关键词：本科教学评估；教学档案；建设标准；高校
中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2014）03-0054-02
始于2003年的我国高校首轮本科教学水平评估在争议声中落下帷幕。人们对评估褒贬不一，争论的焦点不是是否需要评估，而是评估的标准问题。《教育法》第24条规定：“国家实行教育督导制度和学校及其他教育机构教育评估制度。”关于教学评估问题，《高等教育法》第44条要求，“高等学校的办学水平、教育质量，接受教育行政部门的监督和由其组织的评估”。因此，从法律层面上讲，本科教学评估是一种依法治教的重要举措。通过首轮评估，促使高校和广大教育工作者开始反思自己的办学理念、人才培养质量及办学特色等问题，应该说起到了积极的推动作用。查阅教学档案资料是教学评估的主要手段之一[1]。但是，在评估过程中，众多高校提供给评估专家的不是教学档案，而是根据本科教学评估指标体系另外准备的一套评估材料。其根本原因在于评估前，人们对教学档案不重视，教学材料归档没有标准，部分教学资料遗失，以致评估时“造假”。为“造”评估材料，全员参与，扰乱了正常的教学秩序。可见，规范教学管理，加强对高校教学档案标准问题的研究，应是当务之急。
一、本科教学评估工作的新变化
目前，本科教学评估工作已经法制化、常态化。2011年10月31日，教育部印发《教育部关于普通高等学校本科教学评估工作的意见》，就普通高校新一轮本科教学评估工作提出具体要求，并明确了本科教学评估的目的意义、制度体系、主要内容、基本形式及组织管理等内容。从一定意义上讲，这标志着教育部已经启动普通高校本科教学评估工作。与首轮本科教学水平评估相比，新一轮本科教学评估工作有了较大变化。
（一）评估工作分类化
《教育部关于普通高等学校本科教学评估工作的意见》指出，国家对高校实行分类评估，促进高校办出特色。院校评估包括审核评估和合格评估。对参加过2003―2008年第一轮本科教学水平评估并获得通过的普通本科院校，实行审核评估；对未参加过首轮教学评估的各类新建普通本科学校，实行合格评估。
（二）评估工作常态化
《教育部关于普通高等学校本科教学评估工作的意见》又提出，国家建立全国高校本科教学基本状态数据库，高校要及时分析本科教学状况和更新数据库数据，建立本科教学质量及其运行状态的常态监控机制，对国家、社会、学生及其家长关心的核心教学数据，在一定范围内向社会公布。本科教学基本状态数据常态机制的创建，标志着国家教育行政机关监控高校本科教学质量工作的常态化。
（三）评估形式多样化
新一轮本科教学评估，国家强调高校自我评估，要
求高校建立自我评估制度，建立校内教学质量监测机
制，健全本科教学质量保障体系，并形成年度本科教学质量报告。在学校自我评估的基础上，积极推进第三方机构对高校进行专业评估；鼓励有条件的高校开展学科专业国际评估，探索国际评估的新路子。新的评估工作包括院系评估及学科专业评估、课程评估等多项内容，实行政府、学校、第三方机构和社会多元评价相结合的教学评估制度。评估形式的多样化，是新一轮本科教学评估工作的一大特点。
面对本科教学评估的新变化，作为被评估的高校该如何迎评？这是一个非常现实的问题。我们如果按照不同的评估主体整理评估材料，无疑将造成极大的浪费。同理，如果我们按照院系评估、学科专业评估及课程评估等分门别类整理评估材料，无疑也将造成极大的浪费，也需投入大量的人力和物力，势必影响教学秩序的正常运行。因此，制定科学的教学档案标准，按教育教学规律整理规范教学档案，使之能够适应不同评估主体、不同评估内容的要求才是上策。
二、研制教学档案建设标准的主要依据
（一）研制教学档案建设标准的工作思路
我们要使教学档案适应不同评估主体、不同评估内容的需要，就应该坚持教学档案原生态、模块化建设原则。原生态指没有经过特殊雕琢，是教育教学活动中自然形成的历史记录。模块化指解决复杂系统问题时自上而下将系统分解为若干个模块，便于问题的分解与解决。为了使教学档案能够适应不同评估，我们应该把教学档案细化为若干个模块，需要时可以自行组装，使之成为一个新的整体，从而满足各种评估的需要。
（二）研制教学档案建设标准的主要依据
自20世纪80年代初开始，国内外对档案标准及其标准化的研究，逐渐成为档案研究的热点[2-3]。从国家档案局网站上公布的档案标准看，截至2013年3月4日，我国批准实施的档案标准共有72项，除《高等学校档案实体分类法》外，未发现高校教学档案方面的具体标准。上述国家标准对我们制定教学档案建设标准具有重要参考价值和借鉴作用。在制定教学档案建设标准时，我们既要遵循现有的国家标准，更要遵循教育教学规律，按照教育教学规律、教学档案自然生成规律及教学档案的内在关系编制教学档案标准。
三、高校教学档案建设标准模块的构建
根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》和《高等学校教学文件材料归档范围》，我们认为，高校教学档案建设标准模块应该涵盖以下方面：（1）教学综合档案。教学综合档案模块包括三个方面，一是上级教育机关下达的各种指导性、指令性文件，特别是在学校发展进程中具有决定性或起过关键作用的文件；二是本校在教学管理过程中出台的各种与教学有关的文件、规章、制度，校长办公会议、教务处会议研究教学工作的会议记录等原始材料；三是开展教学研究的资料。（2）招生工作档案。在招生过程中产生的招生计划、招生简章、专业简介、录取简表及招生总结等材料都应该纳入归档范围。（3）教学运行档案。在教学运行中，人才培养方案、教学执行计划、教学任务书、课程表等是保障教学秩序的基本要素。此外，教学运行还包括课堂教学和实践教学两个方面。课堂教学和实践教学档案要按照“谁形成谁立卷”形成归档制度，其归档工作由教学系或教研室负责（见下述“教学系或教研室档案”）。（4）教学质量档案。教学质量档案包括反映教育教学水平的各种数据资料，如学生评教数据、教师评学数据及教师在各种教学技能大赛上的获奖资料。（5）学籍管理档案。学生的学籍档案模块包括新生登记表、学生成绩单、奖惩材料，以及反映学生学籍变更的各种材料。（6）毕业生信息档案。包括毕业生名册、毕业证书发放登记表、学位证书发放登记表、毕业生就业情况登记表、毕业生合影等材料。（7）师资档案。师资档案包括教师引进计划，培养培训计划，培养任务书，培养总结，教师学缘、学历及职称结构等数据。（8）教材档案。本校教师自编、主编或参编的各种教材、讲义，各专业使用的教材样书、计划及教材获奖情况等材料。（9）教学系或教研室档案。包括教师基本情况登记表、教研活动计划、教研活动总结、集体备课材料等。另外，还包括课程档案和实践教学档案两个方面。课程档案有教学大纲、授课计划、教案、典型讲义、多媒体资料及考试考查材料等。实践教学档案包括实践教学大纲、实验方案、实验报告、实习计划、实习任务书、实习报告、实习鉴定、课程设计及毕业论文等归档材料。
四、研制高校教学档案建设标准应处理好的几个关系
（一）要处理好服务面向与保管期限的关系
档案的最大特点是有用性。如果我们保存的档案没有利用价值，那就是死档。在教学过程中，会产生大量的文件资料。其中，相当一部分只是在较短时间内有用，如考试安排表；也有一部分具有永久保存价值，如高考录取简表。因此，我们在确定其保管期限时，应充分考虑它的价值和服务面向。对短期保存的教学档案，应该说主要是对教学评估有用，因为教学评估主要是查阅近三年的教学档案资料。而对永久保存的档案，除了供社会机构查阅信息和服务校友外，随着时间的推移，则不仅仅是有用，而是更加珍贵。因此，我们在研制高校教学档案建设标准时，必须充分考虑档案的服务对象和价值，从而科学地确定其保管期限。
（二）要处理好纸质档案与电子档案的关系
在教学过程中，不仅会形成以纸质为载体的文字、图表等具有保存价值的历史记录，也会形成以电子为载体的声像等具有保存价值的历史记录，如优质课视频、电子课件等。因此，在研制高校教学档案建设标准时，我们要把纸质档案和电子档案放在同等重要的地位，确保文字、图表、声像等档案资料的科学规范归档。
（三）要处理好遵循教学规律与档案要求的关系
教学工作有自身的特殊性和规律性。因此，在研制高校教学档案建设标准时，我们不仅要参考档案工作的一般标准，更要尊重教学规律，注意教学各环节的内在联系和相对独立，科学设置教学档案模块，按教学档案模块设立档案卷宗。所以，研究高校教学档案标准，既要有档案专业人员参加，也要有懂教学规律的教学人员参与，如此才能处理好遵循教学规律与档案一般要求的关系。
本科教学评估，需要教学档案支撑。社会需求档案，校友更是期盼档案的完整。因此，尽快研制以至出台高校教学档案建设标准，不仅可以满足高校本科教学评估的需要，更是对社会发展要求和广大校友殷切期盼的一种回应，一种实现。
参考文献：
[1]王翠玲.建立高校教学档案管理体系之我见[J].内蒙古
农业大学学报：社会科学版，2009，（1）.
