时间：2023-09-05 09:33:01
绪论：在寻找写作灵感吗？爱发表网为您精选了8篇合同信息管理，愿这些内容能够启迪您的思维，激发您的创作热情，欢迎您的阅读与分享！
合同管理信息系统在开发设计过程中，需重点考虑起草合同和变更合同在审核处理过程中的状态转换情况。起草合同一旦录入则置为待发送状态，在进行审核时，会依据实际情况产生审核通过或审核未通过的状态。在合同进行结项操作后还可以进行取消操作，恢复到审核通过状态。起草合同状态为审核通过时，如果需要对合同状态进行修改，则需要启动合同变更流程，变更合同的状态与起草合同的状态相同。审核通过的变更合同在审核通过状态下可以再次进行变更。结项状态的合同不能进行任何修改操作，如需要进行修改，则必须取消结项操作，将合同置为审核通过状态，然后使用变更合同的流程对其进行修改。同时，系统应重点解决合同的起草、评审和执行情况监控，主要有合同起草和合同变更2个流程合同变更流程在新增合同审核通过后进行。业务流程。
2系统设计
2.1总体架构
合同管理信息系统总体构架共划分为4层。
（1）数据层：主要用于数据的存储，为其它各层提供基础的数据支持。包括合同信息、变更信息审核信息、附件信息、统计信息、基础信息6个数据库
（2）支持层：对系统的基础和公共功能进行整合，形成平台，主要包括：组织机构管理、数据字典管理、数据导出管理、角色管理、权限管理、登陆管理等模块。
（3）业务层：业务层是合同业务处理的核心内容，基于数据层和基础层建立，包括：合同起草管理。合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理5个模块。
（4）访问层：使用平台层的登陆管理，进行认证后，对业务和平台操作在页面中进行统一展现。
2.2系统功能设计
按照系统功能分析结果，为实现系统建设的目标，系统在提供人员部门、角色管理等基础功能的情况下，需要实现5个应用系统的功能，主要包括合同起草管理、合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理。各业务模块基于支持层建立，是实现企业合同管理规范的关键。起草合同在审核通过后，可以进行合同变更，变更合同也必须在审核后才能生效。起草合同和变更合同进入执行管理。只有录入了财务数据的合同才能进行结项管理。在进行收、付款合同统计和合同管理统计时，不区分是否为结项合同。合同管理信息系统各子系统关系。
2.2.1合同起草管理起草合同管理是办理合同业务的入口，为合同管理人员起草合同时使用，在此处提供新合同信息、审核未通过合同信息、待办事项的提醒等功能。系统中要管理的合同关键信息包括合同基本信息（名称、类别、对方单位、签订日期、起止日期、签订人等）、财务信息（合同金额、计划到付款信息、多部门联合分劈信息等）、合同文本等。
2.2.2合同变更管理当已签订的正式合同需要变更时，由合同管理人员发起变更申请业务流程。此功能主要包括合同内容修改和合同变更申请的提交，以及对未通过审核的变更合同的修改，并提供合同变更历史和审核意见的跟踪查看功能。
2.2.3财务信息管理财务人员对已签订的合同进行日常管理。包括财务工作号记录、实际到付款信息、发票开具与接收信息、税款信息等。
2.2.4合同执行管理执行管理功能主要对合同的执行情况进行监控和管理，重点是对合同查询和统计功能。
（1）收/付款提醒：依据收付款计划，提醒合同管理人员近期收付款信息；
（2）结项管理：当合同履行完成时，进行合同的结项操作，同时应对特殊情况，系统支付解除结项功能；
（3）查询与统计：在对合同进行分类别、分形式管理的基础上，重点统计与分析系统的收/付款情况、税款情况、开具发票等。
2.2.5合同模板管理针对铁路科研企业合同种类多而杂的特点，方便合同起草人正确的使用最新的合同模板，系统提供外部合同模板、企业内部合同模板以及版本管理。
2.2.6系统管理功能模块主要为以上系统功能提供支持，主要包括组织机构管理、角色权限、人员管理、数据字典管理和系统日志等功能。其中数据字典涵盖了合同内容中的所有选择项的内容，包括合同类别、企业实体等内容，并与查询与统计功能紧密衔接。
3结束语
一、背景
国外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美国就成立了合同管理协会NCMA，专门为企业做依据和参考。早期合同状态分为七个部分，①合同执行，即合同准备、合同分析、合同类型、合同付款、合同执行文件、合同执行计划。②日常合同执行。③合同变更，即变更基础、加个变更、主题名称变更及协议。④转包合同和权利义务分配。⑤纠纷解决。⑥合同效力补救和终止。⑦合同结束。国内合同主要研究关注点大多是建筑工程、劳动合同、项目合同、招投标等。随着信息技术的飞速发展,国内企业合同数量日益增加，计算机系统在企业管理中的作用日益突出，以企业需求为基础，IT技术为支撑，通过构建信息管理系统，提供及时、准确、完整的合同数据,为管理者增添决策依据，从而提高公司运营效率和管理水平，已成为各类企业生存发展的必要条件。
二、开发思路
