线上期刊服务咨询,期刊咨询:400-808-1701 订阅咨询:400-808-1721

高校经济合同管理探析

时间:2022-12-28 09:14:50
摘要:随着教育经费投入的不断提高,高校办学多元化发展,规模不断扩张,校企合作不断加深,经济合同的数量不断增加,类型也不断多样化。在高校内部控制体系中,经济合同管理是业务层面的一项重要内容,需要对其进行分析,找出问题与不足,不断加强和完善经济合同的内控建设,防范经济损失和法律风险。本文对此进行了详细论述,以供参考借鉴。
关键词: 高校 经济合同管理 内部控制

高校经济合同管理探析

随着教育经费投入的不断提高,高校办学多元化发展,规模不断扩张,校企合作不断加深,高校经济活动内容不仅仅只是依赖财政资金进行教学、科研活动,还包括横向科研、短期培训、校办产业、后勤管理社会化等多种资金来源的多种经济业务内容,各个高校也在不断思考怎样盘活资产,提高资金使用效益,作为经济业务活动,就意味着要签订各种各样的符合法律规定的合同,明确双方的权利和义务。所以,高校在不断拓展业务的同时,也要加强自身的法律意识,做好自身的经济合同管理,防范与控制相关法律和业务风险,提高管理效率。

一、高校经济合同概念界定

行政事业单位的经济合同是行政事业单位与其他平等主体之间签订的用以明确民事权利和义务关系的协议,包括设立、变更、终止等内容,主要以物资采购合同、借款合同、工程合同、租赁合同等书面合同为主。高校经济合同内容有着鲜明的特点,就是围绕教育发展规划目标,发挥教学、科研和服务社会等功能,一般局限于教学科研服务、设备物资采购、修缮工程、基建工程、合作办学、银行贷款等。高校的经济合同不仅具备合法性、合理性、规范性等民事合同的一般要求,还要符合学校发展总体规划,符合各项经济管理的规章制度,符合预算管理、政府采购等相关法律法规的规定等。

二、高校合同管理中存在的问题

1.合同管理主体不统一,分工不明确

高校经济合同没有严格限定归口管理部门,合同散落在各个部门,没有统一的归档存放管理。基建合同由基建部门管理,行政办公及物资采购由资产管理处管理,资产租赁及校舍修理合同由后勤管理中心管理,网络信息构建合同由网络中心管理,校企合作短期培训由二级学院管理等,这种模式使合同分散在学院的多个部门,容易导致学校资金不能及时收回,资源管理不善,二级管理部门可能出现小金库等情况。学校不能全面掌握经济活动情况,存在经济风险隐患。

2.流程设计和岗位管理不合理

合同管理流程设计的太过复杂,会导致操作性差;设计太过简单,又会带来高风险。很多高校都存在经济合同管理流程设计不合理的情况,比如没有进行合同的授权审批管理,流程中缺少必要的牵制环节,没有有效的岗位分离,无法实现不相容职务相分离,不能形成有效的互相监督检查机制。一人包揽全部合同管理的全过程,从申请、审核再到执行,监督以及归档,缺乏监督,存在很大的法律安全隐患。

3.合同章不统一

有些部门在对外签订经济合同时,为了简单方便快捷,常常使用自己的部门公章,导致经济合同中的合同章不规范,不统一,用印混乱,需要统一合同章的使用,防范经济业务合同签订以后带来的法律纠纷、违约等经济风险,保护学校的权益不受损失。

4.风险防范意识淡薄

高校管理人员对法律知识的认知不够,缺乏合同法律法规相关知识,对经济合同的订立缺乏风险防范意识,对合同对方的主体资格审查、跟踪不严,忽视合同条款的签订以及合同内容和条款的推敲。合同管理过程中各部门职责不清晰,不能有效控制经济合同的风险,违约等情况层出不穷,给学校带来不必要的经济损失。

5.合同签订与学校预算协调不够

合同的签订需要先有预算,然后才可以签订,但是在实际工作中,由于对预算管理意识薄弱,预算编制不够细化,合同签订后执行过程中需要调整预算等情况,缺乏有效的对合同预算金额的管控机制,导致学校预算执行存在困难。有些项目未重视前期的可行性论证,采购的随意性较大,合同金额与预算执行金额有所偏差,影响预算执行的严肃性。

6.合同归档不规范

很多高校的合同档案分散在各相关职能部门及二级学院,没有统一归口管理部门,没有专人进行归档,没有使用合同管理的信息管理系统,基本上采用手工归档的方式,容易造成后期人员查阅和使用不便,合同登记不及时、不完整,容易遗漏、出错、丢失等情况,严重影响工作效率,校领导及相关部门无法掌握学院的对外经济活动内容,容易带来合同丢失或无法履行,泄露工作秘密等经济风险。

7.合同执行过程中缺乏有效的审计监督与评价

高校虽然在对外经济合作方面设置了审计监督环节,但是没有确立各环节的管理细则,基本上是宏观制度层面,审计监督部门难以对经济合同的管理做到实质性控制。对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况缺乏分析评估,找出不足,不利于合同管理水平的提高。