[2]刘静一.美国档案标准化的历史现状和未来[J].档案，
1995，（4）.
评《指标体系》有8个一级标、22个二级指标和47个评价要素。8项一级指标分别是：培养目标与培养方案、项目管理、培养条件、师资队伍、教学组织、培养质量、社会效益、办学特色[1]。这些指标涉及的二级指标以及自评要点材料分别可直接或间接从相应的按照《分类法》形成的学校档案中获得[2]。
1.1培养目标与培养方案
该指标下设2个二级指标。1.1.1培养目标。该指标可分别从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、外事类档案中的WS14国际合作与会议材料中的中外合作办学项目（以下简称项目）批准书、教学类JX12学科与实验室建设中的中外合作办学培养方案、教学类JX13招生中的招生简章中获得支撑材料。用以证明培养目标能够体现中外合作办学特点，培养目标明确、合理、可行，并且与获得《项目批准书》时的承诺、与项目的招生简章中的承诺相符，从而表明培养目标明确。1.1.2培养方案。用《分类法》教学类JX12学科与实验室建设中的中外合作办学培养方案中获得支撑材料，以证明项目的培养方案符合培养目标要求，并且科学、合理、可行，培养方案体现了通过中外合作办学真正引进了优质教育资源的情况。
1.2项目管理
指标下设5个二级指标。1.2.1管理机构。从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合、外事类WS11综合中的有关与项目合作协议、成立的管理机构、来往信件、会议纪要，受主管部门监督、管理及向主管部门工作汇报情况等材料中获得支撑。它可证明项目管理机构的建立，起到了领导和监督作用，为学生提供了良好的服务以及信息公开等履职情况。1.2.2资金管理。在《分类法》行政类档案中的XZ11综合、财会类CK11综合的档案材料中找出项目财务管理制度、年度审计制度、收支情况统计等材料中，找到能够体现项目的收费标准及收费办法符合国家相关政策法规，是按照非营利性原则执行，所收取的费用主要用于项目教育教学活动和改善办学条件的文件资料。1.2.3招生和学籍管理。用《分类法》教学类JX13招生、JX14学籍管理中的档案材料说明项目是否依法制定了招生录取管理办法，招生录取工作是否严谨规范，是否有比较完整的原始档案材料，招生简章和招生广告是否实事求是，是否依法建立了学籍管理制度，以及学籍管理工作执行情况。1.2.4教学质量监督。从《分类法》教学类JX11综合中的教学评估档案材料找出支撑项目依法建立教学质量监督机制和保证教育质量持续改进的反馈机制、激励机制，及监督机制的执行情况的材料。1.2.5文凭证书管理。用《分类法》教学类JX14学籍管理、JX17毕业生中的材料说明项目在文凭证书管理方面的制度是符合法规要求的，颁发文凭证书的管理办法是规范的，所颁发的文凭证书是与项目审批以及招生简章和招生广告宣传中的承诺相的。
1.3培养条件
指标下设2个二级指标。1.3.1政策环境。以《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合中的档案材料为支撑，说明中方教育机构建立了项目正常运行的保障机制和可持续发展的政策环境。1.3.2教学设施。涉及校舍基础设施、实验室的材料从《分类法》基本建设类档案中JJ11综合、行政类档案XZ15总务房屋的分配里获得，实习基地调阅行政类档案XZ11综合中有关校企合作办学的合同文本，图书馆资料从行政类XZ16档案、图书、文博中获得，多媒体教学设施、案例教学条件、计算机及网络等方面情况分别从教学类JX12学科与实验室建设、财会类档案CK12会计报表和CK14会计凭证中获得，以说明项目教学设施情况及利用教学设施情况。
1.4师资队伍
指标下设3个二级指标。1.4.1师资评聘。用《分类法》行政类档案中的XZ12人事、外事类WS11综合、WS14国际合作与会议的档案材料，以支撑项目建立了符合法规要求的中外双方师资评聘标准和评聘制度及执行情况。例如所聘任的外籍教师应具有学士学位和职业证书，具有一定教育教学经验等基本要求等。1.4.2师资状况。把《分类法》行政类档案中的XZ12人事中的项目教师包括外籍教师的档案材料进行统计，体现项目整体人员资质、学历和职称结构、教学经验、实践经验，同时统计外籍教师的比例来说明中外双方师资队伍与中外合作办学的要求的符合度。1.4.3师资培训。从《分类法》行政类档案中的XZ12人事的档案中，查找项目教师培训制度，对培训情况并进行统计，以说明项目制定的师资培训计划及相应的保障实施措施和执行情况。
1.5教学组织
指标下设4个二级指标。1.5.1教学计划。从《分类法》教学类JX12学科与实验室建设、JX15课堂教学与教学实践中获得教学计划、课表、开设的讲座等资料中，统计出开设必要的国情课程、专题讲座、专题报告及实践活动、引进外方课程情况等情况。1.5.2教学大纲及教材。从《分类法》教学类JX12学科与实验室建设、JX18教材中获得教学大纲、教材等档案资料中，查找出项目的教材引进和选用制度，说明课程教学大纲编写是否规范、科学、合理，教材选用的整体水平和使用效果等情况。1.5.3教学方式。把《分类法》教学类JX15课堂教学与教学实践中的多媒体教学、案例教学等教学方式以及课程教学语言情况材料统计出来，印证项目的教学方式是否适应学科专业的特点。1.5.4教学文件及教学档案。该指标几乎涉及《分类法》教学类档案中科的各项二级类目的教学档案文件，如培养方案、教学计划、教学日历、课程教学大纲及相关管理制度文件等，还有学生学籍材料、成绩登记表、课程考核的原始材料等。评估要求自评报告写出教学文件及教学档案完整性、齐备性、规范性情况，这也是对教学档案工作情况的检查。
1.6培养质量
指标下设3个二级指标。1.6.1毕业成果质量鉴定。检索出《分类法》教学类JX17毕业生材料中的中外合作办学毕业生毕业成果（学位论文、毕业设计、报告等成果）资料，并对照标准说明其是否与所获得的文凭证书水准相符，毕业成果是否规范，成果质量是否高。1.6.2学生满意度。对《分类法》》教学类17毕业生中的毕业生信息反馈材料如学生对项目办学的信息公开度、培养认可度、质量满意度等情况进行整理统计，就可获得相应的支撑材料。1.6.3社会评价。从《分类法》教学类17毕业生中的毕业学生就业率、毕业生信息反馈材料中部分获得支撑。
1.7社会效益
指标下设2个二级指标。1.7.1办学单位内部效益。搜寻《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合、科学研究KY11综合、财会类CK11综合中的材料，说明项目所引进的优质教育资源是否对学校的教学实践、学科建设、科学研究等产生了良好的影响及辐射作用。1.7.2办学单位外部效益。从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合、外事类WS11综合材料中获得材料，检查项目所引进的优质教育资源是否与国家和地区的科技、经济、教育发展结合紧密，以及所产生的作用是否明显。
1.8办学特色
从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合中有选择性地获得材料，体现项目在教学组织、课程体系、教学方式、教学内容、教学管理等方面的特色以及项目在办学模式、管理模式、人才培养模式以及国际合作等方面的特色。
2高校中外合作办学评估引发的加强档案资源建设的思考
关键词：高职院校档案工作;省级示范性项目;提供利用
中图分类号：G47 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）17-0205-02
省级示范性高职院校项目验收是高职院校利用示范项目建设更新办学理念、厘清发展思路，科学明晰办学定位，不断提高人才培养质量和办学水平的一项重大举措。学院于2014年12月接受了省教育厅专家组为期三天的考察，通过对学院上报的自评报告、自评材料、评估内容等材料进行审核、分析和现场考察验收。通过项目验收，笔者感到高职院校档案在省级示范性高职院校项目验收中起着至关重要的提供利用作用。
一、高职院校馆藏档案是省级项目验收指标的重要支撑材料