合同管理与销售、项目实施、财务、物资、客户关系等都有所关联,涉及到相关部门问的协同。传统的管理模式下,各部门间信息的一致性与沟通的及时性,往往是影响相关人员协同作业效率、进而影响公司效益的重要因素。合同管理系统通过信息化手段建立公共的合同相关数据平台,对合同生命周期内所有信息及关联操作进行了整合和控制,改善了部门之间的信息交互和作业协同,不仅使运营与管理更为规范、更为有效,而且有助于提高履约率、提高客户满意度、缩短合同收款周期等,为企业带来直接和间接的效益。IT技术的革新,为合同管理系统的实现提供了新手段。B/S架构的兴起对应用架构带来了重大变革,统一将浏览器做为客户端大大降低了开发难度及维护成本。服务端方面SSH框架越来越受到开发者的青睐成为Java开发的主流。异步脚本(AJAX)技术使得前后台数据交互时不必刷新页面从而提升了用户体验。JSON格式减少了前后台交互的数据冗余。企业管理软件开发经验的日益丰富,使得业务需求越来越明确。功能展现不再能仅是简单的数据堆积,更需要有意义的数据组合,并通过图表、列表等形式,对比、多维度等手段,给用户最直观最友好的展现。ExtJs是在Js的基础上进行封装成为一组可扩展的页面展现控件,统一了页面风格,增强了开发效率,提升了展现效果。另外,相关技术能够满足合同管理系统其他系统间的数据交互需求,支持一体化的管理方案,并满足对扩展性和可维护性的更高要求。本文针对一套B/S架构,基于SSH框架,采用ExtJs控件,适用于企业级应用的合同管理系统,依次就发展背景、核心技术、功能设计以及技术实现企业所要求的功能。
三、功能需求及设计实现
（一）权限要求
管理员具有最高级别权限，能够开设、新增普通合同用户，管理能够对所有合同信息、包含新增处理、变更处理、违约处理等，对于删除合同信息请谨慎使用，删除时提示2次是否确认，同意后合同即被删除；部门管理权限，对企业部门进行信息维护；合同类型维护，由于合同具有不同类型，且可以自定义类型，定义后普通用户在新增合同的时候即可以选择合同类型；付款方式维护,为规范付款方式，管理员对该信息字段进行维护，定义后普通用户在进行合同结款的时候选择付款方式。普通用户能够对合同进行正常维护，具有新增功能、变更功能、违约功能、续签功能；进入合同系统后，在首页能够掌握合同基本数据信息，如合同总数、正常进行合同数、结束合同数量、延期合同数量等；合同起始需新增信息，编写合同开头编码、合同编号、名称、类型签署部门、合同项目、金额、生效日期、终止日期等合同信息；新增合同乙方联系人、联系方式等信息；合同信息较多，用户在使用的过程中需要各种查询功能，为此，该系统应提供合同编号、合同名称、乙方名称、进展情况、终止日期、结束日期、使用部门、签署部门、付款方式、是否预提的组合查询，并且支持模糊搜索；针对合同信息量较大，在生成查询结果后，导出excel存档；预提合同，在合同维护里有预提合同维护，该维护里有预提资金记录，此功能模块针对合同未签署前的资金流动。
（二）客户管理
客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等；对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。对客户基本信息进行增、删、改、查功能；查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。
（三）发票管理
发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类，接收、开具。接收类的发票根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票接收后，商务确认后，记录接收发票记录。开具类发票，根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。相关功能：发票增、删、改、查功能;查询条件，发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号。
（四）统计查询
合同签订数量进行统计，根据年月和签订数量进行计算，生成折线图;根据合同签订状态，正在进行、延期、已结束的状态进行计算，生成饼状图;根据合同归属部门，对自定义部门的合同数量进行计算，生成锥形图。
四、非功能需求
（一）授权和认证
对登录用户身份信息，反复认证，并提供数据库认证，LDAP认证，USB-key（数字证书认证及串号验证）认证等多种身份认证的方式，本课题主要采用LDAP认证方式。对已登录用户经行全局会话控制，认证会话超时或注销时，实现门户及其他应用统一注销，为单点登录功能开发相应的认证接口。
（二）约束与安全
1.需求约束：系统中跟其他系统的接口，统一使用webservice模式；界面要使用公司统一的软件操作界面。2.软件质量：正确性：以软件需求为准，实现所有功能模块；高效性：能够在以秒计的时间中返回用户操作响应。避免反应时间过长的情况；可靠性：系统中显示的数据必须是正确的，能够给用户提供决策依据的数据；安全性：跟数据库的交互只能通过软件进行。系统中各个部分要包含身份验证功能，不能通过页面直接访问；可维护性：系统主要采取模块方式开发，降低不同模块间的耦合度；可移植性：能够在Windows、Linux、Solaris等多种服务器上进行部署。3.隐含约束：系统中的各个模块中的子功能也要相互独立，如：增删改查都要作为单独的功能分开，便于管理员的权限分配；尽量减少弹出窗口的使用。随着数据整合的深入，在建立数据中心的同时，对信息来源数据实现抓取操作，将抓取后的数据作为身份认证的依据，以用户身份用户名举例，用户在数据整合之前记忆多个用户名，在增加业务系统的同时也增加用户身份的负担。因此，建设认证服务来实现统一用户管理势在必行，随后权限管理和身份认证也提升到日程。这样，合同管理在企事业单位信息化平台实现单点登录尤为重要。
五、总结与展望
