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档案托管工作计划8篇

时间:2022-08-23 06:22:23

档案托管工作计划

档案托管工作计划篇1

关键词:科研项目科研档案档案管理

在科研活动日益社会化、信息化的背景下,科研项目(课题)呈现出跨学科、跨领域、跨机构(以下简称“三跨”)的典型性特征。与一般性科研项目相比,“三跨”项目往往集合了各机构相关领域的优势力量,研究成果更具有显示度,档案的信息含量和科技含量更大,如何有效收集、保存和利用这些科研档案资源是档案人员必须要思考的问题。同时“三跨”科研项目研究周期较长,具有跨机构、跨学科、跨地域、跨平台等诸多新特点,依靠传统的科研档案管理模式和方法难以全面、系统地管理这些资源,需要我们提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”项目档案管理的特点分析

(一)归档主体的多口性

“三跨”科研项目范围大、成员多,往往需要多学科交叉、多部门协调、多单位合作,因而建档材料形成的主体较多,涉及的机构包括主管单位、依托单位(负责单位)、参加单位,涉及的人员包括项目负责人、课题负责人、项目(课题)参加人、业务管理人员、综合管理人员(包括财务人员、设备采购人员、人事管理人员等),并且根据项目开展需要聘请院外甚至是国外知名专家或专家团队。这些机构或个人会形成各种档案资源,这些来源不同却又产生于同一科研活动中的资源,共同构成了一个“三跨”科研项目的全部档案。

(二)归档内容的电子化

一方面,“三跨”科研项目电子档案资源超量增长。随着科研信息化程度的不断提高,“三跨”科研项目会应用更先进的信息技术和电子化设备,科研人员习惯于在自己的工作现场和研究过程中电子化地进行信息交流和处理,从而形成了大量的交流性材料、实验性数据和各种结果性数据。另一方面,这些电子档案具有异构性的特征。由于“三跨”科研项目需要国内国际不同领域的机构和人员协同工作,会涉及多个单位多种应用平台多个数据库资源,不同的科研人员又会在自己的电子设备中保存不同的数据内容,从而不可避免的产生多种结构、多种载体的电子档案。

(三)档案收集过程的复杂性

“三跨”科研项目研究周期长,一般为3至5年,从立项到结项验收每个环节都需经过反复研究和试验,取得最终成果往往要耗费很长时间,这就使得档案资料的收集整理时间跨度大、周期长。在项目进行中一般采用阶段管理的方式,在每一重要阶段主管单位对执行情况(包括阶段科技目标的实现、阶段性成果的形成、创新队伍建设、经费使用情况等)进行综合考核评估;同时每个项目会分不同课题,每个课题也会根据需要进行阶段性检查。在项目整体推进过程中不可避免地会出现成员离职、调职等非正常情况,在每一阶段或特殊情况下档案人员都要及时跟进,保证归档文件材料的齐全、完整、有效。

(四)档案资源的共享性

“三跨”科研项目的立项会经过严格的论证和审批程序,每个课题的设置也必须紧密围绕总体目标,相互有机联系,能针对关键性科学技术问题组织多学科、多方位的交叉研究和协同攻关,在项目进展过程中,同步进行的类似课题的进展会直接影响到相关课题的时效性和完成程度。这种状况下,项目要尽量实现数据资源、信息资源、知识资源等各种资源的全面共享,需要打通原有档案资源的壁垒,建立互联互通的档案资源共享环境,根据项目中不同课题的科研人员利用需求提供最新的、全面的、即时的科研档案信息内容。

“三跨”科研项目档案管理的这些特点决定了要采用新的管理方法和模式,但目前的管理却存在诸多问题。

二、“三跨”科研项目档案管理存在的问题分析

(一)缺乏针对“三跨”科研项目档案管理的指导规范

首先,从国家层面看,已有相关的科研项目和档案管理规范,但缺乏直接针对“三跨”科研项目和档案管理的专项规范,缺少针对科研信息化发展的内容。

我国对科研项目和其档案的管理规范可分为两类,第一类是通用的科研项目与档案管理法规和规范,如《国家科技计划管理暂行规定》等项目管理规定和《科学技术研究档案管理暂行规定》等通用科研档案管理规定。这些规定基本为科技项目和档案管理的一般性规范,没有针对“三跨”科研项目或其他重大科技项目档案管理的相关规定[1]。同时这些管理规范基本是八十年代、九十年代初提出的,缺少对新信息环境下科研项目和档案工作的思考。

第二类是专用科研项目与档案管理的规章和规范,如《国家高技术研究发展计划(863计划)管理办法》、《国家高技术研究发展计划(863计划)文档材料管理办法》(试行)等。这些针对863项目的管理规范在一定程度上与“三跨”科研项目管理相似,但总体来说仍有缺失,在各单位具体操作层面缺乏细则性的规定,很多工作还要参照老标准执行[2]。

其次,从地方层面看,很多省市机关、高校等项目主管部门制定了项目与档案管理规范,如《北京市科技计划项目(课题)档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等,这些规范相比国家规范进一步细化,更具有执行性,如《北京市科技计划项目(课题)档案管理办法》进一步明确了各相关方的职责[3]、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》则提出要加强科研项目的动态管理和过程管理。但另一方面仍缺少对专项科研项目和档案管理的相关规定,无法直接指导“三跨”科研项目的档案管理工作。

(二)缺少针对“三跨”科研项目档案工作自上而下的管理体系

由于管理规范或制度中对档案工作内容的缺失,造成项目各主体对档案工作认识的偏颇,没有建立起针对“三跨”科研项目档案工作的管理体系。

首先,从下达“三跨”科研项目的主管机构看,没有定制项目的档案管理指导规范,缺少对档案工作的总体把控与协调,档案工作无法纳入立项、阶段检查、总验收等关键环节,从而造成档案资源的失控与失存。

其次,从主要承担项目的依托单位看,依旧无法对项目的整体档案工作进行统一规划。虽然项目负责人会指派相关档案人员或课题秘书完成归档工作,但目前依托单位只对单位内部档案工作进行管理,对项目的二级课题承担单位没有进行相关档案工作的监督、指导和检查。因依托单位并不能保存全部项目档案材料,并且因为各课题分头管理导致复印件多、原件少,纸质材料多、其他载体材料少等现象,从而影响和制约了“三跨”科研项目档案的收集整理与开发利用。