安徽省教育厅、财政厅2014年印发的《关于开展省级示范性高等职业院校项目验收工作的通知》明确把“人才培养目标、培养方案、教学运行、课程评价及毕业鉴定等主要教学环节”及“师资队伍、课程、教学仪器设备、实践教学基地、图书资料等教学资源”作为验收主要指标，而这些项目验收需要以各立档单位的档案信息来支撑，验收指标内容都要靠档案事实来具体体现。学院示范院校建设项目办公室根据省教育厅、财政厅《关于实施高等学校教学质量与教学改革工程的意见》精神和《关于开展省级示范性高等职业院校项目验收工作的通知》等有关规定，结合学院实际，完善《安庆职业技术学院人才培养工作状态数据采集与管理平台》的最新数据，制定了《安庆职业技术学院迎接省级示范性高职院校建设项目验收工作方案》、并对照项目建设方案和任务书进行自查，撰写个性评估《自评报告》等一系项目验收指标，明确各部门在每个时间节点要完成的具体任务。为此，各指标分解部门主动与院档案馆联系，运用检索工具，查找调阅档案，三个多月，查阅档案二百余人次，调卷二千三百多卷，复印档案材料三千余张，其中示范院校建设项目办准备的支撑材料就达到22盒，还有其他各系部准备的支撑材料都来源于学院综合档案馆。省教育厅专家组三天现场考察评估期间，在审核学院提交的各项材料基础上，除了深入访谈、听课、开座谈会外，用一整天时间对照《自评报告》来查阅项目验收材料，重点是师资队伍建设、人才培养目标、教学仪器设备、实践教学基地、图书资料等指标，而这些验收项目正是高职院校档案管理部门日常工作中依照国家教育部、国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》第十五条中的（三）学生类、（四）教学类、（五）科研类、（七）仪器设备类、（九）出版物类等分类标准所收集立卷的档案材料。档案因其独有的真实性、原始性、系统性而成为专家组了解学校项目建设和自评情况的重要佐证材料，专家组通过这些原始翔实材料，掌握实际情况，对学院示范性项目建设情况进行评定。通过此次项目验收，档案提供利用功不可没，档案管理部门深受院、系领导的好评，也向专家组很好地展示出学校信息窗口。
二、省级示范性项目验收推动高职院校档案管理工作
（一）省级示范性高职院校项目验收增强高校领导和教职工的档案意识
省级示范性高职院校项目验收既是一次档案工作成果的验收，又是一次对高职院校领导层面的档案意识教育。档案在这次示范性项目验收中充分展示提供利用，赢得领导的高度关注和重视。目前，高职院校虽在办学过程中存在资金紧张困境，但在档案管理上舍得追加资金投入，添置设备，更新应用软件，甚至一些条件较好的高职院校投巨资对馆藏传统纸质档案全文扫描进行数字化处理;在档案人员培训方面，通过让档案人员参加各种业务交流和参观学习，进一步提高档案人员的业务素质。为配合此次省级示范性高职院校项目验收工作，学院档案馆也新增一台数码复印机和一台高配置电脑，档案人员还参加了此次项目验收前的业务培训。领导的关心和支持，极大地调动了档案工作者的积极性和主动性。所以，领导者的档案意识增强，是搞好档案管理工作的根本。
此次高职院校档案工作在省级示范性高职院校项目验收中所发挥的不可替代的作用，深深地影响到每个教师，增加了他们的档案意识。自觉地将档案管理意识与自己日常教学工作联系起来，一些教师把自己多年珍藏的优秀教案、自编教材、教科研成果、学术论文、参与实践活动的图片、参加省级技能竞赛的获奖证书等这些平时很难收集到的材料交给院档案馆;院示范建设项目办将此次验收中汇编成册的《安徽省示范性高职院校建设总结暨人才培养工作个性评估自评报告》《安庆职业技术学院专业结构调整与优化等十大整改项目》等整改材料移交给院档案馆，进一步丰富了学院档案馆藏。
（二）省级示范性高职院校项目验收进一步推进高校档案管理水平
可以说，省级示范性高职院校项目验收工作是对高职院校档案日常管理工作的检验，进一步推进高职院校档案管理部门档案材料的收集、整理、归档以及档案材料的编研和档案现代化管理水平的提高。
1.进一步强化归档材料的收集工作力度
目前，在高职院校档案管理工作中，还存在着归档文件收集不规范的现象。为此，在迎接此次省级示范性高职院校项目验收工作中，针对这些较为普遍存在的现象，加强档案管理人员的业务培训，完善制度，找出问题，分析问题和解决问题，保证做到档案材料随时作为佐证，随时提供利用特点，显示出档案材料在日常收集工作的规范性和及时性。高职院校档案管理部门及院系兼职档案人员要注重平时档案零星材料的收集积累，要深入到材料形成部门或个人中去收集档案材料，不断促进材料形成者的档案自觉归档意识;档案管理部门通过院系兼职档案员，加强与各档案形成部门的业务联系，特别是处在教学一线的教务部门、学生管理部门、教科研等部门，通过业务指导、检查和督促，使他们对归档材料有一个清晰的归档范围;建立科学规范的档案收集工作机制，健全档案材料收集工作网络，做到每个部门配备一名负责本部门档案材料收集工作的兼职档案人员，确保材料收集渠道畅通;主动邀请档案人员参与本部门重大活动和工作部署，以利于他们对部门重大活动所形成的档案材料能真实、完整、准确地收集，以满足未来某项示范性验收工作对档案信息资源的需求。
2.进一步推进高职院校档案编研工作
自教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》实施以来，目前高职院校十大类档案基本上都实现了集中统一管理。办法第八条把“编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源”作为档案管理工作的管理职责，由此可见，档案编研在高职院校档案管理中日益显示出其重要性。高校的档案资源全部集中于档案馆或档案管理部门，使得档案编研工作变得顺畅。但目前因高职院校档案管理工作在管理体制上还存在客观和主观因素，高职院校档案编研工作的空间还有很大的挖掘潜力。
一是高职院校档案材料集中统一管理，为编研工作提供充足素材，学校十大类档案都可以进入编研人员的选材范围，为此，编研人员要规划出馆藏档案材料编研目录，统筹分析各种类编研主题。二是高职院校档案管理部门要加强与档案材料的产生部门联系，定期进行业务指导，定期进行档案材料的收集，以此，不断充实馆藏档案，形成丰富的档案载体，为学校的编研工作提供多种多样的档案载体。三是随着高科技的不断发展和更新，计算机、多媒体、动漫以及图像处理等技术也进一步用之于档案管理和档案材料的编研工作中，相比过去档案材料的编研已是不可比似，因此，档案编研人员必须掌握现代化档案编研技术和方法。四是目前，高职院校档案管理工作中信息化程度不断深化，档案材料收集手段不断进步，各档案源部门都实现无纸化办公，档案材料都变成数字化信息，所以，档案编研人员要充分运用现代化的管理手段对收集的进馆标准信息材料进行处理，甄别所需的编研档案信息材料，在短时间内完成编研任务。
为今后给类似省级示范性项目和高职院校人才培养工作个性评估等验收工作提供档案信息服务，高职院校档案管理部门要加强档案编研工作，根据上级教育部门的评估方案、评估项目和评估要求编制各种档案编研资料。高职院校档案编研主要是自编为主，在档案编研的准备阶段，档案工作者首先要熟悉本校的库藏档案结构、内容，针对上级教育部门的评估方案、评估项目和评估要求精心选择最佳编研专题，编辑出符合学校教育教学发展的真实性和准确性强的编研成果。当前，高职院校档案管理部门比较普遍存在人手紧、经费不够的情况，在档案编研工作过程中，应积极发挥二级院系基层档案员的积极主动性，利用他们熟悉本部门各项业务，与他们一起共同探讨档案编研的选题、共同甄别材料的真实性，完成档案材料的汇编工作，保证编研成果的实用性。我院档案馆结合本校的实际办学情况，根据档案检索的要求，编制几种简便易查、切实可行的检索工具，如总目录、全引目录、分类目录、案卷目录、文件字号索引等;还编制了《全宗介绍》《档案室馆藏指南》《安庆职业技术学院历史沿革及现状》《党政管理制度汇编》《教科研及建设性项目总览》《教学管理制度汇编》《安徽省示范性高职院校建设总结暨人才培养工作个性评估报告材料汇编》等等，这些编研成果对各类项目评估和验收提供有效的利用，也进一步促进了分类档案专题汇编工作。
3.加强档案信息化建设
档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。2003年国家档案局印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，纲要对档案信息化建设提出了明确的目标和主要任务：“到‘十五’末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件;依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网”;2004年安徽省档案局也要求省内各单位档案馆、室尽快建立本单位的档案主页，实现档案信息化、网络化的管理和服务。学院档案馆于2010年设立自己的校园网，并与市档案局网相连。高职院校档案管理部门要利用校园网这个平台，加快引进、科学使用档案管理系统软件，实现档案的收集、归档、利用、统计等基础工作网络化管理，针对各项评估验收项目体系建立与之相匹配的数据库，最大限度地满足验收工作对档案信息资源的需求。
高职院校档案管理在省级示范性项目验收工作中反映了高校档案管理最终目的是服务于教学项目，教学项目验收又推动高职院校档案事业进一步发展。为此，档案工作者要以项目验收工作为契机，牢固树立“档案为教学提供高效服务”理念，加强自我业务修养，提高档案管理水平，才能使高校档案更好地服务各类教学评估验收，实现档案管理最终目的。
参考文献：
[1]国家教委.普通高等学校档案管理办法[Z].1989.