关键词：合同管理 信息 财务
随着长江南京航道局进一步强化经济管理，尤其是对收入类合同、支出类合同的监督，结合长江南京航道局及其下属单位对合同管理的要求采用“统一管理、分级控制”的原则，我们提出了开发合同管理信息系统的设计构想。合同管理信息系统是把纸质合同关键信息电子化，并在系统中记录合同的执行金额，以财务的角度监督合同覆行，既简化管理，又抓住了合同最关键要素，提高管理的效率。通过合同管理信息系统，实现合同的执行管理，实现合同收、付款与财务的集成，最终实现合同实时管理，合同综合分析和合同管理移动应用。
合同管理信息系统主要构想
合同管理信息系统是结合长江南京航道局及其下属单位对合同管理采取“统一管理、分级控制”的原则，进一步整合全局资源，强化合同业务财务一体化功能，同时强化合同审批、合同信息集中管理等职能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化总体构想是“统一管理”用合同管理平台来实现，“分级控制”用合同业务执行平台来实现，主要构想以下几点：①实现合同的无纸化管理、实现合同的存档，合同综合信息查询；②合同的跟踪，全过程实现电子化；③实现合同从起草到签订有规范的流程审批，保证合同是合规，合法，同时确保合同管理部门对合同有审查的作用；④通过系统提醒，服务财务、经办部门关注业务，确保合同按计划执行；⑤合同查询：按单位年度、单位、名称、金额等维度；⑥合同统计：按一定的条件进行综合分析；⑦合同预警分析：代办事项提醒，合同审批，到期款提醒、合同执行提醒；⑧集成：以合同管理平台为基础，实现与已建成的财务系统、基建系统、等系统的信息集成；⑨合同管理采取全局统一管理、下属单位分级控制的管理模式：架构统一的合同管理平台，通过平台实现对下属单位的合同统计、分析和监控，实现全局合同管理规范化，合同统计统一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平台后期更加深化应用：监控细化。例如：合同管理自动化、智能化：通过信息管理平台，设置一定的约束条件，由系统自动产生对合同监控、分析的提醒和报告，对合同进行预警；合同管理便捷化：通过信息管理平台，提供统一的工作平台，也可以通过Andriod智能手机，实现移动应用对合同的查询、分析、工作审批等内容。
合同管理信息系统总体架构
合同管理信息系统主要是依据局对合同指导要求，对全局合同的统一管理和监督的平台。总体架构图如下：
合同管理信息系统的应用
合同管理信息系统根据应用的功能不同分为合同管理平台和合同业务执行平台两个层面，合同管理平台主要用于合同的后台管理者对合同执行的监督与管理，合同业务执行平台为合同承办部门的日常业务使用。
1、合同管理平台主要功能
平台基础数据管理。合同管理信息与组织架构对应，便于分析下属各单位的合同信息，保证信息的准确性。在合同管理平台中对下属各单位的各种数据信息进行定义，保证向下数据抽取的时候，能准确识别合同信息与单位信息匹配。
合同签定前审批流程管理。合同草拟后，通过系统的标准工作流引擎预先的合同审批流程，对草拟的合同进行审批，审批通过后，合同才能签定。签定后的合同一方面继续保证合同管理平台对合同的跟踪、记录，另一方面作为合同业务执行管理平台的输入，由经办部门对合同再进行过程管理，并实现合同业务财务的一体化管理操作。
合同查询。以合同号作为查询的根据，实现对合同的相关信息查询，查询的时候可以与基建系统等其它系统集成，带出合同审批信息，便于基建等系统中对合同的审批信息和相关信息的查询，全面了解合同的全过程信息。注意要实现此功能，必须保证合同编号在合同系统、基建等其它系统中都是相同的且唯一的编号。具体实现过程如下图：
合同统计分析。局下达合同统计要求，在合同管理平台中开发格式报表，成功后，由平台按条件，自动的从下属单位的数据库中进行抽取，并按平台要求的条件进行汇总、分析和展现。具体工作流程如下：
合同管理平台权限管理。设置人员对各机构的查询权，实现人员对各类合同的查询权。在合同管理平台中开发了各种分析、监控报表，报表可以通过用户授权，实现不同人员的不同查询范围和查询权限。
平台集成功能。由平台实现南京航道局及其下属各单位的合同管理系统集成，主要包含账套的集成。账套集成了，才能保证下属单位的数据能自上而下的抽取，自下而上的传输。
2、合同业务执行平台主要功能
合同统计分析。主要是开发各种报表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一览表、支出合同执行进度监控与分析、收入类型分析、资金类型分析等表。
合同执行预警。根据合同的计划收款日期和系统当前日期对比，自定义提前预警的周期（天数），由系统自动提醒快到期未收款或付款的合同，提供给相关部门、人员参考，跟进合同的执行情况，保证合同的按期完成和财务业务对应工作的按期执行。设置预警项目和对应的预期规则等内容；设置预警触发条件、发送内容、发送规则、接收对象等内容；系统自动预警，产生预警报表，自动发送给相关人员，跟进业务。
移动应用。移动应用主是是通过Andriod智能手机平台，进行合同的相关业务操作，达到以下管理或工作价值：随时随地查询合同执行状况；随时随地进行合同相关流程的审批；通过移动终端快速的进行合同相关的查询；系统的预警信息，发送到移动终端，保证业务信息及时有效的传递。
合同管理信息系统的安全保障
安全账户和登陆。合同管理平台系统账户管理安全特点如下：账户密码加密存储；支持动态密码登陆（认证）。
