关键字：公路管理 档案利用
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
随着社会的进步和发展，人们的档案意识在不断加强，档案资源的巨大社会价值也不断为人们所认知，档案利用工作的重要性在不断的显现。档案业务工作收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编研、利用、统计等八个环节是以“利用”为中心。近年来，我局档案工作者为适应改革开放和公路交通大发展的需要，不断学习，努力提高自身的业务素质，通过加强制度建设、充实丰富库藏、编制检索工具、汇编档案资料和开展档案目标管理等多种形式，利用档案为我局参与研究制定西安地区公路发展规划，开展公路养护、建设、管理，公路建设新技术、新材料、新工艺的推广应用等各项工作中，起到了无可替代的作用。但是在档案利用中还存在着信息意识淡漠、资源建设不足、服务手段单一、利用方式落后、人员素质不高等问题，这就制约着公路档案利用工作发展。
我结合多年从事公路档案管理工作的实际，就如何搞好档案提供利用谈以下几点自己的粗浅认识。
一、提高认识，加强领导，档案人员加强自身建设，是做好档案提供利用工作的前提
1、领导要提高认识，重视档案工作。准确、系统、完整、规范的档案是公路建设和养护质量的具体体现，是公路科研工作的重要参考资料，是社会的重要财富。档案工作搞好了，今后在档案利用时就会少走弯路，节省时间，节约资金；为公路养护、大中修工程和公路的改建、扩建等提供准确的数字和依据；对提高工程质量，为工程质量责任事故的追究等奠定基础。因此，各级领导应明确档案信息的效益功能，切实重视档案工作，支持档案工作，并列入本单位议事日程；要经常分析、研究、解决档案工作中存在的困难和问题，调动档案人员的工作积极性；要保持档案队伍的相对稳定，对档案人员及时进行培训和业务指导。从组织领导的角度，为提高档案人员素质创造条件。
2、档案工作人员要树立强烈的事业心和责任感。面对新形势，档案人员对自己所从事的工作要重新认识，更新观念，提高自身素质。充分利用各种形式的业务培训，学习党的路线、方针、政策，学习公路专业以及与公路养建业务相关的知识，学习现代化管理技术，不断提高思想觉悟、业务素质和管理水平，从而拓宽专业领域，提高运用理论知识解决实际问题的能力，逐步由单一型转变为复合型人才。
二、固本强基，科学管理，实现档案管理信息化，是做好档案提供利用工作的关键
档案是档案工作人员赖以存在的基础和前提，离开了档案，档案工作者就失去了存在的必要。“巧妇难为无米之炊”，档案资料收集齐全，整理规范，是搞好档案利用工作的基础，科学管理是搞好档案利用工作的重要环节。因此，要做到：
1、加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。档案工作各环节如收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编研等工作环节，使档案由零散、混乱到系统、科学，规范化、标准化、科学化的档案为利用工作打下良好的基础。档案基础工作是利用工作的前提，有了扎实的基础工作，才能使档案通过利用实现其价值，从而为档案利用创造条件。档案工作人员既要重视文件的收集和整理，又要重视业务活动形成的文件资料及各种形式和载体的档案的收集和整理，使档案库藏不断丰富，为拓宽档案服务范围创造条件。只有掌握了丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。
2、完善档案检索工具。能否准确及时地为利用者提供档案服务，在很大程度上取决于有无科学完备的检索工具。有了科学完备的检索工具，既为查档者提供了快捷的服务，使档案查全、查准率提高，又提高了档案利用的工作效率。只有建立了科学的检索体系，才能最大限度地揭示档案信息。
3、逐步实现档案管理信息化。档案人员应适应时代需要，学习掌握档案管理的先进技术，积极稳妥地将计算机知识纳入档案管理工作中，加快档案管理信息化步伐。
4、树立明确的服务意识。在档案利用工作中，档案人员应树立吃苦耐劳，任劳任怨的服务意识，自觉地将枯燥的工作贯穿于服务单位乃至服务社会的大目标中。要熟悉业务，熟悉库藏，凡是档案库房存放的档案资料均能迅速准确地查到，充分满足利用者的需要。近年来，我局档案利用遂年递增，近两年接待查档人员 80人（次）以上，提供档案利用1200卷（件）以上，为我局及上下级单位、设计单位及兄弟单位各项工作提供档案服务，实现了档案的社会价值。
5、注意收集利用效果反馈信息。档案利用效果是档案利用价值的实际反映，利用效果信息是档案工作目的性的具体表现。档案工作者为利用者提供所需要的档案内容，解决他们所需要解决的问题，使其在利用档案中受益。这不仅发挥了档案的作用，也体现了档案的经济价值。同时还要注意做好对利用人次、卷次、档案内容的记录，及时收集和整理利用效果信息，使档案利用工作有始有终，还可从中了解工作需求，弥补不足，促进工作，更好地为公路事业发展服务。如我局利用档案，于1996年在档案室查找出土地证及相关资料，解决了长达20年的房屋、土地纠纷，为我局收回了276万元的补偿款，挽回了经济损失。
三、健全制度，加强编研，搞活档案利用形式，是做好档案利用工作的根本途径
1、建立健全档案工作各项规章制度和业务规范。为了更好的搞好档案利用工作，我局及系统都建立了一套行之有效的档案管理制度及业务规范，如建立各类档案《归档范围和保管期限表》、《档案分类大纲和编号方案》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等，这些制度规范了档案工作各个环节的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，用制度来规范档案管理工作。
加强编研工作，系统地提供档案信息资料。在保持文件内容原貌的情况下，汇编各种参考资料，如本单位组织沿革、大事记及各种公路科技专题资料、新产品、新工艺、新材料及图纸等项目的综合参考资料。通过编研，使提供的档案信息更加精确、简炼、直观并富有针对性。