关键词：教学评估（CTE）；学校档案；问题；建议
中图分类号：G642 文献标识码：A文章编号：1003-2851（2011）08-00-02
一、学校档案工作与教学评估
教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等，主要包括教学文件、教师业务档案、学生学习档案等，是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料，是学校档案(由文书档案、教学档案、学生档案三大部分组成)其中的一个重要部分，它是学校教学管理工作的真实记录，直接或间接地展现了教学工作的全貌，是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要凭据，对促进和提高高校教学管理、教学质量着重要的作用。[1]
学校教育教学评估是根据一定的教育目标，通过系统地搜集学校教育的主要信息，准确地了解实际情况，进行科学分析，对学校办学水平和教育质量作出评价，为学校改进工作、开展教育改革和教育行政管理部门改善宏观管理提供依据。[2]
二、档案工作与CTE工作辩证关系
（一）档案工作是教学评估的基础
学校档案是学校历史的真实记录，是教学评估的重要依据。从以前水平评估时的工作实践观察，评估专家组工作方式是通过对学校在各项工作中形成的原始支撑材料的查询来收集学校的主要信息，藉此了解学校办学情况和教育质量；同时通过实地查看、深度访谈、召开座谈会等形式了解情况，再将这些情况与原始支撑材料综合对比联系，就能对学校的各项工作做出公正的判断和评价。档案材料就是评估的凭证和依据。学校按照教育部下达的指标体系来完成学校原始资料的收集整理，以方便专家进校后进行的系统查询工作。在收集整理材料的过程中，学校重新审视了之前的各项工作，对照合格评估方案的要求找出差距，自查自纠，促进学校管理工作的全面提高。评估档案的建立是整个评估工作的基石，有着非常重要的作用。
基于第一轮评估中存在的问题和不足，教育部为未参加第一轮评估的各类新建本科院校制订了《普通高等学校本科教学工作合格评估方案(征求意见稿)》，针对新建院校办学时间不长、基础较薄弱的现实，评估方案由原来全国统一适用的“水平评估”改为专门针对新建院校的“合格评估”，强调了实事求是的分类评估思想。[3]本科教学工作合格评估方案中的指标体系包括：1.办学指导思想；2.师资队伍；3.教学条件与利用；4.专业与课程建设；5.教学管理；6.学风建设与学生指导；7.教学效果等七个大的方面。新的合格评估方案在评估指导思想、评估内容等方面都有重要变化。
合格评估方案要求学校在专家进校前上报《教学基本状态数据库》，其指标与档案指标类似，分为：Ⅰ学校基本情况；Ⅱ校训、办学思想；Ⅲ院系情况；Ⅳ学校专业结构与布局；Ⅴ学校面积；Ⅵ学校发展规划；Ⅶ校友会与社会合作。它们全面的、系统的反映了学校目前现阶段的办学水平和管理状态，也体现了学校的发展历程以及整体综合实力。专家在进校前就通过对数据库的查阅对学校有了基本的了解，进校后对档案的翻阅就进入到核实查证的阶段。因此，日常的档案管理工作就凸显到一个更为重要的程度。
（二）高校教学评估提升了高校档案的价值
1.目前档案管理存在问题
（1）档案管理不规范，信息收集不全面，虽然学院制定了档案归档制度和归档范围，但是由于二级管理部门一般没有专门的档案管理人员，档案管理由行政人员或教学秘书兼职，这类人员的流动性大，没有进行这方面的专门培训，对档案管理工作不了解，这就造成档案材料管理不规范，而不重视本部门自己形成的原始材料收集。同时，由于教学活动的动态性、多样性，此类资料的收集本身存在着很大的困难，很难收集齐全，建档管理。又有些材料涉及到个人教师个人知识产权问题给以后的鉴定和延续工作带来了障碍和损失管理不规范还给档案移交和查找利用带来困难，不利于整合和共享资源和信息。
（2）档案管理技术手段落后信息化手段利用率不高，档案载体单一。留存档案还停留在纸质阶段，依靠手工管理。录音、影像、照片等数字资料仅占很少部分。不仅占用了大量储存空间，给管理者带来大量重复性劳动，而且不能利用数字资料输入计算机进行方便快捷的检索、处理，极大限制了档案的有效利用。
（3）二级管理部门档案管理意识不强，受评院校二级管理部门发展参差不齐，有些系部对档案建设管理意识不强，对应归档文件初期建设重视不够，常造成资料积压、材料不全等现象。学院一旦下达材料的收集通知，系部才着手整理评估所需各类材料，发现许多工作做了，甚至做得很好，但是并未形成文字材料或没有留下影像、图片资料，导致无证可查。为了弥补缺憾，又花费大量人力物力重新补充，局面被动，且留下临时拼凑作假痕迹，给评估工作带来严重后果。
2.高校教学评估提升了高校档案的价值
（1）教学评估增强了全体师生员工的档案意识
充分意识到学校档案在教学评估中的地位和作用，坚持科学发展观，紧跟时代的步伐，增加对档案管理的宣传，在教职员工中加强档案管理知识的普及和培训，积极采用多种措施消除对档案工作的偏见及错误理解，切实增强全院各级部门各师生员工的档案意识。并改变一些对档案管理不利的工作习惯。如一些重要的文件要正规行文，红头文件要加盖公章，统计表格式和内容相统一，前后称谓相统一，交叉部门上报数据相统一等等。强化档案意识，（转下页）（接上页）这是搞好档案工作的基础，在工作过程中养成随时积累资料的习惯，自觉收集工作中形成的档案。学校不能忽视档案工作的程序化、规范化以及文件材料的积累作用。转变传统的档案管理观念，树立档案管理超前意识和服务意识。档案收集要变被动为主动，有目的有意识地收集有价值的材料，不要坐等“档案上门”。
（2）教学评估赢得了各级领导对档案工作的重视，从而改善了档案室的硬件设施
适应现代数字化校园的发展，加强电子文件和电子文档的管理，尽快推进电子档案信息化标准。充分采用计算机网络，建立一个统一信息录入形式，统计表编排的档案信息网络，实现资源共享以及网上汇编资料的传送，变静态管理为动态管理，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的教学科研档案信息。[4]通过教学评估我院先后购置各种相关系统硬件已建成行政网络办公系统、教务管理系统、科研网络管理系统。逐步建成网络管理平台一体化，实现数据资源共享，如学生网上选课、网上评教等现代化管理手段已得到运用，极大地提高工作效率。
（3）教学评估提高了高校档案管理的水平
教学评估指标体系多次修改，凝聚着全国一批专家和教育管理者的心血，对与学校进行档案管理改革有着重要的的指导意义。对照评估指标体系，可对学校现行归档系统进行调整、充实和完善，提高其规范性，加强其完整性，力争实现学校档案和评估指标体系间的对接。提高学校的管理水平，同时为5年一轮次的教学评估做好有效地准备。切实加强评估档案的重心――教学档案的建设，规范教学档案系统，有效解决目前存在教学档案收集面窄的问题。充分按照教学评估指标体系来建设和规范档案管理系统，可以使学校的管理水平和教学水平迈上一个新的台阶。完善的制度化、标准化和规范化的档案管理可保证公文处理的统一性，档案的齐全性、准确性和完整性。同时通过教学评估学校之间可以加强相互学习、交流，借鉴档案管理的先进经验。不仅向国内老牌本科院校学习，更向国外的学校学习成熟的档案管理经验，取长补短，减少摸索时间，提高效率。与教学评估指标体系要求相结合，切实提高自身的档案管理水平。
总之，档案工作是教学评估中不可缺少的重要环节。高校要顺利通过教学评估，并达到提高教学管理的科学化、规范化、现代化水平和本科教学质量要求的目的，就必须自始至终地重视档案工作，积极主动地做好档案工作。
参考文献：
[1]王晓方.高校教学评估与教学档案管理研究[J].黑龙江史志,2009,(6).