平台安全记录：用户对系统访问的记录；用户对资源操作的记录；记录数据的查询；记录数据的分析。
数据传输安全用户终端和服务器的数据传输采用TCP/IP、ORM-RPC传输协议，数据包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
数据库访问安全。数据库访问采用独立的SQL语法体系和解析引擎，进行数据库的查询和更新操作。
结语
【关键词】 建设工程 合同管理 信息化
众所周知，建设工程合同是项目管理的重点，合同中不仅包含项目在建设阶段的整体目标，也关系到质量控制、进度管理、成本核算等方面的问题，对于把握整个施工节奏，减少管理漏洞都有直接的关系。但是，以往的工程合同管理方式过于老套，资料长时间的存放会出现纸质发黄的问题，且一旦信息丢失则没有恢复的可能，不便于查询和统计。随着信息技术的推广，利用信息化技术对建设工程合同加以管理，有助于推进信息工程的建设，在突出技术优势的同时更好的迎接大数据时代的到来，将合同输入资料库，用信息化的手段保存下来，完善管理水平。
一、信息化管理建设工程合同的重要性
近年来，信息技术深入推广和广泛实施，在建设工程合同管理上落实严格管控，突出信息技术的优势，可以弥补原有管理模式的不足，在市场经济活跃的状态下，减轻工作量，减少工作时长。
首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各类信息，做好资料的归档和整理，在保存纸质资料的同时以网络的形式保存下来，做好备份，防止出现丢失现象。
其次，建设工程合同管理以信息化的方式进行，可以缩短工作时长，减少工作量，在查询数据和信息的时候也更加的便利和快捷。
最后，工程合同管理不是一成不变的，它会随着工期的进展发生一系列变化，建设材料、人员、维修进度等的变化也使得合同管理处于动态的变化中。因此，利用信息化管理的方式，能够更好的与技术融合，动态监管施工，提高经济效益。
二、目前建设工程合同管理信息化存在的问题
（一）资金投入不足，信息化水平一般
对建设工程合同管理实施信息化管控的方式，必须有充足的资金作保证。但是，由于资金的限制和传统理念的影响，目前我国应用于信息化建设中的投入还比较少，信息化水平不高。从审批工作上来看，一些建设单位没有明确审批的规范化流程，权利存在交叉和错位的现象，造成了信息化管理不严格的问题。
（二）信息化管理不规范
所谓的信息化管理不规范，一是说在整个工程合同管理中没有建立一个大的管理框架，缺乏系统的管理体系，相关人员的具体工作也就缺乏指导；二是说，在管理过程中，建设工程涉及到的材料、人员、设备等的合同没有分类保存，影响力工作的效率和规范性。
（三）合同管理人员的技术水平较低
有了信息化管理合同方法，是能够实行的基础，还要有高素质的人才作保证。然而，目前我国的建设工程合同管理人员在整个质量上存在较大的差异。有些建设工程资金多、管理严格，合同管理者基本上都接受过专业的学习，专业素养强，道德修养好。相反，有些小企业由于资金等原因的限制，合同信息管理人员常常找农民工替代，他们的专业水平不高，学习能力也差。
三、建设工程合同管理的信息化手段
针对上述问题，要解决建设工程合同管理在信息化技术使用中存在的不足，就必须结合实际，找到有效的管理方法。
（一）建立合同管理的分类模块
建立合同实施控制模块是对工程实施过程中质量、M用以及进度等多个方面信息不间断地分析与进行动态的监督与管理，将合同计划目标作为标准，对合同实施结果进行比对，找出其中不同的地方，进而对合同实施计划进行调整的方法和策略。合同变更管理模块主要是对工程实施过程中通常会出现的合同变更，可以自动化地生成变更清单，并对其中变更费用进行计算，再生成变更后的详情表，对变更净值进行计算，同时变更与原合同的对照表，及时将变更后总投资变动情况反映出来。
（二）加大合同管理信息化系统建设力度
建筑工程合同管理的信息化发展离不开信息化系统和信息化技术的支撑，信息技术在建筑行业的广泛应用，为合同管理信息化系统的建立提供了可能。具体而言，建筑工程企业要在合同管理中大力引进计算机技术，加大软件#硬件设施的应用力度，并在分步推行的基础上开发合同管理信息化系统，然后以点带面加大合同管理信息化系统建设力度，进而建立合同管理资源共享平台。以此提高建筑工程合同的管理效率和应用效率，强化对建筑工程现场的监控和管理，进而提高建筑工程企业的综合效益。
（三）提高合同管理人员的综合素养
合同管理人员的能力和水平是保证建设工程合同严格管理的基础，也是落实好相关制度的根本。信息化技术的普及和应用，也与人员的素质息息相关。对此，企业要做好人员的教育工作，定期组织学习，让他们掌握先进的信息管理技术。此外，在招聘中也要选择有经验的、接受过专业学习的学生进入合同管理部门，培养先进的管理者。
结束语
推进建设工程合同管理信息化建设就是把传统企业对建设工程合同管理与现代信息技术做到紧密结合，巧妙地找到和应用与现代信息技术的契合点。在推广信息化管理的过程中，要以相关制度为基础，引进先进的技术手段，做好合同的归档和分类工作，从而减少工作量、提高合同管理的效率。
【参考文献】
[1] 杨文民.建设工程合同管理信息化建设若干问题的探讨[J].科技创新导报，2012，09：211.
[2] 胡季英，关柯，李忠富.建设工程合同管理的国际比较分析[J].建筑管理现代化，2004，03：35-37.
[3] 张伟，刘海青，秦崇仁.建设工程合同与索赔管理信息系统――工程施工中的合同管理计算机软件[J].中国港湾建设，1999，05：64-66.