三、高校合同管理的改进建议

1.建立健全经济合同管理内部控制制度

高校应采用由法律部门统一归口管理和各业务部门、各单位分级负责的模式。设置法律部门,统一管理所有经济业务合同,统一合同章并规范使用,从合同的立项、招投标、签订和后续履约等,同时明确各业务部门的工作职责和合同管理流程,明确各级工作人员的办事程序和规则,保障合同管理工作的有效开展。首先由经济业务事项的发起部门根据工作需要,首先对合同进行策划,调研,进行可行性分析,并且编制预算;重大经济合同所涉及的管理部门采用会议审议的方式进行审核,符合三重一大事项的,需要学校管理层集体决议;会审通过以后正式立项,执行部门对合同事项进行谈判、拟定合同文本,必要的时候邀请相关专家进行评审;归口管理部门、财务、审计处、纪检部门共同参与最后的经济合同签署,充分发挥各自的职能,形成有效的合力;业务部门根据合同约定履行合同,根据合同进度及约定,向财务部门提交结算申请,同时将合同正本提交财务部门作为结算依据;财务部门根据业务部门提交的结算申请和合同约定条款,结合预算资金情况,办理资金结算;合同履行结束后,法律部门对合同进行评价,总结经验。高校各项经济业务要想顺利有效的开展,离不开良好的制度体系。高校要以《合同法》等合同领域的法律法规为基础,结合本校实际情况,对高校合同的筹划、会审、立项、谈判、签订、执行、变更等各个环节制定详细的操作规范,比如订立合同的授权审批制度,合同验收管理制度等,明确相关管理部门的职责,并且注意岗位之间的内部牵制,对重点建设项目及时进行全过程跟踪,获取执行情况信息,重视信息化管理系统的建立,做到实时查看执行进度,防范经济合同的风险。

2.重视合同管理人员的业务培训

合同管理人员的业务水平及职业素质直接影响到高校的合同管理,高校的业务类型不断丰富,合作方式不断多样化,都对管理人员的能力提出了更高的要求。学校可以通过校内选拔及招聘相关法律专业人员等方式建立起强有力的经济合同管理队伍。采用外出培训相关法律业务知识、邀请国内外专家来校上课指导,与兄弟院校加强交流沟通、实地参观学习,自学等多种方式,提升合同管理人员的队伍建设,不断提升相关业务人员的法律意识及职业素养,提高合同签订的质量,保护学院合法权益不受影响。

3.加强合同执行的监督管理

合同执行的过程中离不开全程性、动态性的监督管理,特别是建设周期长、经济内容复杂的业务。业务部门应该对合同履行情况进行检查、分析,并对执行情况进行验收。比如监督对方的合同执行进度及执行情况,发现与合同有悖的情况,及时提醒对方,提示可能的风险,并根据实际需要及时对合同进行补充、变更。如果对方仍不改正,学院也应立即采取措施,将合同违约的损失降到最低。审计监督部门要加强对业务部门的监督,首先需要看是否有制度,有制度的情况下看是否严格按照制度执行,是否有违法违纪行为的发生。高校要建立完善的动态跟踪监督体系,加强对重要岗位的监督力度,并采取不定期轮岗制度。

4.加强财务预算控制

预算管理在内控制度建设中发挥着越来越重要的作用,合同管理需要建立在科学合理的预算基础上。合同的签订需要有预算支撑,合同执行中做到专款专用,合理安排资金使用进度,合理规划好资金支付时间,合理安排资金,确保预算的严肃性,在实际执行过程中,确实需要调整相关预算的,要严格按照规定程序进行调整。

5.积极推进合同信息化管理

将经济合同从订立到执行的全过程纳入信息管理系统,实现合同管理、预算管理、财务报销等数据的信息对接,改变信息不对称的情况,合理设置权限,实现合同管理方面的信息共享,为学校决策提供一定的参考。学校应建立健全合同备案制度,设置专人负责详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况,合同文本需要统一分类和连续编号,防止合同文本的丢失,规定合同借阅审批程序,加强合同信息安全保密工作,对合同保管情况进行定期或不定期的检查,纸质合同和信息系统中的合同信息要一致。财务部门在报销时可以自动从信息共享平台查看并调取相关合同信息,进行财务结算,提高办事效率。

6.建立考核评价机制

高校应当设置合理的考核评价指标,建立完善的激励约束机制。明确合同管理各个环节中涉及的岗位职责,对合同论证、签订、执行等各个环节进行考核,经济合同执行过程中发生问题,要严格按照岗位职责进行责任追究,并作为合同管理人员晋升和薪酬提升的中重要依据,加强对经济合同管理的内部审计监督,监督合同执行过程中国家财经法规的执行情况以及收益情况,定期对合同的签订、执行进行评价,找出不足,不断改进完善。

推荐期刊