了解工作动态，主动提供服务。在实际工作中，档案人员要彻底改变“看堆守摊”、“坐等上门”的旧习惯，根据每阶段单位工作重点，变被动服务为主动服务，变单一服务为综合服务，变坐等服务为上门服务，变静态服务为动态服务，创造性地开展工作，不断挖掘档案信息资源，多形式、全方位地利用档案为本单位乃至西安地区经济建设服务。
关键词：数字档案馆；生态系统；管理
数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战，如何保持自身的健康可持续发展，这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素，而且，关切到未来国家档案事业的发展。为此，本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面，初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理，保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展。
1 战略管理
战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程，对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1]，广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中。目前，战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中。冯惠玲教授指出，“面对电子文件管理这一历史性挑战，仅有战术、方法的应对远远不够，还需要有面向全国的宏观思维和战略应对，才能把这项事业推向前进”[2]，“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3]。国家档案局杨冬权局长指出，“管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续”，“不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益”[4]。2010年，由中央办公厅牵头，国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室，标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5]。
数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想，观察和思考数字档案馆的运行与发展，其中隐含着战略管理的思维。以战略管理思维为指导，将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来，研究数字档案馆生态系统发展态势，制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略，并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤。实施数字档案馆生态系统的战略管理，能够将系统中的各种生态要素联结起来，形成一个互相依存、互相制约的整体，保持数字档案馆生态系统的健康运行，推动数字档案馆建设的可持续发展。同时，对于一个国家、一个地区而言，数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理，与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合，与相关组织机构建立战略联盟，协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系，在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值。
2 协同管理
协同管理是“运用协同学自组织原理，通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制，把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系，共同实现统一的目标，使系统利益最大化的管理体系”[6]。在数字档案馆生态系统中，要积极实施协同管理，使得各生态因子之间密切协作、互动开放，建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系，保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展，其内涵主要表现为：
一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系。围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用，加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系，建立有效的协同合作机制，实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用，保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行。
二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系。围绕数字档案馆建设，充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性，将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系，调动各种生态因子的作用关系，实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生。
