合组织发展的决策，是有帮助的。
二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题
档案管理工作对组织的发展而言具有重要意义，新形势的发展要求下，档案管理工作也面临着新的发展问题，对于档案管理工作的规范化要求也就提高，但是，当前组织档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在很大程度上影响了档案管理工作的顺利开展。具体分析，在档案管理工作中存在的问题，主要表现在以下几个方面。
档案管理工作的开展，规范化程度还比较低，其中一个很重要的原因，就要从档案管理工作人员的角度入手。档案管理工作人员对档案管理工作规范化的认识程度低，一直以来，档案管理工作都没有受到管理层的重视，无论是具体的档案管理工作人员还是组织的管理者，都把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，没有意识到档案管理工作不规范可能带来的问题。正是由于这种规范化管理工作认识欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。除此之外，在档案管理工作中，不仅仅是档案管理工作人员的自身认识水平有限，档案管理人员的工作能力还存在很大的不足。档案管理工作看似简单，但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，档案管理人员的专业能力也要随之提升，而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。
在档案管理工作中，信息化管理体系的建立和实现，是做好档案管理规范化的另一个重要措施，当前在档案管理工作中，由于很少受到组织的管理者和工作人员的重视，档案管理的信息化程度比较低，在很多组织中对于档案的管理还局限在过去的人为管理手段为主导的管理方法上，很多组织的档案管理还是采用纸质管理的基本方法，这种基本方法的使用在档案管理中已经比较落后，因此，在这样的情况下，做好档案管理就要应用新的信息化技术。信息化技术在档案管理方法中的应用还不够全面，造成了档案管理工作中规范化程度低的一个重要原因。
传统的档案管理是采用基本的纸质化管理方法，这种管理方法无论是从保存还是信息的检索方面都存在很大的弊端，而现代社会信息膨胀，对于信息的处理效率要求比较高，在这样的情况下，档案管理工作中的传统方法就不适应社会的发展。
三、档案管理规范化的对策分析
1、提升档案管理工作的信息化水平
随着科学技术的进步，各种电子档案管理系统不断涌现和更新。实现档案管理的电子化可以提高档案管理的准确性，提高档案管理的效率，降低档案管理的标准。从档案信息的搜集，档案信息的整理，档案信息的检索利用，都可以实现计算机管理，提高了信息的利用效率，相比与传统的纸质文档，还便于保存，便于使用者和管理者对信息进行更新。建立相关的档案归类，档案查阅制度，明确档案管理员工的责任，使得档案管理更趋规范化标准化。因此，在档案管理工作中，要注重从信息化方面努力建立完善的信息化管理工作体系。
2、提升档案管理工作人员的意识和工作能力
在档案管理工作中，由于工作人员自身对于档案管理工作的认识不够深刻，不重视档案管理工作的规范化，造成了档案管理工作中存在一些影响规范化建设的问题。加强档案管理部门人员的工作素质，帮助他们了解档案管理规范化标准化工作的重要性，培养他们档案管理规范化标准化的意识。对员工进行培训，促使他们学习和了解档案管理的专业化知识，提高他们的科学化管理水平。档案管理人员对档案管理工作的热情，对档案管理工作的认知程度决定了档案管理工作的质量。组织的领导者认识到档案管理工作规范化标准化的重要作用，加强对档案管理工作的重视度。优化档案管理部门人员结构，重视对相关部门的投资，提高员工的工作热情。
3、提升档案管理工作的规范化水平
由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，例如：档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年，我国许多地区的档案馆对于全宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法、档案信息数字化、电子文件、文档一体化和与改革创新配套的档案法律、法规、行政规章建设等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究，取得了很多有益的经验。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作量，相对于传统的手工劳动方式得到增大。
关键词：高等学校 档案工作 规范化 制度化 程序化 标准化
一、高校档案工作的地位及要求
高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。
二、规范高校档案工作的意义
1、明确高校档案工作领导体制
《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。
2、保障高校档案机构建设
国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。
3、促进高校档案人才队伍建设
专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。
4、使高校档案管理有章可循
高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。
5、确保高校档案工作可持续发展
为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。
三、高校档案工作规范化管理的有效途径
1、强化意识，更新观念——人性化是前提
要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。
高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于
2、专业培训，科学管理——现代化是手段
高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。
要规范高校档案工作 ，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。