关键词：企业 合同管理 信息化
合同早在古罗马时代就受到了法学家的关注，在当代对企业也至关重要。合同是企业对外开展业务的主要依据凭证，无处不在，合同管理水平是企业综合管理水准的集中体现。[1]合同管理不是简单的要約、承诺，而且是全方位、全过程的动态管理，合同行为贯穿了企业管理活动的始终，如何管好合同，经常是困扰管理者的难题。
1.现状
国内企业长期采用手工操作方式，涉及部门多、信息分散，存在管理不规范、效率低下、成本高、信息汇总与进度控制困难、风险提示缺乏等诸多问题。企业近年来非常重视信息技术应用，2006年中石油实施合同管理系统，2011年中石化推行CMIS系统。企业在信息技术应用方面情况多样，水平参差不齐，部分企业仅使用通用办公软件或单机版合同管理软件。在信息化程度较高的企业中，成熟的专用软件、针对性强的定制软件或ERP系统合同集成管理方案，都是信息管理专家的挚爱。在信息技术应用范围上，有些企业只是部分管理领域局部使用，甚至还存在手工与网络同时运行的现象。应用水平较高的则处于全面实施阶段，部分企业已取得了丰厚的管理效益。
2.主要优势与作用
2.1促进企业合同管理规范化、系统化。它改变了仅由业务部门分管合同的现状，能够优化工作流程，健全管理体制，合同管理真正意义上成为一个整体。合同管理部门能够全面处理合同事务，解决了信息分散、进度控制难、管理不规范等难题，合同业务流程相对固化，保障了管理制度的全面落实与执行。
2.2为企业节約管理成本，创造经济效益。第一，消除了空间距离，大副减少业务人员的异地往来，降低了差旅费等相关支出。据资料表明，中石油长庆油田在实施合同管理系统以后，每年差旅费节約额就在百万元以上。第二，将管理人员从繁杂的手工劳动中解放出来，节約了人力成本，减少了资源投入。第三，通过信息数据共享，实现数据集成，避免了不必要的重复劳动与投入。
2.3提升企业管理水平与工作效率。第一，为企业提供强有力的信息数据支持，全面促进企业营销、采购、制造、财务等领域管理水平的提升。第二，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，足不出户就可完成合同业务。第三，强大的商务智能报表与电子档案对管理层掌握合同全局、业务人员履行合同、统计人员查询统计都颇有助益。第四，实现网上动态监控管理，审计监察等企业管理部门可对合同随时抽审。
2.4提高企业法律监督与风险防控能力。通过应用信息化技术，健全防控机制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上预防合同腐败行为的发生。通过合同数据共享与集成，能够动态监管企业合同活动，规范交易行为，有效防控合同风险。
3.主要缺点与发展瓶颈
3.1主要缺点：第一，对内容较多且无电子版的纸质合同，存在扫描时间长、申报上传效率低的缺憾。第二，部分承办人习惯传统手工模式，网络审批不如纸质合同看起来更直观。第三，存在网络故障、网络入侵、数据毁损、系统配置和使用不当等风险因素。
3.2发展瓶颈：第一，市场主体在经济活动中总是有意无意在创设新的交易方式，信息系统应用程序的相对固定性与市场交易的灵活性存在着矛盾与冲突。第二，合同管理信息技术的应用是受企业现行管理理念指导，并与其它信息系统相关联，要受到企业整体管理水平与信息化整体发展程度的制約。
4.发展趋势与管理措施
4.1发展趋势：第一，采用信息化管理合同是大势所趋，未来将会有更多的企业全面应用信息技术。没有管理信息化，就没有企业现代化，第二，随着科学技术的进步，新的信息技术将不断涌现。通过与其他信息系统有效融合，合同管理信息系统功能将更强大，作用将更显著。第三，随着电子商务的快速增长，合同的介质将不仅是口头、书面、数据电文，还可能会有新的形式出现，合同管理信息技术使企业更易满足电子交易的需求。第四，通过信息技术将挖掘出合同中蕴含的更多价值，使合同管理从事务性工作层次上升到战略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企业要不断学习国际先进的经营理念与管理方法，健全完善管理机制，通过狠抓管理出效益。第二，要提高应用水平，将系统效用最大化。目前大部分企业所关注的是合同信息系统的基本模块，合同风险提示、合同履行监督、合同相关法律法规、合同知识交流和共享等模块尚未得到企业的重视，而这些恰恰是最有价值的部分。[2]第三，要加强后续开发，不断增强信息系统的兼容性与适用性。第四，要加强信息安全建设，控制应用风险，保证信息管理稳固有效。
严格合同管理是国际惯例，随着改革开放的逐步深化,我国企业面临的市场竞争日益激烈。企业要适应市场经济的要求，在国际市场上分一杯羹，没有高水平的合同管理寸步难行。面对市场竞争的刀光剑影，企业需要持续提升合同管理水平，增强软实力，以管理信息化助力企业发展。
参考文献：
［1］《合同管理规范高效操作规程》李杰利著，中国时代经济出版社，2004年版，P26
［2］《企业合同管理操作实务:来自中国百家大型企业合同管理实践的启示》陈丽洁、叶小忠著，法律出版社，2010年版，P173
企业信息化是指企业利用现代信息技术，通过对信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高企业生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业市场竞争力的过程。如今，信息系统在各企业已经越来越普及，工程管理企业也是其中一员，而且其信息系统也有自身的特点。
2信息系统应具备的基本功能
2.1信息总览