最后,从项目的课题参加单位看,由于缺少项目主管单位的指导和管理,基本采用原有的一般性科研项目档案管理模式,不能根据“三跨”科研项目的特殊性要求制定归档范围、归档计划,档案工作无法纳入“三跨”科研课题管理工作中。同时科研人员缺乏档案意识,重视科学研究实践活动和科研成果的发表与获奖,轻视档案资料积累工作,甚至不愿意上交自己手中的材料;档案人员缺乏档案开放意识,重视材料的收集整理、轻视资源的开发与利用,两者工作方式的冲突造成单位内部科研档案工作推进的困难。

综上,由于“三跨”科研项目档案管理工作仍主要依据一般性的项目档案管理办法和模式,缺乏相应的管理制度和实施细则,对各责任方缺乏配套和有效的制约手段,造成“三跨”科研项目档案工作管理失控,不能做到自上而下的集中统一管理。

(三)缺少对“三跨”科研项目档案资源的共享机制与手段

对“三跨”科研项目档案资源的共享需求可分为三个层次,即项目组内共享、单位内共享和社会共享。

首先,项目的各组成部分(课题、机构、人员)是密不可分的整体,其研究过程数据、成果信息、管理性材料是大家所关注的内容,但目前这些档案资源归属在不同的科研单位和主管机构中,而这些机构相对独立,项目档案资源缺少共享的机制,且暂时无法提供资源共享的技术手段。

其次,“三跨”科研项目集中了各单位相关领域的优势力量,形成的是有显示度的原创性科研成果,在项目完成后,除和涉及知识产权保护之外的已归档信息资源有必要在单位内部共享。而目前的项目档案资源只停留在各自为“用”的状态,无法形成网络化的管理模式。

最后,从全社会发展的角度看,科技部《国家科技计划项目管理暂行办法》中已经提出“各类国家科技计划必须建立相互兼容的数据库,实现信息、数据资源共享”,但目前在缺少共享机制和平台的条件下,“三跨”科研项目档案资源的共享利用只能成为美好愿景。

三、“三跨”科研项目档案管理的策略分析

(一)加强对项目档案和档案工作的集中统一管理

首先,要将档案管理纳入项目管理的范畴,从顶层对档案管理做出总体设计。

在项目管理规范中明确档案集中统一管理的原则,加入档案管理的总体内容和要求,保证立项、结项、鉴定等关键环节档案工作到位。如将“三跨”科研项目档案验收作为项目验收中的重要环节,在项目结题、鉴定、报奖时提出“需由档案部门出具立卷归档文件材料完整准确的证明”的要求等。

其次,要制定“三跨”科研项目档案管理规范,明确归档范围。

只有由项目主管机构或由其指派相关档案部门根据“三跨”科研项目的特点制定并颁发档案管理规范,才能根本上保证项目档案的系统性和完整性。第一要制定针对“三跨”科研项目档案内容的归档范围表,项目档案分类中除科研档案外还会有基建、设备、电子档案等不同门类,如果按目前实行的按门类管理档案的模式,会破坏“三跨”科研项目档案的系统与完整性,为日后的利用带来不便,所以可考虑建立以“三跨”科研项目为主体、综合各门类档案和项目各阶段内容的系统的档案资源结构模型和归档范围表。第二要根据科研信息化的特点规范电子文件的归档内容与形式,保证归档文件的长期可读、可用,因为“三跨”科研项目中会形成不同载体、不同形式的电子文件,同时会有海量电子数据产生,需要主管部门会同其他机构制定针对电子科研数据的归档保存策略。

最后,要明确项目各主体的职权范围,加强对档案工作的分级管理。

为解决保存与利用的矛盾,从既有利于档案的规范管理又方便各课题组科研人员利用的角度出发,探索以主管机构为中心,以项目为纽带的档案工作分级管理模式。可实行主管机构抓依托单位,依托单位抓项目组,项目组抓课题组,课题组抓科研人员,一级抓一级,管理网络化。档案部门必须加强与有关职能部门的配合,建立联合监督检查制度[4]。主管机构档案部门负责各项目的业务指导和监督,将具体工作任务分解到各项目组;每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作,对各课题档案工作进行跟踪指导;每个课题组确定一名兼职档案人员,对科研人员的归档工作进行跟踪指导。同时项目组要为项目档案管理提供必要的服务、经费和保障条件,争取将档案管理工作纳入项目管理与年度绩效考核内容。

(二)建立基于项目业务流的全过程管理

“三跨”科研项目档案管理需要基于项目业务流和业务主体,将档案管理工作全过程嵌入到项目管理流程,实行全面的、系统的、过程的管理。

“三跨”科研项目主要有三方业务主体负责六个业务环节的工作,业务主体指:主管机构、依托单位、参加单位,业务环节主要包括分析论证阶段、研究实验阶段、成果鉴定验收阶段、推广应用阶段、成果奖励申报阶段、申请专利和成果转让阶段。基于此形成向“三跨”科研项目业务流的档案管理流程,见图1。

(三)逐步构建“三跨”科研项目档案资源平台

构建资源库是科研信息化发展的必然要求,它一方面可以实现横向共享,为项目组间的沟通交流提供平台;另一方面能全面、系统的积累“三跨”科研项目档案资源,为资源的纵向积累和利用提供基础。

首先,要建设基于“三跨”科研项目应用平台的归档保存系统。目前很多项目的实施都依托于一定的应用平台,这些不同的平台中会产生大量的科研电子数据信息,它们是记录科研过程的重要信息资源,必须归档保存。所以要在项目开始阶段即提出电子科研档案永久保存的功能需求,甚至在各平台设计之初就将档案管理系统的功能嵌入到平台内,保证归档电子文件信息的原始性和全面性;

同时要考虑不同平台异构信息的采集,保证其能够完整、有效的归入档案管理系统。

其次,是建立“三跨”科研项目档案中央数据库。这一数据库需要在主管机构的支持下,在档案部门的配合下完成,以项目为单元有不同的业务主体全过程的记录、积累科研过程数据。同时随着数据量的增加可在此基础上构建成果数据库,揭示相关的科研项目管理情况、研究过程、成果水平等信息,使“三跨”科研项目科研成果档案信息得到推广。

最后,要在主管机构的支持下建立“三跨”科研项目档案数据库管理系统和科研档案信息开放查询系统。首先实现档案资源网络共享,各项目组兼职档案人员或单位档案人员及时进行动态更新;同时考虑构建科研档案信息开放查询系统,提供科研档案信息的服务,充分发挥已归档资源的作用,打破各机构间档案实体共享的限制,使“三跨”科研项目成果的利用更加广泛和深入[5]。

“三跨”科研项目档案管理涉及范围广、人员多,需要从主管机构到基层科研单位的多方支持,原有的档案管理方式和模式已不能满足实际需要,档案人员需要根据科研工作发展的新情况新趋势创新性地开展档案管理工作,以全面、系统地保存科研档案信息资源,服务科研一线服务社会。

注释:

[1]科学技术部.国家科技计划项目管理暂行办法.2001-1-20;国家科委,国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定,1987-3-20

[2]科学技术部.国家高技术研究发展计划[863计划]管理办法.2001- 8;科学技术部.国家高技术研究发展计划(863计划)文档材料管理办法(试行),2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技计划项目(课题)档案管理办法,2008-7-1

[4]关宏玉,刘洋,安小米.我国科研文件档案管理模式特点问题与建议:典型案例研究[J].山西档案,2011(7).