3、健全规章，严格执行——制度化是保障
高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。
4、过程控制，监督检查——程序化是关键
高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。
5、达标认定，不断提高——标准化是依据
要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明， 四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。
6、数字存储，知识服务——信息化是动力
高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。
参考文献
[1]、[4]教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。
[2]国家教委 国家档案局 关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。
[3]国家教育委员会 《普通高等学校档案管理办法》，中华人民共和国国家教育委员会令第6号，1989.10.10。
[关键词]新形势 档案管理 规范化
中图分类号：G26 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）21-0349-01
传统的档案管理工作，主要是建立在一些传统材料之上，如声像资料、图标资料、文字资料等。这使得传统档案管理的实施会浪费大量人力、物力，但所产生的效果甚微。所以，在新形势下依旧采用传统档案管理是不恰当的，其既不能发挥作用，又不能满足档案管理要求。对此，应当以新形式为背景来优化调整档案管理，使之更加规范、更适用，在单位之中充分发挥作用。由此看来，新形势下优化调整档案管理，使之规范化、合理化、标准化是非常重要的。
一、 档案管理及其规范化实施的重要性
档案是记录社会、企业、个体发展与成长历程的重要方式，是重要的、具有极大保存价值的历史材料。在我国社会主体体制建设不断推进的情况下档案事业受此影响有很大程度进步与发展。此种情况下，也凸显了档案管理的重要性。
档案管理是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步与发展的依据，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。在新形势的背景下，规范化实施档案管理，根据社会发展实际情况及企业发展实际情况，合理规划、监督及控制档案的归档、整理、分类、使用等环节，促使档案可以恰当应用，并充分发挥其应用价值，为促进个人、企业、社会良好发展创造条件[1]。所以，规范化实施档案管理是非常重要的。
二、 新形势下档案管理工作存在的不足之处
的确，新形势下规范化实施档案管理很是重要。但当下档案管理工作的实施并不规范。究其原因，主要是档案管理工作之中存在诸多不足，具体表现为：
（一） 档案管理工作处于瓶颈期
就目前我国企事业单位档案管理工作落实实际情况来看，大部分企事业单位档案管理工作处于瓶颈期，发展不足，导致档案管理所发挥作用的甚微。而之所以会使档案管理处于瓶颈期，而无法突破？主要是1）大部分企事业单位档案管理并未按照国家相关操作规范准则及要求，标准化的实施档案管理，加之部分档案管理人员认知不足，为端正态度，致使档案管理落实不佳，引发检索工具不完整、计算机索引目录不准确、首案卷质量差等问题出现。2）部分企事业单位所采用的档案管理模式比较陈旧落后，更多的是以人工方式来落实各项档案管理工作，没有配备现代化设备，致使档案管理跟不上时代的步伐，如此即便实施档案管理工作，其也不能充分发挥作用。
（二） 档案管理人员素质尚待提高
档案管理人员作为档案管理的主体，其专业知识水平、管理技能、职业素质、管理观念等方面均会影响档案管理效果。所以，为了保证档案管理质量，应当构建优秀的档案管理人员队伍。但是，目前大多数企事业单位档案管理人员专业知识不扎实、管理技能不强、综合素不高。究其原因，主要是档案管理人员再上岗之前并没有对其进行专业训练、技能培训、素质不强，致使其管理水平不高。另外，某些管理人员是因裙带关系直接上岗任职的，致使档案管理人员整体水平参差不齐[2]。
（三） 档案管理观念尚需转变
造成档案管理工作不规范还与企事业单位没有树立科学的档案管理观念有很大关系。的确，我国绝大多数企事业单位已经实施了档案管理，甚至实施多年。但这不代表企事业单位领导及管理者充分认识档案管理及其规范实施重要性。一些企事业单位之中领导及管理者并没有正确认识档案管理，更加不知道档案管理规范化实施的重要性，那么何谈树立科学的档案管理观念。所以，很多企事业单位之中依旧遵循传统的档案管理观念。
三、 新形势下档案管理工作规范化实施的对策
针对当前企事业单位档案管理存在诸多不足，阻碍档案管理规范化实施步伐的情况，笔者建议以新形势为背景，探究切实有效措施来调整优化档案管理，从而实现规范化实施档案管理。具体的做法是：
（一） 重视档案管理，正确人事档案管理
强化重视，提升认识是做好档案管理工作，促进管理规范化的基础与前提，故在优化调整档案管理之际，需要企事业单位领导积极学习档案管理知识，深入的了解档案管理，从而正确人事档案管理。在此基础上与管理者沟通，全面关注档案管理，投入大量资金，完善档案管理工作条件；结合档案管理实际情况，合理规划档案管理工作方案，以便规范化、合理化实施档案管理，使其在企业之中充分发挥作用[3]。
（二） 健全档案管理制度，提升档案管理规范化水平
企事业单位档案形式多样、种类繁多，对其进行合理规划、处理、监督与控制，需要制定健全的档案管理制度，以便在其约束下设定统一的、标准的档案管理形式，进而规范化、标准化实施档案管理，充分发挥其作用，保证档案完整，且具有较高的应用价值。对于档案管理制度的制度，应当以参考国家相关法律法规，结合档案管理实际情况，进而详细说明档案管理流程、档案管理注意事项、档案管理人员、档案管理责任等方面内容，使之适用于企事业单位，并充分发挥作用[4]。
（三） 坚持与时俱进，提升档案管理的信息化水平
在新形势下规范化实施档案管理，需要保证档案管理与时俱进，也就是借助计算机技术、网络技术、信息技术、通信技术等来构建档案管理信息平台辅助档案管理工作，进行档案信息收集、档案信息整理、档案信息分类、档案信息保存等，提高档案管理水平。