目前,很多工程管理企业已有自己的门户网站，如果采用WEB方式，信息系统的登陆页面可以嵌入至其网站中。登陆后，首先进入的页面应该是内容总览界面，能够把最新的事件、需要办理的事项等各功能在同一界面中展示。如果采用客户端方式，应有1个内容集合界面，显示登陆用户需要知道的信息及待办事项等。
2.2基于工作流模式
工作流是工作任务在多人、多部门或多单位之间的流转，主要解决的是“使多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者是促进此目标的实现”。信息系统实现工作流，可以实现一定程度的无纸化办公，提高办公效率，随时得到历史数据，随时生成报表，提高办公效率。工作流引擎可以相对独立，根据企业自身需求，可采用不同的模式。一种是可通过设置进行修改的流程，优点是操作简单，通过对企业相关人员的简单培训即可自行设定流程。缺点是工作流模块独立，无法和其他功能模块进行联动，并且基本是基于人到人的流程，无法应对复杂灵活的组织机构。还有一种模式，不同工作流程的数据可以互相联通，同时可与其他功能模块联动，同时可以适应相对复杂的企业部门结构。缺点是需要比较多的开发工作。一般来说，小型企业可采用第一种方式，买到相应软件自行设置。大中型工程管理企业会采用第二种方式，找专业人员或自行开发工作流程。本文主要讨论第二种模式。
2.3基于工程项目的数据统计分析能力
工程管理企业主要的业务就是工程的咨询、设计、施工、项目管理等。信息系统的核心也应该是基于工程项目的。每个项目在数据库内部有一个唯一的ID标识，页面既可以统计所有项目，也可以针对某一特定项目进行各种操作。信息系统针对工程项目的主要功能有：项目备案（项目建立）、投资（成本）控制、进度控制、合同管理、质量管理、资料管理、项目展示、图表功能。项目备案为所有项目的初始建立，其他各功能将围绕某一项目展开。投资（成本）控制的功能包括：项目的估算、概算、预算、标底、合同价、投资使用计划和实际投资的数据计算和分析，进行计划成本和实际成本的动态比较并形成报表。进度控制的功能包括：计算工程网络计划的时间参数，并确定关键工作和关键路线、绘制横道图、进度计划的比较分析等。合同管理的功能包括：合同基本数据查询和执行情况的查询分析。质量管理的功能包括：记录专项技术方案、过程检查验收、质量事故处理情况、问题记录等。资料管理：工程涉及的各种存档资料，可以统一进行电子版的管理，防止纸质文档的分散、丢失。项目展示：每个工程自动生成本工程的宣传网站，使得各方可在此相对独立地交流。对于希望宣传自己的工程项目的，工程新闻后可在专门的页面进行分类展示（需要有域名的支持）。图表功能：根据企业自身要求定制。显示工程进度，近期内完成和正在进行的任务；财务报表，显示全面的信息；对项目的各种或一种资源进行资源配置报表。
2.4协同办公功能
理想的协同工作平台能为企业提供1个好的电子化办公环境。所有项目参与人员，包括业主方、设计方、施工方、项目管理方和监理方等，都可以在平台上沟通交流工作进展。而对于信息系统的拥有单位，还可以进行企业内部的发文、人事管理、行政管理、资源管理等操作。公告通知（公司发文）：能够实现公司内部的通知下发。办公室人员只需在系统上1次即可，各部门人员都可以自行浏览。而系统应有记录功能，将已查看的用户进行记录以备今后确认和统计。人事管理功能：单位人事方面的各种功能，包括员工调动管理、晋升管理、培训管理、客户信息管理等。行政管理功能：企业行政方面的各种功能，包括考勤管理、会议管理、用车管理、图书管理等。资源管理功能：也可以是知识管理，公司内的论文、图纸、规范等统一录入收集，本公司有权限的人可查看参考。
2.5与其他系统的数据交互功能
工程管理企业采用的专业软件有很多，1个软件不可能面面俱到具备所有功能，信息系统作为核心，需要把所有软件结合起来，能够较容易地编写接口程序，与其他专业软件进行数据交互。
3程序开发
3.1系统架构
目前信息系统分为B/S（浏览器/服务器）、C/S（客户端/服务器）两种，拥有各自的优缺点。可以根据环境不同，选择不同的模式。软件可采用3层架构，表示层（Presentationlayer）、业务逻辑层（BusinessLogicLayer）、数据访问层（Dataaccesslayer），各层相对独立。优点有：开发人员可以只关注整个结构中的其中某一层；可以很容易地用新的实现来替换原有层次的实现；可以降低层与层之间的依赖；有利于标准化；利于各层逻辑的复用；结构更加明确；在后期维护的时候，极大地降低了维护成本和维护时间。缺点是降低了系统的性能和增加了一定的开发成本。相应的，表示层既可以采用客户端也可以采用WEB页面，为减少重复的开发工作量，服务器端提供数据方式采用webservice，无论表示层采用何种方式，都可以调用同样的webservice方法，同时考虑到移动办公逐渐普及，这种方式也可预留移动程序的调用。此外，在数据量较大的情况下可以将数据库和webservice部署在不同的服务器中以减小运行压力和增加性能。
3.2功能模块和工作流
如果采用通过设置即可进行修改流程的方式，功能模块和工作流各自独立，很难发生数据交互，只能实现各功能模块的录入查询，流程则作为单独模块。而且工作流扩展性不高，很难实现多部门共用1个流程的情况。因此，一般大中型企业会进行定制开发。基于工作流模式，可实现每个功能模块都可自行定义是否发起工作流的效果。开发时，每个模块的数据都在定义好的数据表中，可实现各模块的数据互通。采用1个好的工作流引擎，可扩展性强，可根据人员部门不同，自动判断某个节点应该由谁审批。而表示层，可根据页面不同，按功能模块显示所有数据或按工程显示数据。比如，在项目备案中，显示所有的项目信息及流程情况。或者，查看某一工程的所有资料与展示。这些，有可能会使用Web页面与客户端的结合来实现。