三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系，突出表现为内部环境协调和外部环境协调。内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系，建立良性的运行机制，保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量，优化档案信息资源结构，建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设，增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围，提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力，使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化。外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系，激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能。通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系，创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系，提升档案行政管理能力与协会业务协调能力，发挥传统档案馆的优势，与其他信息机构竞争合作，拓展数字档案馆生存发展空间。
3 风险管理
目前，风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中，特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出。在档案学研究中，风险管理思想和方法也被关注和重视。近年来，档案学界高度关注电子文件的风险管理，认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性，要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7]。冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中，全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8]。数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上，积极采用相应的风险应对策略，规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险。数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略，突出档案安全意识，主要包括实体安全和信息安全。
3.1 实体安全。数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面。在传统档案馆或传统档案管理中，档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容。在数字档案馆生态系统中，数字档案载体安全成为新的课题，数字档案载体寿命短，容易受损，且档案信息内容无法直接阅读，档案信息具有瞬间即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度，避免数字档案载体受损，确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性。
档案库房安全一直存在诸多风险，如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等，这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁。在数字档案馆生态系统中，库房安全增添了新的内容，如计算机机房安全、数字存储实体安全等，需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施，切实加强档案库房安全建设，不断完善、健全档案库房安全管理制度，制定数字档案馆库房安全应急预案，注重与相关部门之间的应急联动，在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全，减少档案损失。
3.2 信息安全。“数字档案馆的安全，涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护，包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10]。数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面。
数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点，安全风险大。2009年起，国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全”[11]；2010年，国家档案局杨冬权局长再次强调，“确保电子文件的齐全完整、真实有效，让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题，不建设好档案安全体系，今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取，信息空白的惨剧将无法避免”[12]。
档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险，给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患。2010年，《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13]。数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全，采用多维管理与控制体系，加强制度建设，提高安全管理意识；加强信息系统安全防护措施，提高系统安全防范能力，确保软硬件系统的稳定、可靠；建立网络安全管理与防护体系，利用各种手段和措施，增强网络免疫力，保障网络不被攻击，有效维护数字档案馆信息系统安全。