结束语：
的确，新形势下我国诸多企事业单位档案管理依旧存在观念落后、管理模式陈旧、管理人员素质不高等情况，致使档案管理所发挥的作用微乎其微。为了避免此种情况持续发生，应当重视档案管理，正确人事档案管理、健全档案管理制度，提升档案管理规范化水平、坚持与时俱进，提升档案管理的信息化水平，促使档案管理管理在企事业单位充分发挥作用。
参考文献：
[1]梁晓龙，裴向前，魏励等.新形势下档案管理工作的规范化探索[J].科技展望，2016，26（22）：246-246.
[2]刘兴昌.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].卷宗，2015（8）：67-67.
[3]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015（7）：59-59
关键词：档案管理；规范化
一、档案管理规范化的必要性
档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料，做好档案管理工作，应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作，档案管理引入多媒体文件，实现图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
档案中记录了很多关于组织发展的内部信息，这关系到组织的信息安全，如果组织档案管理工作不规范，很有可能造成这种组织重要信息的泄露，影响组织的发展。从组织未来的发展角度来讲，做好组织档案的管理工作，对于组织管理者而言也是一种借鉴。组织管理者做出各项管理工作决策，都离不开组织的历史数据，这些数据就记录在组织档案中，组织的发展，依赖于组织档案信息中的很多内容，所以，从这个角度来讲，做好组织档案管理，提高档案管理工作的规范化，对于组织管理者做出切合组织发展的决策，是有帮助的。
二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题
档案管理工作对组织的发展而言具有重要意义，新形势的发展要求下，档案管理工作也面临着新的发展问题，对于档案管理工作的规范化要求也就提高，但是，当前组织档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在很大程度上影响了档案管理工作的顺利开展。具体分析，在档案管理工作中存在的问题，主要表现在以下几个方面。
档案管理工作的开展，规范化程度还比较低，其中一个很重要的原因，就要从档案管理工作人员的角度入手。档案管理工作人员对档案管理工作规范化的认识程度低，一直以来，档案管理工作都没有受到管理层的重视，无论是具体的档案管理工作人员还是组织的管理者，都把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，没有意识到档案管理工作不规范可能带来的问题。正是由于这种规范化管理工作认识欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。除此之外，在档案管理工作中，不仅仅是档案管理工作人员的自身认识水平有限，档案管理人员的工作能力还存在很大的不足。档案管理工作看似简单，但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，档案管理人员的专业能力也要随之提升，而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。
在档案管理工作中，信息化管理体系的建立和实现，是做好档案管理规范化的另一个重要措施，当前在档案管理工作中，由于很少受到组织的管理者和工作人员的重视，档案管理的信息化程度比较低，在很多组织中对于档案的管理还局限在过去的人为管理手段为主导的管理方法上，很多组织的档案管理还是采用纸质管理的基本方法，这种基本方法的使用在档案管理中已经比较落后，因此，在这样的情况下，做好档案管理就要应用新的信息化技术。信息化技术在档案管理方法中的应用还不够全面，造成了档案管理工作中规范化程度低的一个重要原因。
传统的档案管理是采用基本的纸质化管理方法，这种管理方法无论是从保存还是信息的检索方面都存在很大的弊端，而现代社会信息膨胀，对于信息的处理效率要求比较高，在这样的情况下，档案管理工作中的传统方法就不适应社会的发展。
三、档案管理规范化的对策分析
1、提升档案管理工作的信息化水平
随着科学技术的进步，各种电子档案管理系统不断涌现和更新。实现档案管理的电子化可以提高档案管理的准确性，提高档案管理的效率，降低档案管理的标准。从档案信息的搜集，档案信息的整理，档案信息的检索利用，都可以实现计算机管理，提高了信息的利用效率，相比与传统的纸质文档，还便于保存，便于使用者和管理者对信息进行更新。建立相关的档案归类，档案查阅制度，明确档案管理员工的责任，使得档案管理更趋规范化标准化。因此，在档案管理工作中，要注重从信息化方面努力建立完善的信息化管理工作体系。
2、提升档案管理工作人员的意识和工作能力
在档案管理工作中，由于工作人员自身对于档案管理工作的认识不够深刻，不重视档案管理工作的规范化，造成了档案管理工作中存在一些影响规范化建设的问题。加强档案管理部门人员的工作素质，帮助他们了解档案管理规范化标准化工作的重要性，培养他们档案管理规范化标准化的意识。对员工进行培训，促使他们学习和了解档案管理的专业化知识，提高他们的科学化管理水平。档案管理人员对档案管理工作的热情，对档案管理工作的认知程度决定了档案管理工作的质量。组织的领导者认识到档案管理工作规范化标准化的重要作用，加强对档案管理工作的重视度。优化档案管理部门人员结构，重视对相关部门的投资，提高员工的工作热情。
3、提升档案管理工作的规范化水平
由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，例如：档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年，我国许多地区的档案馆对于全宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法、档案信息数字化、电子文件、文档一体化和与改革创新配套的档案法律、法规、行政规章建设等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究，取得了很多有益的经验。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作量，相对于传统的手工劳动方式得到增大。