档案托管工作计划篇2

乙方(委托方):_________________

根据国家有关流动人员人事行政关系、档案管理的政策规定, 甲乙双方本着自愿的原则,就委托人事事宜达成如下协议:

一、甲方的责任

甲方为乙方提供下列_________项服务:

1.代管人事行政关系、人事档案;

2.负责人事档案材料收集、鉴别、整理、归档、保管等工作

3.保留其原有身份、核算工龄、核定档案工资;

4.办理转正定级、专业技术资格的认定和考评申报事宜;

5.办理出国(境)政审,申办出国(境)证照的有关手续;

6.出具婚姻、生育状况、公证等各种以档案为依据的有关证明材料;

7.代办缴纳社会保险费用事宜及退休的相关手续;

8.代管党组织关系;

9.办理人事调动并负责人事档案的查阅、转递工作;

10.接受各种培训申请,进行就业指导、提供人才素质测评;

11.单纯保管人事档案。

二、乙方的责任

1.遵守现行人事政策有关规定,配合甲方做好管理工作。

2.按_________政府_________号文规定,向甲方交付人事费。标准按_________元/月。需一次性缴纳本协议有限期内人事服务费。逾期不缴费的,甲方有权停止一切人事服务。

3.本协议期满应及时办理续期或转出手续。逾期半年(从合同期满第_________个月算起),甲方将乙方档案封存,不再办理任何手续,此协议失效。

4.缴纳社会保险费并签订《代办社会保险缴费协议书》。

5.自觉遵守《_________省计划生育条例》,并与甲方签订《计划生育合同书》。非_________户口的乙方个人(指借调人员,不含应届高校毕业生)其户籍不变,协议期满,将人事档案转回原单位(或户口所在地的人才交流服务机构)。

三、其他

本协议签定期限最短一年。协议期内提前解约的,所缴人事服务费不予退还。

本协议有效期_______年,自_______年_______月_______日至_______年_______月_______日,期满可续签。

本协议一式两份,双方各持一份,具同等效力,双方签字盖章后生效。

甲方(盖章):_________ 乙方(签字):_________

经办人(签字):_______

_________年____月____日 _________年____月____日

签订地点:_____________ 签订地点:_____________

附件

附件一 续签记录(略)

附件二 办事记录(略)

附件三

计划生育合同书

甲方:_________________

乙方:_________________

根据国家《流动人口计划生育管理办法》,《_________省计划生育条例》和《_________省流动人口计划生育管理办法》的有关规定,甲乙双方同意在签订《个人委托人事协议书》的同时,自愿订立合同如下:

甲方有权督促乙方自觉执行计划生育政策,一旦乙方违反计划生育政策时,有权根据计划生育部门,所在街道办事处及有关部门作出的处理意见,相应作出人事行政方面包括除名,退档等处理。

根据国家《流动人员计划生育管理办法》、《_________省计划生育条例》和《_________省流动人员计划生育管理办法》的规定,乙方在签定本合同时,根据自己的情况,保证做到:

1.未婚人员(含已离异)自觉执行《婚姻法》的有关规定,如申 请结婚,自觉按法定程序办理结婚手续。

2.已育人员,保证在_________年_________月至_________年_________月之内不生育。

3.已婚人员,如需生育,自觉到户口所在街道办事处申领计划生育指标。

4.已婚已育人员,坚决做到不计划处怀孕,不计划超生。

5.计划外怀孕人员,自觉接受计生部门,户口所在街道办事处采取的措施终止计划外妊娠。

6.计划处生育人员,按《_________省计划生育条例》第三十二条的规定,交由计生部门或户口所在街道办事处处理。

若乙方情况有变,须及时通知甲方,并签定新的合同,否则,后果由乙方负责。

本合同一式两份,甲乙双方各执一份,具同等效力,自双方签字 盖章后生效。本合同未尽事宜,按《_________省计划生育条例》规定执行。

甲方(盖章):_________ 乙方(签字):_________

经办人(签字):_______

档案托管工作计划篇3

【关键词】档案;保护;方法

1.档案监护

监护问题至关重要。一个档案工作者有监护档案的义务,每一件档案要有作为历史证据的、对它的估价很重要的有特色的监护历史。不管一件档案是由形成机构移交给档案工作者监护,还是由馆外的所有者通过寄存的途径使之成为监护对象,都应受到妥善处理。在每一情况下,档案的监护又都委托给档案工作者。这种委托的记录提供了文件监护的轮廓,并能在委托程序之下获得的档案和人为汇集方式获得的档案之间形成一个鲜明的界限。当然,档案馆通过收集而获得材料完全合理,因为它们的工作目标就是广泛的文件。但是,监护义务和档案所有权之间的界限还是重要的。监护是委托的,其他的档案管理职能也是委托的。正是通过委托,档案工作者才能行使鉴定和选择职能,他们代表那些通过自然继承和通过不太正式的委托而对文件负责的人的利益,代表研究团体的利益,去履行这些职能。查阅和利用方面的职能也是委托来完成的。

为了调整的目的从档案馆中提调出特殊档案,不会导致监护环节出现缺口,为修复、展览、教学、复制或参观等目的而提调档案可能是必需的或有用的。监护方面的规则应当非常灵活,要考虑到保护或利用体系的范围。对损失的预防,可以包括制作照相复制本(如果适应的话,应充分使用照相复制本代替原件)、登记档案号,批准应负责任的人员、通过档案馆外负责人员可享有的物质条件。如果采取了这种理智的预防措施的话,就没有任何理由不利用诸如邮政系统这样的外部服务,也没有理由不使用那些虽不是档案工作人员却认真负责的人来管理提调出去的文件。

2.档案存贮

档案馆的工作人员经常应对存贮容量、利用、整理以及为目前和将来接收档案所保留的存贮面积作出估价。

当档案馆建立时,显然有必要计算一下可存放目前积累的有价值的材料的容量,这些材料是指新建档案馆原来就有的原始材料。随着时间的推移,新材料的接收扩大了原来的馆藏量,任何一个时期所接收档案的数量,取决于现行机构产生通过鉴定检验的新文件的能力。