4 生态管理
生态管理于20世纪70年代起源于美国，它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响，力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突，最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14]。随着生态管理的应用和发展，其内涵得到进一步延伸，如低碳管理、绿色管理、生态伦理等，都成为生态管理的重要内容。通过生态管理，能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围，实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展。
4.1 低碳管理。数字档案馆生态系统低碳管理，重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上，可以实现数字档案馆生态系统管理高效化，优化管理程序，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，提升工作效率，节约管理成本，降低管理能耗。数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段，提供便捷、快速、高效的档案信息利用，实现“一站式”检索、在线利用、全天候服务，避免用户奔波之苦，减少交通成本；通过网络，可以打破时空限制，随时随地利用档案信息资源，实现档案信息资源共享。
4.2 建筑生态。数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上，强调以生态建筑意识为指导，建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房。一方面，数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则，利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆，与周边环境和谐共处；通过库房智能化管理、低碳管理，提升用电效率，降低库房管理成本。另一方面，数字档案信息存储密度高，同纸质档案相比，大幅度节省存储空间，减少存储库房；否则，档案馆盖得再大，也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力。
4.3 资源生态。目前，数字档案馆数字档案信息少，民生档案信息少，特色档案信息少，档案信息利用率不高，需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设，建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系，实现档案信息资源多样化、特色化、民族化，满足社会对档案信息资源的多样化需求；同时，数字档案馆信息系统设计各异，数字档案信息资源来源广泛，数字档案信息异构现象严重，难以实现资源共享，需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设，提高数字档案馆建设效率，避免数字档案馆重复开发，实现数字档案信息资源共享，保持信息生态平衡。
4.4 生态伦理。生态伦理要求“把伦理关怀作为开发、利用和改造自然（环境）的经济社会活动的一个行为准则，树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式，促进人与自然的协调发展”[15]。运用生态伦理思想和伦理道德对数字档案馆生态系统实施调控，一方面，可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识；另一方面，也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏，强化主体的自律和约束，达到生态平衡。数字档案馆生态伦理突出表现在档案保密与档案信息开放上。数字档案馆生态系统中，档案管理者需要强化保密意识，遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求，保护档案知识产权，维护档案信息的安全，杜绝泄密现象的发生；同时，要处理好保密与开放之间的关系，克服“保密保险、利用危险”的工作意识，杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息服务，阻碍档案的开放利用。
注：本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》（编号08BTQ040）研究成果之一
参考文献：
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近年来，我区档案信息网站的建设和发展不断加快，已形成以****区档案局（馆）为中心网站，14个市档案局（馆）为分支网站的分布式档案信息网站体系。为充分结合**档案工作的实际情况，规范各档案信息网站管理，丰富信息内容，提高网站的社会服务功能，进一步加强**档案信息网站的建设和管理工作，现提出以下意见：
一、充分认识办好档案信息网站的重要意义
档案信息网站是各级档案部门在互联网上档案信息，提供公共服务，宣传档案工作的重要平台。办好档案信息网站，有利于加强档案工作与社会的联系，更广泛地宣传档案工作，加深社会对档案工作的了解，方便群众利用档案或浏览馆藏档案信息；有利于加强档案部门间的联系，了解彼此的工作动态，进行业务交流。各市档案局（馆）要以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面落实科学发展观，以服务为主题，按照构建社会主义和谐社会的要求，充分认识办好档案信息网站的重要意义，把档案信息网站办成面向社会宣传档案工作的重要窗口和提供档案信息服务的重要平台。