四、结束语
综上所述，档案管理工作对于任何一个单位而言都有着重要的意义，虽然在平时的工作中，档案管理工作很容易被人们所忽略，但是档案管理工作的发展也要与时俱进，不断创新档案管理的工作方法，提升档案管理的规范化制度化水平。
参考文献
[1] 陈玲玲，关亮.新时期办公室档案管理规范化[J].办公室业务，2013，（21）.
[2] 杨春芳.关于如何提升档案管理规范化标准化的研究[J].管理学家，2013，（15）.
[关键词]新形势；档案管理；规范化
档案具有较高的保存价值和科研价值[1]，档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作，档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响[2-3]。在社会迅速发展的今天，档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题，同时，传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此，加快新形势下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题，分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化，为档案管理现代化提供一定的理论基础。
一、新形势下档案管理工作规范化的重要性
档案是某一单位或者企业各种信息的积累，是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说，是一种无形的资产，可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展，人们对档案管理的要求也逐渐增加，档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致，因此，档案管理工作规范化可以使管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。
二、目前档案管理存在的不足
长期以来，档案管理的观念落后，对档案管理的重视不足，使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性，从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性，影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情，重视度不足，并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习，使得档案管理工作的服务质量无法保证，加之档案管理人员流动性较大，影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后，设备设施陈旧，也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
三、新形势下档案管理工作规范化的相关措施
根据目前档案管理工作中存在的不足，我们应该从以下几各方面进行档案管理工作规范化建设：1.提高对档案管理的重视度。企业领导应该提高对档案管理的重视程度，领导要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进档案管理规范化进程。2.全面普查案卷。对于一些保存时间长、无标题、标题不规范、重份、组卷混乱、缺少卷内目录以及无查考价值的案卷进行清查，删除无用的案卷，提高计算机录入时的效率。3.健全档案管理规章制度。档案管理工作规范化需要科学严谨的规章制度来保障，因此，制定责任明确的管理制度，如档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，使各级部门充分重视档案管理制度的完善工作。将具体工作和责任分配到个人，促使档案管理相关人员端正工作态度，为档案管理规范化提供健全的制度保障。4.积极引进信息化技术，利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。5.将档案分门别类，充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷，在全因目录上直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训，不断提高其业务水平，并要求档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中不断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综合素质。
四、讨论
档案管理工作不只是将档案进行分类和整合，对于任何一家企业单位来说，档案都具有重要的价值，它是企事业单位发展历程中信息资源的总集，代表着一个企业的历史沿革，可以真实反应企业职能活动整体面貌，是企业发展的信息基础[7]。目前我国档案管理相关制度尚不完善，仍存在领导重视不足、档案管理人员专业素质较低、档案管理相关设备设施投入不足等缺点，档案尚未充分被利用和有效的发挥其价值[8]。因此，新形势下的档案管理工作规范化建设势在必行。针对目前我国档案管理工作中的一些问题，本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化，为档案管理现代化提供一定的理论基础。新形势下，我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质、加大档案管理相关设备设施的投入等方面进行档案管理工作规范化建设，使档案管理工作更标准，更有利于查找和使用，并且可收集单位发展过程中的重要信息资源，以最大程度发挥档案的功能。
参考文献：
[1]张丽敏.浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化[J].中文信息，2013，（9）：14.
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