档案馆处于一种不值得羡慕,大概也可能是绝无仅有的地位。这种地位就是对未来接收的范围不能进行决定性的控制,有时甚至还一点也不了解。当然,有可能并且经常有必要在特定时期根据档案馆的工作计划,来调整档案的接收。这样,对现行机构个别部门积存档案的接收,可以安排在特别年度或月份的计划之内,同时也要适应档案馆的或部门管理的计划需要。日常档案的接收工作不能这么轻易地调整,但是它们的规模可以估计得到。同样,外部或非官方需要寄存的大量文件的接收,可以进行调整,但要考虑到新机构的建设计划等等。但是,由于私人档案的寄存,当然就出现最大的不肯定因素。特别是经常会出现紧急情况(正如考古发掘一样),出现仓促阻止档案的批量销毁或疏散的情况。

提供的存贮容量,当然应该与档案馆计划的要求成正比。这种存贮的费用因此也要参考原来的政策和目标的要求,提出正当的理由。档案计划应该不只是包括保证长期存贮的适当环境的方法,而且还包括对大气经常检测的方法,设备计划应该包括除工作时间外的其他时间、夜晚和假期、检测环境条件的手段。这些记录应该保管很长一段时间,以便长期的或季节的变化就能够得到观察。这就意味着对这些记录也应该进行检查和说明。如果可能的话,大气检测应该不只是包括湿度和温度,而且还包括其化学内容。

实际工作中,有些档案建筑不能创造一个得到严密控制(甚至任何控制)的环境。在这些情况下,有人建议应制定一些保护措施,因为这些措施能提供一些工作信息。毫无疑问,专业档案工作者将希望尽可能得到更多的能影响档案存贮条件的技术信息,即使这没有什么直接和立即的用途。当计划进行设备改造时,若能够在任何可能的情况下根据目标和科学条件表达出资源分配的事实,这当然是一个可取之处。

环境条件对档案最大的危险是: (1)湿度(一直太高或太低,或激烈的变化);(2)温度(激烈的波动,或持续高温);(3)空气污染(有害化学成分的聚集);(4)大气滞流(滋生霉菌);(5)动物和昆虫;(6)在某些情况下,阳光直接照射或光线曝射;(7)灰尘。

最现代化的建筑也并没有幸免子这些危险。排架,装盒(和盒内档案的装订)以及存放地点的选择,都有助于控制环境条件。很多国家全国性档案工作者组织正在致力于建立这些标准。

3.档案安全

为防护档案免遭擅入档案馆者的滥用,可以仿效文件中心所采用的措施,在那里,实际上这种防范措施比在档案馆更为重要。

大门和其他可能的进出口的质量要按建筑的技术标准处理。控制措施不应该过于严格,否则,这些措施就会遭到漠视。库房大门是否有必要永久封锁,这就根据它们是否能直接通向档案馆工作区或是通向另外可以进出的地方而定。还要考虑到所存档案的质量、性质、包装和标号等问题。

擅入档案馆者滥用档案,是指包括抽出文件而未作记录,或放置在错误地方以致丢失。但是,档案工作者过去曾经领略过的蓄意盗窃的相对消除,这在今后不可能继续出现。现在文献的销路有了一个总的上升,并月。在大多数情况下,追查盗窃的梢案是困难的或是不可能的事。因此,在设计存贮区时,防护档案免遭偷盗或未经认可的出口应该加以考虑。某些地方出现故意的损害,看起来也将构成更大的危险。

4.档案修复

完整的档案机构设有一个修复处,这个处在计划允许的条件内可以履行档案保护方面的全部职责。修复处应该享有充足的预算,以保证自己在适应程度上的优先地位和对资源的共同分配权。

对保护部门来说,在两个或更多的机构之间联合地开展工作是可能的,即使其他的档案服务仍是各自为政。因为档案修复需要专门的设备技术和仪器,这些东西迅速集中到一个中心。这种集中化经常能圆满实现。同时,通过签订馆外合同去完成修复和装订工作也是可能的。

文件修复有两个分支,即传统式的和现代化的。二者之区别影响修复工作的计划和技术人员的状况及培训。传统的修复方法要求工作人员具有主要使用家具型设备的工作水平:板凳、洗涤槽、框架和桌子。大型档案馆现在已经建立的现代化修复方法却与之大相径庭。他们对工作人员个人技艺水平要求不高,却将大量投资用于机械。在此主要的要求是,除了能安全地使用这些机械外,再就是对修复过程的管理。

5.结语

档案保护是一项比较系统的工程,在档案保护的过程中,一定要注重细节,提升档案保护的工作水平,不断更新档案保护的方法,及时转变陈旧的档案工作理念,将正确的档案保护意识融入其中,不断的创新,将档案保护工作推向新的高度。 [科]

【参考文献】

档案托管工作计划篇4

一、高校计划生育档案工作中存在的问题

1.人户分离问题普遍存在

毕业生流动性大、就业不稳定。以农业户籍形式迁入学校转为非农业户籍的学生,他们毕业后,一般户籍托管在就读的高校所在地政府主管部门的人才交流中心(各地政府出台的政策有所不同,有些地方不实行户籍托管),也有回迁户籍到原籍所在地的乡镇派出所,以集体户的形式落户为非农业户籍(因其家庭户籍是农业户)。无论哪种形式落户,他们都存在人户分离这一必然形式。因为,就业的形式决定了他们的流动性程常态化。

2.无法顺利开具婚育证明

一些地方政府相继出台了针对高校毕业学生的户籍托管与《流动人员婚育证》的政策。如某地方政府规定:A、填写《大中专毕业生托管人员计划生育基础信息登记表》,B、《办理流动人员婚育证》,C、《流动人员婚育证》有效期限为二年,在有效期限前本人应主动及时到户籍地换领新的《流动人员婚育证》,期间可与户籍地街道办事处计生部门电话联系一次,以便户籍地的计生部门及时掌握流动人员的婚育信息,超过一年不联系的,将不在为其出具相关婚育证明。虽然有了以上这些政策和措施,流动着的高校毕业生,需要婚育证明时,仍无法顺利开具婚育状况证明。因为电话联系的依据缺乏可信性,且两年及时回户籍地换领《流动人员婚育证》缺乏可行性。

3.新生儿无准生证无法入户

人员可以凭户口、身份证在一方户籍地领取结婚证,成为合法的夫妻,有生育孩子的合法权利,有些人因思想认识问题或其他原因没有及时换领《流动人员婚育证》,无法开具婚育状况证明,但他们依然生育孩子。造成的结果是:孩子无准生证无法入户等一系列问题。