4结语
一、召开业务调查会
调查会由经营部经理主持，会上，工程管理人员对工程业务的范围、内容、特点、存在问题以及对管理信息系统的要求和想法进行讲述，开发人员应该将这些讲述和内容记录下来，以便在MIS系统中实现完成管理业务的功能。通过讨论，尽量使工程管理人员和开发人员在新系统的功能和与之相联系的管理业务方面取得一致的意见。
二、组织机构和职责的调查
调查中应详细了解各部门人员对涉及合同的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、存在问题和对新系统的要求等，如系统由谁来担任管理员，各部门人员参与系统的权限设定等。了解清楚对象系统内部各级组织机构可以使系统分析人员明白企业中大概有多少部门和人员使用合同管理MIS，并且他们的分工是什么。明确调查对象的需求和方向。调查结果可以使用组织机构图来表示。
三、管理业务流程图
合同管理信息系统的主要完成业务流程为
经营部副经理与业主洽商合同，保留合同洽商记录；合同签订修改版本；经营部副经理与业主签订合同最终版本；管理员制作合同交底，输出合同交底表格发至各部门交底并存档；按照公司财务要求结合合同，每月制作收款计划，输出合同收款计划；管理员编制请款发函，将发函信息与实际收款和开票情况录入合同管理信息系统，输出合同收款台账和主合同台账；管理员进行合同结算，申报确认，输出合同结算单；跟踪合同动向，输出合同跟踪记录。
四、数据分析
1、数据的静态特性分析指数据的类型（字符型、数字型、日期型
）如“合同名称”、“合同内容”、“负责人”是字符型数据，“服务金额”、“面积”、“工期”是数字型数据，“签订日期”、“登记日期”是日期型数据；数据的长度（字节数、小数位数等）如数字型数据保留小数位数四位、取值范围（最大值、最小值等）和发生的业务量，如，可以输入多少合同数等。
2、数据的动态特性分析
数据的属性按动态特性可以分为以下三类：
（1）固定值属性，这类特性的数据，其值基本上固定不变，如“项目名称”、“合同名称”等。
（2）固定个体变动属性，这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性，如合同中每月的计划收款数，每一个合同每月必须固定收款，但是每月计划收款数是随公司财务计划不断变化的。
（3）随机变动属性，这类数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的，例如每月的实际收款数，业主批钱是每月不固定的，批钱数也是不固定的。
五、数据存储分析
主要是分析存储数据的内容和数据之间的关系。
分析中要确定各种输出报表需要存储的内容。
（1）根据新系统的功能确定是否有必要增加新的报表，对已确定的报表研究是否有必要增加新的字段项。
（2）去掉多余的字段项。
（3）为便于检索，增加必要的代码项。
六、数据查询要求分析
调查清楚使用者可能提出的各种查询要求是为了有的放矢的合理组织数据的存储，采取高效率的检索技术。系统分析应该将使用者经常需要的信息列出清单。例如，在几百份合同中随机查询出一份合同的详细信息，在监理合同中查询出对应的施工合同，查询出每一月的合同收款台账等等。
七、数据的输入输出分析
在输入方面，需要分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题，例如，输入的数据是否都得到了有效的利用，哪些数据的输入是多余的或者不符合实际需要的，要确定数据输入方式，如台账查询模块采用逻辑输入数据的方法，是否能满足要求，是否使用简便，还要分析数据的精确程度和数据间的相互关联等。
在输出方面除明确数据查询要求外，还应分析各种输出报表的目的和使用范围，弄清哪些报表是多余的，哪些报表是可以合并的，尽量使得输出结果简易清晰。
八、新系统边界的分析
分析新系统边界就是要划定哪些部分是由计算机完成，哪些部分由人工完成，明确新系统的人机接口。一般，项目、主合同、施工合同的输入数据和修改数据由人工完成，计划收款、主合同台账、合同收款台账、合作支付合同台账的生成和查询由计算机完成，各种报表的导出由计算机完成。
九、功能结构图设计
十、系统实施
1、程序设计
采用结构化程序设计，软件工作的基本思想是利用工程原理，建立软件工程环境来提高软件开发效率。这种方法指导人们用良好的思想方法去设计程序，特点是三种基本逻辑结构，顺序结构、选择结构和循环结构。程序设计应该达到可维护、可靠、可理解和高效率的要求。
2、软件开发工具
系统主要采用可视（Visual）BASIC编程工具实现。它是一种通用的宏语言，特点是可以跨越多个软件平台，方便地与其它软件连结，如电子表格软件、FOXPRO类型的数据库、字处理软件、绘图软件等。输出采用OFFICE套装软件中的EXCEL表格导出接口，将各种报表导出到EXCEL表格，与原来人工管理合同台账、收款计划、收款台账制作的EXCEL表格一样。
3、程序和系统调试
（1）程序调试内容包括程序的语法调试和程序的逻辑检查，程序调试时，可以编制正常的测试数据，也应编造异常数据和错误数据，用以检测程序的正确性。系统调试需要经过分调和总调。
十一、项目管理
在合同管理信息系统建成之后，要利用系统工程的方法，对系统进行项目管理，需要多方面的人员统筹和协调、密切配合。项目管理可以使管理业务工作有条不紊地进行，并且可以预测到问题的发生，采取有效措施，变被动为主动，使系统的运行、业务的操作更完善成熟。
项目管理要做好以下几方面的工作：