[2]对学校档案工作与教育教学评估关系的思考[J].探求，2010,(2).
1.1档案意识缺失。档案工作在图书馆业务工作中一直处于弱势地位，根源在于其自身的内向性及存放的相对隔绝性，通常只有少部分人利用，虽然与工作息息相关，但人们平时对这一客观事物的主观印象就不强烈，加上决策者、普通群众档案意识的缺失，认为只要做好图书馆的流通、阅览等读者服务工作就可以了，而档案员对档案工作宣传又没有力度，造成档案工作始终囿于“需要的时候没有不行，不需要的时候束之高阁”的怪圈。档案人员常常处于被动收集、整理，类似于保管员的身份。即使制定了档案工作规范，确定了归档和不归档的范围，但由于人们观念上习惯于重活动安排、重新闻通报，轻资料汇总、轻档案保存，因此规范实行起来差强人意。
1.2档案管理不规范。由于没有规范的管理机制，造成图书馆各项档案的归档范围界定不明确、涵盖面窄、保管期限不够准确，虽然原则上规定档案要各自归口，不能重复建档，但实际操作中，由于无专人管理，仍然出现各自为政，该归档的放在个人处保存，不该归档的重复建档，该归在档案室的却放在产生文件的处室，这种状态必然导致档案分散管理，使许多有价值的档案材料严重流失。尤其是图书馆行业，档案工作涉及评估档案，而评估档案以业务档案为蓝本，评估组必须通过审阅图书馆各项工作的档案资料来初步界定各项标准的达标情况，无论评估标准如何确定，最终都将凭借大量的档案材料，才能形成对一个图书馆客观全面的估价。科学、规范的档案管理和完整齐全的档案材料是搞好图书馆评估的基础和依据。
1.3档案电子化进程有待完善。随着网络通信技术的发展，图书馆档案电子化进程逐步推开，由传统的手工操作步入自动化、网络化阶段，借助计算机为档案工作服务成为档案利用的新领域。纸制档案与电子拷贝双重备份的方式有利于图书馆档案内容信息的保护，同时兼备了电子档案特有的优势与作用。但这种“双轨制”由于需要投入大量的人力物力，造价较高，除此之外，这种简单的复制没有经过实际运行与处理，没有现行效力及相应的元数据，它的档案属性和证据力是不完整的，往往沦为纸质档案的数字化副本。同时，探索阶段的电子文件管理是不完善的，缺乏可操作的规范和标准，保存电子文件的物理介质有很大的不稳定性，磁盘存储空间小，磁层易损性强，光盘一类的介质也只是理论寿命可达几十年，这无疑意味着电子文件在完整保留、妥善保护等方面存在着致命的后遗症，这些问题不解决将会直接影响电子文件的归档质量、永久保存和开发利用。
2.图书馆档案工作发展对策
2.1提升图书馆人员档案意识。从图书馆档案管理人员自身做起，做好档案管理的宣传工作。比如，可以采取行动研究的方法，把工作中遇到的问题作为研究对象，分析原因，找出症结，有针对性地采取对策，再经过实践的检验，取得对今后工作具有指导意义的研究成果，最终形成具有参考价值的档案。通过这种为领导决策、工作改革等提供可借鉴的汇总资料的方式，使管理者意识到图书馆档案是提高图书馆工作效率和工作质量的必要条件，是评估的重要依据，图书馆档案工作与其他业务工作是相辅相成的关系。所谓“前轨可迹”正说明只有做好档案工作才能更高效、更深层次地为读者提供服务。维护图书馆历史面貌首先要增强维护其纸制蓝本――档案的思想，促进资金投入，完善档案装备，使图书馆档案工作向良性方向发展。
2.2规范图书馆档案管理。建立健全图书馆档案工作管理机制和规章制度，加强档案基础建设和信息化建设，提高档案管理现代化水平和服务能力。在此基础上，制定文件材料归档范围和档案保管期限表的指导思想和基本原则，明确保管期限表体系、保管期限的划分。变被动收集为主动收集，有意识地汇总档案资料，第一时间分类保存，确保归档文件准确、完整，整理规范，档案利用便捷。可以想见，依据评估标准和立档规范制定的评估档案必然条分缕析，立证清晰，充分发挥其在图书馆评估定级中的作用，由此也会提高档案在人们心目中的地位，增强人们的档案意识，促进图书馆档案的建设。
2.3完善图书馆档案电子化进程。文件电子化的目的是为了实现图书馆档案长久保存、集中管理和方便利用。完善电子化进程应该将信息存储作为一个体系进行统筹规划、科学构建，通过合理运用各种技术手段，最终实现电子文件选择、长久安全保存、真实性显现、操作信息恢复的目的。
规避网络风险，保证档案的安全性是图书馆档案电子化进程的重要课题。通过网络实现档案的收集、整理、鉴定、存储、检索、编研、统计、利用，并相应确立网络环境中图书馆档案信息管理与利用服务的基本框架与基本方法。加强图书馆档案信息网络系统的管理，保障操作安全、数据安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份，确保档案信息数据安全。由于安全问题具有对管理的依赖性，严格的管理制度、合理的管理策略、高素质的管理人员也是档案电子化安全的重要保障。在档案管理层面，要运用现代管理媒体与传统管理媒体相结合，传递档案信息，以实现档案管理的最优化。
参考文献：
[1]颜川梅.英国“档案意识提升运动”的启示[J].中国档案，2007.10
[2]王萍.电子档案案例保护措施的局限性及对策分析[J].档案学研究，2007.5
[3]陈淑媛.李永瑞.兰台学术[M].北京：新华出版社，2005
关键词：高校图书馆；档案管理；问题研究
档案，是高校图书馆工作中不可或缺的重要参考资料，档案管理，则是高校图书馆管理工作的一个重要组成部分，它是图书馆各项活动的真实反映和记录，做好图书馆档案管理工作，不仅能为图书馆的发展提供积极有效的的服务支持，更能为高校的全面发展创造一个良好广阔的发展平台。
然而，在高校图书馆档案管理发展过程中，还存在着诸多问题亟待解决，有些来自外部环境或自身管理等因素而引发的各种问题，常使其成为危机萌生地，如何加强高校图书馆的危机管理，减少危机事件的发生及利益相关者的损失，提高高校的声誉口碑，成为了高校图书馆发展所面临的重要问题。
一、高校图书馆档案管理现状
（一）忽视档案管理的重要性
图书馆的档案是图书馆发展历程的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考价值。但在高校中，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，某些图书馆甚至认为档案对评估没有多少存在价值，因此在档案的管理上七零八落，没有专人管理，也没有相应的管理制度做约束，对档案缺乏保护措施，档案管理无法做到集中统一，从而造成档案的严重缺失。
（二）缺乏系统的管理模式
目前很多高校的图书馆都没有建立一套适合自己发展的管理制度，缺乏统一的标准与管理模式，由于管理上的混乱以及许多工作人员的疏忽，导致图书馆档案无法完整的保存，更没有正规的对档案卷宗进行及时的分类编目，标注及登记造册等，使缺失的档案无法保持其完整性，特别是某些档案在提交装订过程中，采用不用规格不同材质的纸张，有些档案文件则采用不同的墨水进行手写，不仅装订起来不够美观，同时不利于保存，从而给查找利用带来不必要的困难。
（三）危机意识淡薄
高校图书馆的危机通常可分为潜在性危机与突发性危机，若按环境因素来划分则分为外部危机与内部危机，外部危机通常为：台风、地震、火灾、水灾等自然灾害引起的造成图书馆断电、倒塌、水管破裂、文献受损等情况；内部危机通常产生于管理体质不完善，工作人员专业素养不高，服务质量地下所导致的图书馆声誉受损等情况，目前许多高校图书馆都把没有把危机管理放到重要位置上来，缺乏危机处理能力，无法及时发现危机隐患，将危机消灭在萌芽中。
（四）人力资源管理水平落后