4.购房限购令影响高校毕业生户籍问题

中央政府对房地产调控政策的出台,各地方政府也相继出台了相应的购房限购令,这一政策的出台,使高校毕业学生户籍成为敏感的社会问题,他们是购房的钢性需求者。因此高校学生的户籍问题已引起了社会各方关注。

5.《流动人员婚育证》办理程序繁杂

上世纪八十年代以后、高校扩招以来出生的独生子女群体,他们毕业后,国家实行自主就业,他们更换工作的频率较以前其他年代的流动人员更频繁,成为社会流动的新生力军。他们中一些人已在离开户籍地的其他城市工作、结婚、生活,种种原因没有按期换领《流动人员婚育证》,去相关部门开婚育证明没有开具的依据。原因是:现工作单位以结婚一年以上进入单位工作,与户籍地人户分离一年以上且没有办理《流动人员婚育证》,不掌握生育情况,按计划生育条例规定不予办理相关婚育证明手续(因为,按正常生理规律,从结婚到这次怀孕期间可至少生育一个孩子,期间的婚育情况管理存在漏洞)。夫妇生育一个孩子的相关手续尚且如此难以办理,更别说夫妇是双独生子女生育第二个孩子需办理的相关手续更是繁杂难上加难。

综上所述,由高校毕业生的户籍管理引发的婚育证明的焦点:“人户分离这一社会现象”,应引起社会各界的高度关注,国家应尽快出台相应的政策,解决高校毕业学生的这一社会生活难题。高校毕业学生不同于其他流动人员,他们中的大多数基本上不再回户籍原地,户籍也无法落户于生活、工作的城市。因此,开具有婚育状况证明,是他们生育子女的一大难题,这不仅给他们繁忙的工作增加额外的精神负担,而且形成一系列的社会问题(没有准生证的情况下生育子女,孩子无法入户,医疗保险、社会保险、高价费入托上学等等问题)。

二、高校毕业生婚育档案管理对策

1.改变现有的户籍托管与回迁政策

托管与回迁是人户分离成为必然存在形式。因此,解决高校毕业学生的户籍管理问题,就是打破现在实行的户籍管理地域间界限政策。改变户籍托管与回迁政策使高校毕业学生流动成为常态化、普遍化局面。所以,尽快解决高校毕业学生人户分离是他们婚育管理问题的关键。

2.建立完善的婚育信息网络档案化管理系统

将高校毕业学生纳入全国流动人员计划生育信息档案管理系统,使大学毕业后由于种种原因处在不断流动中的、由学生变为社会青年群体的他们,随时随地按期登记申报个人的婚育状况情况,换领《流动人员婚育证》,改变因种种原因不能按期换领《流动人员婚育证》,电话联系申报给计划生育管理工作带来不可操作性。心情愉快地申报办理生育孩子的各项手续,解除他们的社会精神负担。

3.婚育信息网络档案化管理先从基层试点起步

我国计划生育信息网络没有建立的情况下,应从基层计划生育管理部门起步,建立逐渐向全国升级的上世纪八十年代以后出生人群的婚育信息档案(他们正处在生育的高峰期),制定更加完善的、可操作的婚育服务信息档案化管理系统措施。他们就业不容易,工作压力大,即使各项手续齐全,因人户分离,不可能请假奔波办理,往往劳烦的是双方的年迈父母为其多方奔波办理。因此,解决好他们的生育问题,会让千万家庭生活在和谐的欢乐氛围之中。

4.地方性政策应对高校毕业生优惠

地方政府在制定限购房、及其他地方福利政策的同时,多考虑一下流动的年轻人,他们在地方经济发展中起着积极的推动作用。因为高校毕业学生是社会先进生产力的代表。

5.婚育档案工作者要端正态度,做好服务

端正工作态度,树立服务意识,掌握科学技术,提高服务水平,建立完善的流动人员婚育信息档案。社会在关注其他流动弱势群体时,多一些关注二十世纪八十年代以后出生的、流动的青年群体。他们肩负着赡养夫妻双方多位父母的责任,同时也肩负着未来社会的养老问题。因此,婚育信息档案化管理工作尽快地跟上他们的生育节奏需求。

档案托管工作计划篇5

珠海市人力资源开发管理服务中心

甲方(受托方):珠海市人力资源开发管理服务中心

乙方(委托方):________________________________

根据国家有关流动人员人事行政关系、档案管理的政策规定,

甲乙双方本着自愿的原则,就委托人事事宜达成如下协议:

一、甲方的责任:

甲方为乙方提供下列()项服务:

1代管人事行政关系、人事档案;

2负责人事档案材料收集、鉴别、整理、归档、保管等工作

3保留其原有身份;核算工龄;核定档案工资;

4办理转正定级、专业技术资格的认定和考评申报事宜;

5办理出国(境)政审、申办出国(境)证照的有关手续;

6出具婚姻、生育状况、公证等各种以档案为依据的有关证明材料;

7代办缴纳社会保险费用事宜及退休的相关手续;

8代管党组织关系;

9办理人事调动并负责人事档案的查阅、转递工作;

10接受各种培训申请,进行就业指导,提供人才素质测评;

11单纯保管人事档案

二、乙方的责任:

1、遵守现行人事政策有关规定,配合甲方做好管理工作。

2、按珠府[1998]15号文第十条规定,向甲方交付人事费。标准按元/月。需一次性缴纳本协议有限期内人事服务费。逾

期不缴费的,甲方有权停止一切人事服务。

3、本协议期满应及时办理续期或转出手续。逾期半年(从合同期满

第七个月算起),甲方将乙方档案封存,不再办理任何手续,

此协议失效。

4、缴纳社会保险费并签订《代办社会保险缴费协议书》。

5、自觉遵守《广东省计划生育条例》,并与甲方签订《计划生育合

同书》。

三、非珠海户口的乙方个人(指借调人员,不含应届高校毕业生)其

户籍不变,协议期满,将人事档案转回原单位(或户口所在地的

人才交流服务机构)。

四、本协议签定期限最短一年。协议期内提前解约的,所缴人事

服务费不予退还。

五、本协议有效期年,自年月日至年

月日,期满可续签。

六、本协议一式两份,双方各持一份,具同等效力,双方签字盖章后

生效。

甲方:人力资源开发管理服务中心乙方(签名):

代表:(签章):联系电话:

年月日年月日

附:

计划生育合同书

甲方:珠海市人力资源开发管理中心

乙方:______________

根据国家《流动人口计划生育管理办法》、《广东省计划生育条

例》和《广东省流动人口计划生育管理办法》的有关规定,甲乙双方同

意在签订《个人委托人事协议书》的同时,自愿订立合同如下:

一、甲方有权督促乙方自觉执行计划生育政策,一旦乙方违反计划生

育政策时,有权根据计划生育部门、所在街道办事处及有关部门

作出的处理意见,相应作出人事行政方面包括除名、退档等处

理。

二、根据国家《流动人员计划生育管理办法》、《广东省计划生育条

例》和《广东省流动人员计划生育管理办法》的规定,乙方在签

定本合同时,根据自己的情况,保证做到:

1、未婚人员(含已离异)自觉执行《婚姻法》的有关规定,如申

请结婚,自觉按法定程序办理结婚手续。

2、已育人员,保证在年月至年月之内不生

育。

3、已婚人员,如需生育,自觉到户口所在街道办事处申领计划生

育指标。

4、已婚已育人员,坚决做到不计划处怀孕,不计划超生。

5、计划外怀孕人员,自觉接受计生部门、户口所在街道办事处采

取的措施终止计划处妊娠。

6、计划处生育人员,按《广东省计划生育条例》第三十二条的规

定,交由计生部门或户口所在街道办事处处理。

三、第二条中乙方情况有变,须及时通知甲方,并签定新的合同,否

则,后果由乙方负责。

四、本合同一式两份,甲乙双方各执一份,具同等效力,自双方签字

盖章后生效。

五、本合同未尽事宜,按《广东省计划生育条例》规定执行。

甲方:珠海市人力资源开发管理服务中心乙方:

档案托管工作计划篇6

关键词 二八法则 教师成长 档案管理

中图分类号:G451 文献标识码:A

Talking about Teachers' Growing Files and Pareto Law

LIN Lili

(Jiangnan University, Wuxi, Jiangsu 214122)

Abstract The teacher business file Settings now faces both comprehensive, and need to take into account the dilemma of performance dilemma, pareto law is to solve this contradiction best method. Use pareto law set teacher business file content, must collect and relevant information, will comb good school target and individual planning organic combination, adhere to the scientific and practical attitude, to carry out and feedback.

Key words pareto law; teachers' growth; file management

为了提高教师整体素质,促进教师专业化发展,增强教师自我反思、主动发展的意识和能力,许多学校建立了教师成长档案制度。

1 目前教师成长资料归档面临着两难的窘境

教师成长中的业务档案主要是通过收集教师平时教育教学业绩、专业学习、进修培训等相关材料,真实反映教师专业成长历程,是教师教书育人、实验科研、继续教育等全方位的记录和展示,是教师在职业生涯中不断学习研究、实践反思、探索积累的鲜活历史见证。为此,教师成长档案内容设置必须坚持两大原则:

一是多元性原则。从横向而言,教师成长档案的内容设置应重点反映教师在一段时期内课堂教学、课程开发、师生关系、师德修养、业务学习、教学资源整合、团队合作、学生个案研究、考试评价等多方面所发生的变化和取得的成绩。从纵向而言,教师成长档案应凸显发展性和动态性,着力于促进人的长期而有个性的发展,激发教师的内在情感、意志、态度,并随着教育价值观、社会人才观等的不断发展而逐步完善。

二是绩效性原则。绩效是指完成工作的绩与效的组合。绩就是业绩,包括工作目标和职责要求两部分;效就是效率、效果、态度、方法、方式,效又包括纪律和品行。作为教师成长档案,涉及教师个人绩效的方方面面,因此它的档案内容设置必须突出教师对学校目标的实际及潜在的贡献。同时,教师业务资料的归档是一个长期的工作过程,需要学校、教师投入大量的财力、物力与人力,学校投入与产出的比较必然成为教师成长档案制度中组织绩效必须关注的重要内容。

根据上述两个原则,教师成长档案内容设置要全,否则难以体现多元性原则;教师成长档案内容设置又不能太多,否则绩效性原则就无法实现。据了解,许多学校在建立教师成长档案制度时都面临着这种两难的窘境,同时也是这一制度难以持续的关键所在。

2 二八法则已经在许多领域得到了推广

二八法则是19世纪末20世纪初意大利统计学家、社会学家、经济学家维尔弗雷多・帕累托(Vilfredo.Pareto,1848~1923)首先发现的。他认为,在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%的尽管是多数,却是次要的,因此又称帕累托定律。

维尔弗雷多・帕累托出生于巴黎,祖父帕累托爵士被拿破化封为帝国男爵。1850年帕累托一家返回意大利,1869年帕累托在都灵综合技术大学毕业,获得了工程学博士学位。由此开始从事工程学和工业管理工作,并在几次调换工作以后升任意大利钢铁公司的总经理。1891年,正当帕累托在企业经营春风得意之际,他通读了著名经济学家马费奥・潘塔莱奥尼的《纯粹经济学原理》一书,开始对经济学产生兴趣,并深入研究,1893年帕累托被任命为洛桑大学政治经济学教授。

帕累托有着浓郁的工科背景,在经济学的教学和研究中,他喜欢用数据证明,用事实说话。1897年,意大利经济学者帕累托在大量的实证研究与统计调研中偶然注意到19世纪英国人的财富和收益模式。在调查取样中发现:社会上20%的人占有80%的财富。因此,二八法则成了这种不平等关系的简称。

后人对于帕累托的这项发现给予了不同的命名,例如,帕累托定律、二八法则、最省力的法则、不平衡原则、犹太法则等。人们在实践中发现,二八法则已经成为人类社会普遍存在的一个典型模式。例如,80%的产出源自20%的投入;80%的结论源自20%的起因;80%的收获源自20%的努力;工程的80%的价值源自20%的行为。同时可以看到,只要弥补了最关键的20%的质量缺口,就可以获得80%的利益;只要纠正了20%的起因,就可排除80%的客户投诉;协商各方只要坚持到最后20%的有效时间内,就可以争取到80%的相互让步。

二八法则的发现和推广给我们两个重要的启示:一是理论研究的成果应该来自大量的实证调研和统计数据证明。也就是说,理论只有通过实践的检验才能称为真理,科学的研究方法不仅包括逻辑严谨的定性分析而且包括大量实证支撑的定量分析。二是唯物辩证法认为,在事物发展的任何阶段上,必有而且只有一种矛盾居于支配的地位,起着规定或影响其他矛盾的作用。这种矛盾就是主要矛盾。由此,人们在观察和处理任何事物或过程的诸种矛盾时,必须善于以主要精力从多种矛盾中找出和抓住主要矛盾,提出主要的任务,从而掌握工作的关键因素。中国古代有一句名言,叫做“纲举目张”,说的也就是这个意思。