1、合理管理人员
发展合同信息系统需要以下几方面的人才：
（1）系统工作人员：负责系统分析和设计，程序的编写和调试，他们既懂经济管理业务，也懂计算机；
（2）操作人员：即上机操作人员，包括经营部领导和管理员、各级部门用户。
（3）硬件人员：负责计算机硬件、网络的维护工作。
（4）项目负责人：对项目进行负责，应当精通管理业务，并熟悉计算机MIS系统，即经营部经理和系统管理员。
2、拟定和实现项目工作计划
为了更好地运行、发展系统，要制定好项目工作计划，一边日常运行系统管理业务，一边检查、调整项目工作计划，使计划动态进行。
十二、系统评价
合同管理信息系统MIS开发建成之后，在系统验收的时候要组织第一次系统评价。第一次系统评价由系统工作人员、领导和部门用户来参与。系统评价的主要依据是要在平时运行管理业务的基础上实时监测和记录运行。第一次系统评价结束之后，以后每隔半年或一年需要组织常规的系统评价。这些系统评价由系统工作人员和用户进行。评价结果可以作为系统改进的依据。
进行这项工作的目的是在系统的管理业务运行之中，检测系统的功能是否达到了系统规划的目的，系统是否充分运用了各种资源（硬件资源、软件资源、数据资源和网络资源）以及系统是否已经完善，还需不需要继续进行功能改进和扩展等。
系统评价主要由以下几个方面的内容：
1、对合同信息系统的功能评价；
2、对现有硬件、软件和网络的评价；
3、对合同信息系统的应用评价；
关键词：信息化条件 企业 合同管理
企业合同管理是企业对以其自身为当事人的合同依法进行签订、履行、变更、解除、终止、审查审批、数据分析、控制监督等一系列管理行为的总和。随着现代信息技术的不断发展与进步，国内许多企业借助各类信息系统与管理软件对合同进行全方位管理，以适量投入获取最佳经济效益。它改变了仅由业务部门分管合同的现状，完善了管理体制，优化了工作流程，使合同管理真正意义上成为一个整体。
1.签约授权管理
实施信息化管理的企业通过信合同信息系统对签约授权管理实施集中管控。规模企业在传统模式下难以实现统一集中管理，在信息化条件下，合同承办部门在信息系统内提出授权申请，审批人员审批通过后形成签约授权委托书，在得到授权许可后受托人员方可成办理合同业务。企业对签约授权进行统一集中审批监管，管理部门对整个企业的授权情况随时掌握，动态管理签约授权范围、授权人员、授权时限、授权变动等项目内容。
2.合同文本管理
企业合同管理部门依据企业经营管理特点在信息系统中放置标准合同文本及相关法律法规，帮助合同承办部门完成格式标准、形式规范、内容准确、易于管理的合同文书。合同承办人选取模板网上制作合同，也可下载标准文本编辑制作后上传申报，承办人系统中填写空白内容就可以完成合同制作。信息系统将企业合同文本规范化，实现法律管理关口前移。
3.合同评审管理
合同评审管理在信息管理系统中的应用是企业跨部门智能化管理的标志之一，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，管理人员足不出户就可完成合同业务。合同评审采用分级授权、逐级审批，下级单位评审通过后上级单位才能评审，杜绝了上级审完下级走过场的现象。
4.合同相对人管理
合同相对人信息可包含企业名称、住所、性质、营业执照、税务登记证、经营范围、注册资本等相关信息，无论是客户还是供应商，无论是法人单位还是自然人主体，信息系统都可提供一份完整的档案资料，也可以作为通讯录使用。企业根据自身经营管理情况选择管控范围，应重点对供应商、客户状况进行动态监控。对资质较差的供应商、客户在合同相对人数据库予以标注，在签订合同时信息系统会做出警示。企业把供应商准入放置在信息系统中，供应商资格审核、供应商资质评定都通过系统加以认定，新增合同相对人只有先通过信息系统评定，才可以办理合同签订与后续业务。
5.合同履约管理
企业通过信息系统对合同履约过程进行严格监控管理，通过生产管理软件将合同履约信息集成到信息系统中，相关管理者可以掌握合同产品的材料采购、加工进度、仓储发运、合同款结算、合同违约等相关信息。依据信息系统获取的合同履约信息，企业调整相应供应链环节与市场营销策略，在工作中做到有的放矢。企业合同管理周期较长，在合同履约的过程中，随着条件的不断变化进行调整，保证合同目标实现。对合同履约信息进行网上跟踪，实现合同的全寿命周期监管，保证了合同信息的完整性，提高各单位及部门对合同管理过程的了解，确保合同管理良性发展。
6.数据共享管理
兼容性较强的合同管理软件可以与企业ERP系统、生产加工执行系统、审计管理系统、档案管理系统等信息系统实现数据共享。通过信息数据共享，实现数据集成，避免企业不必要的重复劳动与投入。合同信息系统为ERP系统提供各类合同数据、帮助审计部门实现网上合同审计监督、帮助档案管理系统完成合同电子归档管理。合同信息系统从企业ERP系统、生产加工执行系统中抽取各类相关数据，供合同管理部门使用。
7.查询统计与分析管理
企业通过信息系统动态采集、汇总、分析合同数据，从合同角度反映企业生产经营状况。合同信息系统收集录入的各类数据，通过自定义查询字段、设定报表模块，形成各类商务智能报表，统计合同信息。信息系统通过系统数据过滤分析合同信息，对合同签订、合同资金流向、合同履约、合同变更率、合同违约率、合同相对人信用度、合同相对人贡献度等内容进行深入细致的分析，甚至还可以合同管理中的工作效率进行分析。信息系统在企业运行情况评价、经营状况分析等诸多方面。助力企业管理者分析决策。
8.风险防范与违约管理
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