人才作为图书馆文献资源之外的另一宝贵资源，已不再是传统意义上的毫无价值的图书管理员，而是真正能够负担起信息专家，信息导向与信息管理等方面技能的专业人才。但目前许多高校都没有把图书馆员真正作为一种资源，传统的人事管理无法满足现代人才发展的需求，人力资源管理水平的落后，加之许多管理制度的不健全，不能起到正面的约束作用，致使图书馆员无法摆正自身位置，工作积极性不高，人浮于事，服务意识淡薄。
二、高校图书馆档案管理中存在的问题
（一）档案藏量无法满足查阅者需求
由于高校的重视力度不够，加之资金投入不足，人力、物力、财力在供给上的缺失，导致图书馆档案藏量严重不足；在图书馆档案管理过程中，由于管理模式存在方方面面的问题，导致部分档案利用率不高，档案资料形同虚设，且有些工作人员缺乏档案保管意识，致使部分档案在经年累月中存在缺失现象，无法从根本上满足查阅者对文献资料的需求，从而导致查阅者对图书馆抱持怀疑及不信任的态度，不能做出正面评价，图书馆领导有时也疏于过问档案的管理情况，这也是成为制约图书馆档案管理发展的重要因素之一。
（二）人员配置不适应现有发展
目前许多高校图书馆都没有配备专门的档案管理人员，大多数还属于兼职工作， 只负责登记、收藏、保管等一般性工作，没有经过业务知识培训，也没有进行必要的思想教育，所以在工作中不能产生正确的认识，认为这是一个无足轻重的工作。
另一方面，由于档案管理人员对于档案管理工作投入的精力不够，加之经费不足及领导对此项工作缺乏正确的认识和重视，导致档案管理人员不断的更换，使得许多档案不是缺失就是断档，甚至许多资料该登记的没有登记，该存档的没有存档，导致档案工作在管理过程中出现严重的纰漏，甚至危及图书馆学高校声誉。
档案管理人员的业务水平及工作态度已无法满足现阶段档案管理发展需求，因此，提高图书馆档案管理人员综合素质及档案管理能力，成为了当前图书馆良性发展的主要任务。
（三）档案数字化进程缓慢
在信息化网络时代，许多高校图书馆的档案管理还处于手工存取阶段，从档案载体来看，纸质档案比重较大，电子档案、影像资料文献档案的种类和数量相对较小，档案管理还是沿袭传统的管理模式，没有与图书文献信息资源的现代化建设同步发展，导致档案数字化进程缓慢。在文献信息交流自动化的网络时代，这种馆藏档案的结构和内容已无法满足人们多渠道获得档案文献资料的需求，特别是在已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书文献信息资源的现代化开发同步。
（四）危机处理能力薄弱
高校图书馆作为一个开放的有机体，诸多内外因素都可能对其发展和生存构成威胁，形成危机。然而，目前许多高校图书馆对危机管理的重视程度与危机处理能力还很薄弱，人员配备不够，资源匮乏，服务措施不利，这些都是当前普遍存在的问题。
目前我国学术界对图书馆的危机管理主要还是以学术研究为主，能立足于高校图书馆面临的具体危机做调查研究的尚属少数，缺乏强有力的数据和案例支持，因而其针对性和可操作性不强。从现存的图书馆危机的文章中来看，对于高校图书馆危机问题的研究也多是流于形式的那些困难，对于某些存在危机的问题还没有形成足够的危机意识，如对外国留学生的信息服务和对残疾人的信息服务等，探讨的很少。即便有，也没有深入的探讨危机产生的原因，提出的解决策略也多为空泛之谈。
（五）无有效的评估制度做指导
目前很多高校图书馆都施行了绩效评估制度，但大部分都做的不够深入，不是使评估制度流于形式就是违背了绩效评估的初衷，评估效果之所以难以达到预期，归纳起来有如下原因：
首先，考核目的不够明确。绩效考核的首要目的是对管理过程的一种控制，通过评估发现员工工作的不足，明确改进方向，提高员工绩效，从而更好的实现组织目标。但在实施过程中，被考核者往往错以为考核只是走走形式，没有对考核进行正确的认识，可以说完全背离了考评的初衷。
其次，评价指标定位不明。目前许多图书馆在实施绩效考核中都出现考核标准的界定过于笼统、宽泛，指标设计缺乏可量化行的问题，让被考核者对指标的理解存在歧义，使考核失去公平公正的原则。
再次，缺乏反馈机制。在考核工作中，有效的沟通是整个绩效管理系统不可缺少的一环，也是实现考核效果的重要保证。然而，目前许多图书馆在反馈问题上都是类似于年终小结的形式，无法做到双向的反馈沟通，这种为考核而考核，不重视考核结果的做法直接影响到馆员对考核结果的正确认识，从而影响到馆内团结，导致馆员工作质量下降，使考核失去了原本的目的。
最后，是缺乏奖惩机制。目前许多高校图书馆在考评过程中，往往只重视考评过程，轻视奖惩环节，不能从根本上实现考评与奖惩相挂钩，考评结果的好坏对馆员无实质性的影响，这种没有奖惩机制的做法，使考评流于了形式。
三、改善建议及具体措施
（一）实现资源共享，满足查阅者日益增长的需求
在现阶段发展过程中，由于科学技术的不断更新和进步，图书文献资料的价格不断增长，居高不下，没有一个图书馆能在有限的馆舍条件、经费和人力的情况下，把所有的文献资料搜集齐全，加工整理，有效传递。而要想解决这个问题的根本途径，就是要做到资源共享。 图书馆的资源包括各类馆藏、目录及人员设备等，若有两个以上的图书馆共同使用这些资源时，就做到了资源共享。 现在许多高校的图书馆都已经采取了各种措施，在采购、编目、存储、馆际之间互相借阅等领域开展多种形式的馆际工作，使资源得到充分利用，实现资源共享。这不仅节约了人力成本和经费，而且还为开拓新领域，扩大服务范围，提高服务质量等方面，带来了新的资讯与发展契机。资源共享作为高校图书馆的一个发展目标，终究会得以实现。
（二）提高员工素质，健全管理制度
档案管理是高校图书馆管理工作的首要任务，因此，提高员工素质，完善各项管理制度，建立标准化的管理体系就显得十分必要。在用人方面，可选用责任心强、并具有较高学历及文化素养的人才，主要承担图书馆档案管理的全部职责， 档案人员一经落实，需保持相对稳定，不要随意变动。另外还需从实际出发，开展档案人员的业务学习，多让他们参加专业培训班和实际操作学习， 逐渐积累档案管理的专业知识和经验。同时档案管理人员还需更新观念，掌握先进的计算机和数字化的网络应用技术，打造一支具有广博的知识、敏锐的信息意识和较高的信息处理能力的复合型专家队伍，以适应档案管理工作现代化发展的新趋势。
要搞好图书馆档案工作，必须建立一系列科学、系统、并且适合本馆发展的规章制度。要结合图书馆工作的特点和具体情况，以制度的形式确定内部管理沟通的执行方式、途径渠道，以及评估方法，使内部管理沟通有依据可循，不以某个领导意志的改变而改变，这是图书馆内部管理沟通能够长期存在并付诸实践的必然条件。
档案管理服务于管理又作用于管理，图书馆完善的管理制度和规范化的管理工作程序，能有力促进图书馆档案现代化建设的进程。
（三）加快图书馆档案数字化建设步伐
加快图书馆档案数字化建设是当今世界经济和社会发展的大趋势，随着时代的发展， 人们对档案信息的需求及档案开发的要求越来越高，读者通常可以通过计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到计算机中所需的数字化的文件内容，极大地方便了用户，这不仅最大限度地延长了档案的寿命， 更快捷地为读者提供了档案信息。
国内某高校甚至研发了一个文件档案管理系统，数据信息可包含文本、图像、视频、音频及其他类型的信息数据，系统可实现文件审核、高级检索等功能，使档案管理可实现数字化管理与传统的纸质档案的管理并存。
这种档案管理模式，逐步实现了图书馆档案的数字化，为档案管理开辟了广阔前景，同时也给档案工作带来变革。因此，档案工作必须采用计算机为主的数字化发展技术，结合高校图书馆的特点，最大限度地开发高校图书馆档案信息资源，为图书馆管理工作提供积极有效的服务。
（四）建立有效的危机管理体系
高校图书馆在管理过程中可能会遇到各种类型的危机，如果对危机管理过于忽视或是危机意识不足，极有可能给图书馆造成无可挽回的重大损失，因此当务之急，就是要建立有效的危机管理体系，将危机消灭在萌芽。