3 二八法则在教师成长档案内容设置中运用

要坚持多元性、绩效性两大原则,运用二八法则,科学、高效地设置教师成长档案内容,就必须做好以下四方面的工作:

一是广泛收集、认真梳理各个学校教师成长档案内容设置的相关信息。有的学校设置了三大系列,包括:(1)个人基本信息系列,主要有本人所学专业、最高学历、教师资格类型、专业技术资格级别及相应聘书、教育教学岗位或管理岗位、从教年限、工作经历等;(2)个人成长系列,主要有学科专业成长、教育专业成长、教育教学技能成长、个性化发展等内容;(3)阶段性评价系列,主要有自我评价、教育对象评价、家长评价、同行评价、教育组织评价等相关记录。还有的学校构建了教师成长档案内容的8个板块,包括:(1)规划版块,主要有教师的基本信息、教师的自我发展规划等;(2)教学版块,主要有自我推荐的教案、教学设计、课件等;(3)学习版块,主要有进修或培训活动、读书心得、经验随笔、外出学习等;(4)研究版块,主要有集体备课、课题研究、、经验总结等;(5)反思版块,主要有教学笔记、自我成长分析、对照名师分析等;(6)评价版块,主要有阶段性的自我评价、领导评价、同行评价、学生评价、上交工会的提案等;(7)指导版块,主要有指导学生、指导教师等;(8)管理版块,主要有班级管理、校务管理等。实践证明,类似上述大量的相关信息是科学设置教师成长档案内容的基础,只有通过收集和梳理相关资料,才可以对照本体,吸取经验、发现问题、分析利弊、少走弯路。

二是确定学校的长期发展目标,关心和引导教师的个人发展规划。一方面,提高教学质量是学校长期发展目标的龙头,集中体现了学校发展的方向和水平,也是一所学校社会地位提升的主要标志。提高教学质量就必须坚持“统筹规划,分类指导;优化结构,内涵发展;突出特色,注重创新;提高质量,服务学生”的原则,切切实实做好师资队伍的建设。另一方面,学校关心和引导教师个人职业发展,不仅有利于促进教师的成长和发展以及增加他们的满意感,而且有利于把教师个人需要与学校组织需要统一起来。二八法则的核心是,抓住事物主要矛盾,确定解决问题的关键因素。因此,教师成长档案内容的设置一定要突出提高教学质量、有利于教师个人发展两大主题。和这两个主题密切相关的要素就必须成为教师成长档案的主要内容。

三是用科学的方法、务实创新的态度深入开展工作。二八法则的发现源于帕累托勇于探索、一切从实际出发的工作态度,正是这一工作态度使得该定律得到社会的认可和推广。 因此,在教师成长档案内容设置中运用二八法则也必须坚持科学、求实、创新的原则。首先,教师成长档案设置的具体内容应该来自于实践。也就是说,大量的信息要在实际调研中产生,准备设置的具体档案内容必须经过老师和教育管理实践者的认可。其次,二八法则的核心是运用科学方法确定事物内在的主要矛盾。这里常用的科学方法主要是调查统计法,主要包括两个方面:一是调查的对象,主要有教师、教育管理者、专家和学者等。其中教师的比例要加大,因为业务档案内容设置和教师的利益最直接;而专家和学者意见尤其要予以关注,因为他们一般都是以总体、超前、理性的思维去看待问题。二是统计分析方法,主要有定性变量的统计分析、回归分析、均值分析、频率分析、描述分析、相关分析、方差分析、多样本检验、聚类分析、因子分析等。例如采用方差分析,可以发现哪些因素最重要、单个因素中哪种水平对指标来说最好、各因素以什么样的水平搭配起来对指标最有利等,这些可以对教师成长档案内容设置提供科学的依据。

四是做好教师成长档案制度的宣传、落实和信息反馈工作。对于教师成长档案工作而言,内容的确定、制度的建立只是万里长征走完了第一步,后续的工作更艰巨、更漫长。许多学校忽视了这一点,以致形成建档之初全力以赴、后续归档无人问津的巨大反差。为此,学校的管理者应认真做好相关配套工作。首先,要做好宣传、沟通工作。要调动学校各种宣传工具让教师充分了解教师成长档案制度的内容、意义以及具体实施的方法,使得教师愿建档、会归档。要采用多种形式加强和教师的沟通,让每个教师知道,建立教师成长档案对自身发展,如职称评定、工资晋级等,都有十分明显的促进作用。其次,要逐项落实制度,一些措施要和教师的利益相联系。要树立教师成长档案的权威性,学校的一些奖罚尺度要以教师成长档案内容为依据。同时要加强教师成长档案的组织管理,该档案不一定要专职管理,但必须专人管理。最后,要定期检查、及时反馈、与时俱进。要及时发现问题,认真地研究老师们反馈意见,不断地调整档案内容和管理制度,使得教师成长档案更好地为实现学校目标服务,为实现教师个人发展规划服务。

基金项目:江苏省教育厅2011年度高校哲社科研项目。编号:2011SJD870003

参考文献

[1] 钟柏昌等.教育绩效管理论纲[J].教育学报,2009(1).

[2] 刘秀英.对二八管理法则的诠释[J].经济理论与经济管理,2004(8).

档案托管工作计划篇7

[关键词]二元户籍制度 人才 管理

[中图分类号]D631.42 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2013)04-0063-01

计划经济体制下我国一直沿用按“农业户口”与“非农业户口”进行划分与管理的二元户籍管理体制,改革开放30多年以来尽管户籍改革呼声此起彼伏,时至今日依旧没有进行彻底改革。2010年国务院将户籍制度改革列入当年九大重点改革任务,国务院常务会议审议并原则通过的《关于2010年深化经济体制改革重点工作的意见》协调推进城乡改革。深化土地管理、户籍制度改革,建立城乡统一的建设用地市场和人力资源市场。据公安部官方网站提供的信息,在2007年公安部承办的452件代表、委员建议、提案中,涉及户籍管理的97件,占总数的21.5%。对于许多代表、委员就推进户籍管理制度改革提出的建议、提案,公安部治安管理局在广泛征求意见的基础上,起草了《公安部关于进一步改革户籍管理制度的意见(征求意见稿)》,并根据国务院领导同志的指示,会同国家发改委、教育部、民政部等13个部门进行了户籍管理工作综合调研,形成了《公安部关于进一步改革户籍管理制度的意见》(送审稿),正在进行进一步修改、完善。2007年送审,至今没有下文,看来户籍改革依旧阻力重重,何日破冰?还需耐心等待。