首先要建立危机管理机构，并成立危机管理小组，加强与外部危机处理机构的合作，建立危机预警机制，制定危机应急方案以及应对措施。其次，需加强图书馆网络安全建设，加大监控力度，建立高效的数据备份与恢复系统，定期检测硬件的安全性，做好维护工作。再次，完善评估制度，将危机管理工作的指标纳入考核指标体系，同时还要培养员工的危机意识，进行必要的教育培训，提升员工危机处理的知识和经验。
最后要在馆内建立和谐的文化氛围，培养员工的爱馆意识，增强员工的归属感，认同感，提升馆内凝聚力及向心力。只有这样，才能激发员工的工作热情，降低摩擦，减少不必要的损失，使图书馆具备较强的危机处理能力，从而达到预防、弱化和消除危机的目的，保证图书馆健康和谐的发展。
（五）管理模式向企业化发展转变
图书馆向企业化发展是指图书馆参考企业的管理模式与方法，以读者为导向提供服务，运用现代企业科学的管理方法改革图书馆管理模式，提高图书馆的经济和社会效益。由此可见，图书馆实行企业化管理并不是要把图书馆当作企业来经营，而是要把企业先进的管理方法运用到图书馆的管理中。
首先，需建立符合本馆发展的管理体制和制度，明确职位发展定位，制定具有积极性的激励机制与约束机制，培养图书馆自主经营意识，精简机构，提高效率，使组织趋于扁平化结构管理。
其次，是实行岗位责任制，引进现进的人事管理体制，改变过去权责不清，分工不明，效率不高的工作状态，注重激发图书馆工作人员内在潜能，提高工作积极性和创造性，提高工作效率，实现个人价值。
再次，是建立行之有效的目标管理体制，全体工作人员实行竞聘上岗，聘用人需与竞聘人协商一致后签署相关目标合同书，并根据不同的岗位职责逐级完成分解后的馆内年度目标，并将目标予以公示，以便全体人员进行监督与自我监督。
最后，实行科学严禁的绩效考核制度，建立易于量化的考核指标，各级管理人员认真做好馆员的绩效辅导与绩效面谈工作，改变馆员消极抵触情绪，务求把考核体制融入日常工作之中，使考核目标逐级得以实现。
参考文献
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1 PDCA概述
PDCA循环法作为一套行之有效的科学的质量控制管理方法，在各项质量管理活动工作中被广泛应用。PDCA循环理论由美国质量管理专家戴明博士在1950年挖掘出来并应用到全面质量管理中，主要用于质量管理的持续改进问题。PDCA是Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（处理）四个英语单词的缩写，其工作过程依次为P-D-C-A，工作原理为产品按照PDCA循环，且反复循环，下一个循环基于上一个循环的基础，形成一个周而复始的质量循环过程。应用PDCA循环法的可以规范工作流程和每一个工作过程。对于每一个循环过程中发现的问题要找出原因，并作为下一个循环中应该解决的目标，在新的循环中得到解决。质量通过多次循环后不断改进提高[1]。
2 PDCA循环法在档案部门安全评估中的应用
引入PDCA循环法应用在市级档案安全评估活动的整个过程中：包括确立评估内容、制定评估指标及实施执行评估活动。
2.1 建立基层档案安全风险评估体系（P策划阶段）。P阶段主要是制定市级档案安全评估的整体计划，主要包括组建安全评估机构、安全风险分析、制定评估标准等过程，其中最重要的环节就是风险分析。通过风险分析识别档案安全管理的风险，具体风险类别和风险要素见表1。
表1 基层档案部门安全主要风险清单表
风险分析是开展档案安全评估管理活动的首要步骤。市级档案主管部门首先分析整体基层档案部门的内外环境及管理现状，制定准确的目标定位、具体的应对实施计划、合理的时间节点安排、科学的技术手段等评估规划。风险分析内容包括确定评估范围和方针、明确安全目标、划定风险类别、确定风险要素。在档案安全评估中，可以确定五大安全目标：档案馆库安全、安防设施齐全、档案实体安全、档案信息安全、档案管理安全[2]。风险类别和风险要素是对五个安全目标的分解，分析每一个目标的风险类别，并分解出每一个类别对应的风险要素。在实际应用中，可以采用管理工具――鱼骨图分析风险类别和风险要素。
2.2 实施并运行市级档案安全管理体系（D实施阶段）。D实施阶段主要涉及基层档案单位按照评估体系的要求完成各项档案安全工作与档案行政管理部门对各档案单位开展评估、反馈工作。在评估工作实施执行前，首先培训评估专家组成员，明确评估流程、评估标准和评估细节。参加市级档案主管部门组织的培训、测试通过并取得评估证书后方可承担评估工作。市档案局建立档案安全评估人员和档案安全责任人数据库。评估小组应对出具的评估报告负责。
档案安全评估分为自查评估和检查评估两个过程。档案安全评估应以自查评估为主，自查评估和检查评估相互结合、互为补充。自查评估和检查评估可依托自身技术力量进行。在实施过程中，各基层档案单位对照评估标准，结合自身实际情况，自查评估，查找单位档案室存在的危险有害因素和重大危险源。检查评估阶段进行实地检查后，根据评估标准确定安全评估等级，提出安全对策措施，尤其对危险有害因素和重大危险源明确提出严格控制。
2.3 评估评审档案安全体系（C检查）。检查阶段是寻求改进机会的阶段，是PDCA循环的关键阶段。在阶段性开展档案安全评估工作后，检查各档案部门对评估体系执行的结果，并审查现有的档案安全评估体系是否存在问题。
2.4 改进市级档案安全评估体系（A措施）。经过以上3个步骤之后，评估小组报告该阶段所策划的方案，确定该循环是否给各基层档案单位档案安全带来明显的效果，是继续执行，还是改进措施、放弃该体系重新进行新的策划。
A阶段是总结评估体系开展过程中的成功经验，并把这些成功经验用标准化的方式呈现。汲取失败教训，将尚未解决或重新出现的问题转入下一个PDCA循环，从而不断完善档案安全工作评估体系。
图1 市级档案安全评估流程框图
3 结论
关键词 高校教学档案建设与管理 现状分析 策略研究
中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkz.2015.08.009
Teaching Files Construction and Management Strategies
Based on Perspective of College Teaching Secretary
MU Yarong
（Shaanxi Xueqian Normal University， Xi'an， Shaanxi 710061）
Abstract： Teaching File Management in undergraduate teaching qualified to play in the assessment of an extremely important role， teaching archives article from the content included in the basic characteristics of teaching archives， archives of the importance of education as a starting point to explain the current situation of teaching archives， and this status quo for how effective establishment and management of teaching archives， thus truly achieve teaching archival information interchange exchange between universities.