一、二元户籍制度框架内的人才档案管理存在的问题

人才服务中心是在改革开放过程中为适应人才合理流动创建的人力资源和社会保障服务机构,是深化人力资源和社会保障制度改革的产物,它在人力资源配置从统包统配模式向发挥人才市场基础性作用模式的转换中逐步成长壮大的,开辟和发展了各项为人才服务的业务。实际工作中二元户籍制度框架内的人才档案管理存在的问题是显而易见的。

一是高校毕业生就业难的矛盾比较突出。2012年全国新增就业1266万人,年末城镇登记失业率控制在4.1%。2013年高校应届毕业生699万人。根据某知名社会调查机构的跟踪调查,受宏观经济形势影响,企业用人规模缩减,2013届毕业生求职难度增加,2013届高职高专毕业生签约率为35%,低于上届同期9个百分点;本科毕业生为38%,低于上届同期8个百分点;硕士毕业生为29%,低于上届同期7个百分点。调查表明,高职高专“有专业相关实习”的毕业生签约率为43%、本科为47%;硕士“有工作经历”的毕业生签约率为35%。

二是档案管理任务加重。人事是指人才中介服务机构,经政府人事部门授权,接受单位或个人的委托,依据国家政策法规,对各类人事事务提供社会化服务的一种新型的人事管理方式。档案管理是工作的重要内容,随着近年来高校毕业生人数逐年增加,档案管理工作任务越来越重。

三是异地就业人员档案管理弊端过多。由于受户籍制度限制,一些在大中城市工作的大学生档案无法实现就业地托管,只好把档案移交户籍所在地托管,造成人在外地工作,社会保险在工作地缴纳,人在千里之外就业,档案在户籍所在地保管。办理相关人才服务手续找人困难,签字更困难,这种人事对异地就业人员带来的不便是显而易见的。

四是造成人事档案与社会保险费缴纳地不一致。如今人事档案一般都考虑户籍所在地,许多高校毕业生在异地就业,在异地缴纳社会保险费,由于受户籍制度制约档案只能在户籍所在地托管,这对于这部分人员到达法定退休年龄后退休待遇造成新的不公。

二、做好二元户籍制度人才档案管理的对策

一是加快户籍制度改革。在市场经济体制下,二元制户籍制度已经严重阻碍了人才的合理流动,阻碍了经济和社会的健康发展,进行彻底改革已是大势所趋、民心所向、社会和经济发展所必需的。最近媒体报道,明年将加快户籍制度改革,有序推进农业转移人口市民化。现在的问题是农业人口是否愿意市民化的问题,随着土地价格的不断飙升,如果继续延续二元制户籍制度,现在的农民究竟有几个愿意放弃属于自己承包经营的土地,去换取非农业户口呢?

档案托管工作计划篇8

 

主要内容

 

《规划》由商务部牵头,与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“(一)电子商务信息基础设施建设工作”中,分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。

 

其中,“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出,要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准,推进电子档案管理,形成电子发票信息库,建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下,实现各级平台互联共享,依托国家电子商务示范城市,面向各类电子商务交易与服务平台,发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。

 

“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出,要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术,创新电子档案收集和利用方式,盘活电子商务交易平台海量交易数据信息,提供合法合规的数据信息产品,提高电子商务经营效率与水平”。

 

《实施方案》由国家发展改革委牵头,与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“(一)电子商务基础设施建设专项行动”中,分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。

 

其中,“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出,要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度,建设电子合同公共服务平台,为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。

 

“5.电子发票推广工程”提出,要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度;推进电子会计档案管理”。

 

有关背景

 

新一轮的科技革命孕育出了电子商务,并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用,电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物,极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而,纵观其流程,从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。

 

在财务会计领域,以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式,这导致财务会计工作由分散走向了集中,以前分散的会计档案全部集中至区域中心,使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。

 

在此背景下,各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化,以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求,并通过电子文件归档,解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求,这既可以促进电子商务的发展,又可以拉动居民消费,从而促进国家经济发展的转型升级。

 

2012年2月6日,国家发展改革委联合

 

12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》,其中第二条专门提出:“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门,组织开展会计档案电子化管理试点工作,修订完善《会计档案管理办法》,研究完善电子会计档案管理制度,推进电子会计档案在电子商务领域中的应用,充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用,推动电子商务领域会计信息化,提高会计信息质量。”

 

2015年5月4日,国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》,专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作,完善相关技术标准和规章制度。

 

为此,国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年,国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证,而且可以接收电子发票直接入账归档。对此,国务院给予高度关注,第一时间在国务院门户网上予以报道;与此同时,与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息,凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响,是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本,推进了可信交易的环境建设,为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计,仅一家中央二级企业,一年就能节省各种费用600多万元。

 

基于国家档案局卓有成效的工作,各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年,国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时,国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中,国家档案局充分发挥了成员单位的作用,广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效,强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用,得到了有关部门的认可和肯定,遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。

 

落实中长期规划有关措施

 

为落实《规划》和《行动方案》,国家档案局领导高度重视,制定了“十三五”期间落实的具体措施。

 

一是推进电子商务企业数字档案馆(室)建设试点,每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆(室)建设。

 

二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作,与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点,在验收通过后,选出典型示范企业并向全国推广。

 

三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式,探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源,建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制,会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设,形成电子发票档案查询利用新机制,探索电子发票档案编研成果新形式,探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。

 

四是加强企业电子档案管理制度规范建设,制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范,包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等;编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。

 

五是推进新《会计档案管理办法》的实施,会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编,每年推出若干家电子会计档案管理示范企业,定期组织研讨会、培训班,推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。

 

六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关,开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究,探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路,盘活海量交易数据信息。

 

七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组,为制定政策、规章、标准规范等提供咨询,就工作中的技术难点开展攻关。

 

有关工作纳入《规划》的意义

 

1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位

 

近年来,电子商务发展风起云涌,在经济增长中比重越来越大,将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划,通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展,使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施,也是档案工作为经济建设服务的具体体现。

 

2.有利于加强档案资源建设

 

电子商务作为人类社会活动的一部分,与人类其他社会活动一样,会产生大量的记录,最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化,较少形成传统载体的档案,所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划,使档案工作提前介入电子商务活动,保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收,有利于维护电子商务档案资源的安全。

 

3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作

 

电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化,由于形成电子文件的形式多种多样,导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划,将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决,将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作,从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应,推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。

 

4.有利于将档案融入国家大数据行动

 

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