Keywords： college teaching files construction and management; situation analysis; strategies
1 教学档案内容
教学档案主要是指学校、教师和学生在教学实践活动和教学管理过程中形成的直接的、具有保存价值的文字、图表和声像等材料。高校教学档案建设与管理大多来源于教师从事的教学实践工作过程中，由教务处和院（系）级教学部门两个机构组成，一般包括：学校教务处下达的各类指令性文件;教学制度、办法、规定、条例;教学环节中的各类统计材料;授课教师的备课本、提要本和教学设计;期中教学检查文本;辅导答疑资料;教师教改、科研成果、学术专著;教师听课记录;教学效果评价记录;教师考核情况;教师手册;学籍管理材料;学生成绩评定;实习报告;学生特色作业;各类实习报告、实习鉴定表、毕业设计论文材料，以及其他与教学相关的各类档案材料。
2 教学档案的基本特点
2.1 复杂性
不是任何教学文件都需要成为教学档案，只有那些已经处理完毕的，对将来的实际工作和科研等活动具有一定参考利用价值、并且按照一定规律保存起来的教学文件才能成为教学档案。教学文件的立卷归档工作至关重要，文件收集的是否齐全、教学文件内容质量与书写是否规范都直接影响着教学档案寿命的长短，教学档案的价值主要体现在教学过程中对其的利用。①
2.2 原始性
任何教学档案都承载着各个教学环节的信息，它记录了教学活动中的具体情况，能够反映出教学工作过程中各个教学活动的具体环节，是直接从文件转化而来，不是事后编写或随意收集的，注重原始性。除此之外，学校各类行政部门和教务处的收文、发文等底稿和其他各种原始材料等，都是将来教育部本科教学工作合格评估的支撑材料。
2.3 回溯性
从一个孤立的教学文件到教学档案的转化需要一个过程，它是经过逐年累积、按照一定的程序和条理集中保存起来的，因此教学档案信息与反映的教学活动内容有一定的时间距离。例如，教学档案中包涵的教育实习是高校师范专业教学中一个重要环节，也是教学计划中重要的综合性必修实践课程，教育实习这个教学活动从召开筹备会和动员大会，制定教育实习计划，确定实习带队教师、实习指导教师，联系实习单位，协商实习的内容和组织实习相关管理工作，到最后的教育实结。整套的程序必然有时间间隔，这就使教学档案可以追根溯源，不仅可以考查过去教学工作中的不足，总结出经验和规律，也可使其为现实服务和预测未来。
3 教学档案的作用
（1）教学档案可以作为教育部普通高等学校本科教学工作合格评估的重要考查依据。高等学校围绕教学条件、教学过程、教学效果进行评估，必然要考查许多相关资料，教学档案能够反映某一个阶段最基本的教学状态，所以可为本科教学合格评估提供重要依据。在本科教学水平评估过程中，评估专家为了对一所高校的教学情况作出整体客观的评价，往往要调阅大量的档案资料，通过档案材料对照各项评估指标进行科学的定量分析。所以高校档案建设与管理工作在教学水平评估中扮演重要的角色，教学档案在收集信息、记录历史、总结经验、提供考查依的作用越来越明显。
（2）教学档案可以作为教育科学研究的参考。教学档案的形成规律和自身特点决定了它可以对教育教学研究进行指导和参考。②由于教学档案反馈了各种教学过程，所以对开展教学研究或改革实践有很好的指导作用。以陕西学前师范学院为例，学校每两年举办一次青年教师教学基本功大赛，在此过程中形成了大量的教学档案，通过研究当时教师的教案、教学设计、教学手段、教学方法以及教学效果可以反映该教师的教学水平是否提高，直观地反映出教学能力的高低，教师可以借鉴教学档案吸纳其他教师的优点提高自身的教学及科研水平，从而为进一步提升教学质量水平和改革教学方式提供参考。
（3）教学档案是宣传教育的生动素材。教学档案的内容繁杂多样，真实地记录了教学实践过程中的各类案例，在进行教学成果展示和举办各种宣传教育活动中可以提供生动的素材。
4 教学档案管理的现状
（1）教学档案管理人员管理意识薄弱。以教学档案管理的认识程度为出发点，经调查研究发现，绝大部分高校教学档案管理人员管理意识薄弱，对其重视程度不够，尤其是教学档案完整性维护和安全方面意识淡薄，教学档案管理人员责任心弱，随意性强，主观能动性不够，从而导致教学档案建设与管理混乱。③
（2）教学档案管理集中性和规范性不强。由于教学档案内容的复杂多样导致其具有很强的分散性、随意性，教学档案管理人员大多只重视收集院校下达的红头文件，忽视在教学实践过程中形成的大量一线珍贵资料，甚至在一定程度上只强调质量从而忽视数量，造成教学档案残缺，不能完整反映教学活动的全貌。教学档案杂乱无章，每次查找教学档案翻箱倒柜，不能系统地归整教学档案，④使其利用率不高。
（3）各高校间教学档案建设与管理缺乏交流沟通。目前各高校对教学档案建设与管理认识不够，相对来说比较封闭，几乎都是闭门造车，各自按照自己的老思路进行，几乎不与其他高校进行交流沟通、学习调研，这就导致了此项工作长久以来原地踏步，毫无进展，严重影响了自身的教学质量提升。
5 提升教学档案建设与管理的应对策略
（1）配备专业的教学档案管理人员，提升教学档案管理水平。研究表明，在各个高校中，专业的教学档案管理人员相对较少，绝大部分是由教学秘书、科研秘书或是其他的教师或教辅人员兼任，他（她）们没有系统的学习过档案管理的相关知识，也从没参加过相关课程的培训，缺乏管理理论与技能，专业化程度不高。对其工作的性质没有更加全面的认知，只能凭借自身的经验去理解和解决问题。所以高校应配备专业的教学档案人员，从而能够科学地收集、建设和管理教学档案，以便充分发挥教学档案的各方面作用。
（2）增强主动研究分析教学档案意识，活化教学档案实现其资源共享。目前在高校中大部分教学档案只是应用于应付各类检查或提供某些参考，往往更多的是体现教学档案的回溯性，被动地运用教学档案。不注重将教学档案进行活化。所谓的活化就是：主动地从教学档案中提取出有用的信息进行思考和研究，用于服务教学。例如：教学档案中很重要的一个环节――试卷归类和整理，它绝对不是简单地将每学期末考试的试卷收集和存放在某一个地方，这样只是把试卷当作一个教学档案文本，如同死物。如果将每学期的试卷按照不同专业不同年级进行分析研究，得出不同课程试卷中的考点、得分点以及学生从卷面答案中反映其掌握知识的水平和程度，总结本门课程出题规律和出题技巧，形成考试大纲，这就是活化，可以重复利用。倘若每学期将试卷进行剖析，随着社会信息和自身理解水平的提升，从而对该门课考试大纲不断修订，相信此举定会使教师自身的教学水平有一个质的飞跃。
（3）充分利用网络资源，实现教学档案的信息化管理。当今社会是信息的时代，纸质教学档案从保存的持久性和利用率方面略显保守，传统的教学档案管理技术已难以适应当今社会，随着人们的观念和网络技术不断发展，电子教学档案逐渐慢慢出现在大众的视线中。据调查某大学高考录取通知书已从传统的纸质版转变为电子形态，扫二维码就可以从网络中找到自己的高考录取通知书，方便学生查询。为实现教学档案的信息化管理，可以更新理念，解放思想，将可以公开的教学档案信息，组建档案管理系统软件，不断地开发教学档案相应模块，形成相关文件数据库系统，以电子形式利用网络技术，通过网络平台向大众提供学籍管理、成绩管理、教学计划管理、课程管理、教学动态以及教学改革相关信息资源，真正实现各高校之间的教学档案经济、快捷、高效地进行信息互换交流。⑤
（4）实时开展高校间教学档案建设与管理的交流，不断地改革、提升教学质量。社会是不断进步的、飞速发展的，高校想要实现可持续发展，其教学质量至关重要，作为提升教学质量的关键一环，高校教学档案建设与管理同样如此。因此各高校之间应该定期或不定期地开展教学档案建设与管理交流工作，深入探讨此项工作过程中的重点、难点、疑点，相互沟通和学习，取人之长、补己所短，只有不断地改革创新，才能提升自身的水平和技能，从而实现共同发展、共同进步。
6 结语
时代在进步，高校要发展，教学质量不断提升是关键，而提升教学质量很重要的环节――教学档案建设与管理也不能忽视。这不仅是一项重要而复杂的工作，也同样是高校教学质量评估的重中之重。但鉴于目前国内各高校的现状，教学档案建设与管理必须受到各方重视，必须配置足够的人员和硬、软件设施，通过各种培训、学习交流、研讨等方式不断地提高自己，以适应社会快速发展的潮流。
注释
① 刘芳，周晋阳.对高校教学档案管理工作的思考[J].中共山西省委党校学报，2006（3）：69-71.
② 程灿华.加强高校教学档案的建设与管理[J].梧州学院学报，2008（6）：97-102.
③ 白海珍.新时期高校教学档案的科学化管理[J].内蒙古财经学院学报：综合版，2008（1）：72-74.
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