二、切实加强对档案信息网站的领导，建立健全网站各项工作制度
各市档案局（馆）要把档案信息网站的建设作为档案信息化建设的重要内容，切实加强对网站建设的领导。应有一名领导分管网站建设工作，经常检查工作情况，及时进行工作研究，解决工作中存在的问题。要落实网站管理人员，选拔政治、业务素质较高的工作人员负责此项工作，做好档案信息网站的管理和维护。
要充分结合本单位的实际情况，建立健全档案信息网站的各项工作制度。要建立档案信息网站的日常管理制度，把网站的日常管理工作制度化、规范化，确保网站的正常运行；建立网站信息审查制度，提高档案信息网站信息更新速度，保证信息的安全、准确；建立网站安全管理制度，预防网站受恶意攻击的破坏或是被张贴不良信息，有问题能够及时发现、及时处理，避免出现重大事故，产生不良的社会影响。
三、加强档案工作信息，着力充实档案网站内容
档案工作信息，是档案信息网站的一个重要功能。各市档案局（馆）要及时补充、更新网站上档案法律法规、档案业务指导性文件的信息，及时档案工作动态和相关的工作信息，保证档案工作信息的时效性。
要不断充实公共服务栏目的内容，从方便群众了解档案，利用档案的实际需要出发，增强服务意识。各市档案局（馆）有面向社会服务的工作项目，要在本局（馆）档案信息网上公布办事项目的名称、依据、程序和要求，提供业务咨询和办理指南，有表格的要提供表格下载。档案信息网上的馆藏纵览、档案查询、现行文件、档案展览四个栏目是目前对社会服务的主要途径，要根据这四个栏目的设置要求，完善栏目内容，内容有变化的要及时更新，紧紧围绕社会需求，主动提供档案信息和可公开现行文件信息。
档案信息网站在栏目的编排和内容的组织上，既要有档案工作的专业性，也要体现面向社会的普遍性。目前，我区市级档案信息网站的栏目，是由自治区档案局统一规划，统一制定的。各市档案局（馆），可结合地方实际情况，根据需要，在不改变网站原有栏目和结构的原则下，自主设计具有地方性，反映地方档案工作或其他特色的栏目，使档案信息网站既统一，又具有个性，丰富档案信息网站的内容和形式。
四、进一步加强档案网站的维护管理
过去的一年，在区委、区政府的正确领导下，区档案局工作认真落实科学发展观，坚持围绕全区大局、服务“一个中心、两个基地”建设，扎实工作，在拓展服务领域、丰富服务手段、加大服务力度、增强服务效果，运用档案促进全区各项建设方面取得了明显成绩。05年档案局被评为市档案工作先进单位，“我与共成长征文活动”获市档案特色工作，档案局的一名同志被市档案局评选为先进个人；这一切都凝聚了全区广大档案工作者的辛勤劳动，也得益于市档案局的大力支持和监督指导。成绩已经属于过去，我们要抓住新机遇，谋求新发展，再创新业绩，为此我就年全区档案工作讲三点意见。
一．把握大局，找准定位，使档案工作更好地为全区经济社会的发展服务
年是实施“十一五”规划的开局之年，我区经济社会的发展将步入一个新的历史阶段，同时也是贯彻科学发展观、构建“和谐”的第一个中长时期，意义重大、影响深远。我们必须深刻认识和准确把握新阶段的新形势、新特点和新任务，为“十一五”期间我区经济社会发展开好头、起好步。佘区长在区委八届八次全会的报告中明确了年全区重点推进的五个方面工作：一是构筑区域经济新优势,加快发展特色经济和优势产业;二是构筑城区环境新优势,进一步提高城市建设和管理水平;三是构筑和谐建设新优势,促进社会各项事业全面发展;四是构筑思想政治保障新优势,大力推动政治文明和精神文明建设;五是构筑党的建设新优势,不断加强党的执政能力建设和先进性建设。目标已经明确，任务更加艰巨，经济和社会发展的前景更加宏伟；我们要以科学发展观统领经济社会发展全局，巩固“十五”创下的大好形势，努力工作，以人为本，继续开创“十一五”各项工作的新局面。
档案工作涉及各个领域和行业，是各项建设事业发展的重要基础之一，在为全区经济和社会发展服务中具有不可替代的重要作用。希望我们的档案工作人员认真学习和深刻领会区委、区政府的工作决策和部署，全面了解、准确把握全区工作大局，更加自觉地把档案工作融入经济社会发展的实践之中，进一步找准档案工作与全局中心工作的结合点，有针对性地做好新形势下的档案工作。要紧紧围绕区委、区政府提出的奋斗目标，形成服务大局的共识和合力，充分发挥档案为社会经济发展服务的优势，夯实基础工作，为全区发展做出更大的贡献。
二、围绕中心，突出重点，全面提升档案工作的水平
做好年的档案工作，要抓住重点，以重点突破带动全局工作上水平、上台阶。我想要突出的抓好五个方面的工作：
一是抓好档案基础业务建设。区档案馆和各单位档案室要按照《档案法》和《市档案管理条例》的规定，认真做好档案收集、保管等各项基础工作，并继续将建档工作向全区企业和社区延伸，争取确保全区建设的各个方面、各种载体和各种形式的有保存价值的文件、材料，都保存齐全完整、保管安全可靠、管理科学规范，丰富和完善档案信息资源，为全区档案事业的持续健康发展打下坚实的基础。要重视和改善基础条件，并要依法加强规范和管理，通过行之有效的监督管理机制，提高档案管理水平。
二是不断提高服务全局、服务社会的水平。服务全局是档案工作永恒的主题，也是档案工作可持续发展的生命力所在。从某种意义上说，服务全局的水平，体现了档案工作的水平。因此，必须准确把握全区各个时期的中心工作、重点任务，及时、准确、全面地提供领导急需的档案资料，主动围绕大局，多形式、多层次、多渠道地开展各项服务。凡是对推动全局工作有利、与档案工作有关的，都要采取认真、积极的态度，尽可能提供档案资源、档案技术、档案人才等方面的服务，努力延伸档案的服务触角。要增强服务工作的敏锐性、主动性，加强与各工作部门的联系，及时了解和掌握各项重点工作的进展和动态，了解对档案信息的需求，积极主动地提供服务。要抓好与人民群众利益密切相关的档案工作，真心实意为广大城区居民提供优质服务，特别是要切实做好公民档案利用的服务工作。要在服务方式上大胆创新，充分利用科技手段和网络资源，为党政机关、社会单位和老百姓提供更加优质高效的档案信息服务。
三是加快推进档案信息化、数字化建设进程。档案信息化建设是政务信息化建设的重要组成部分，要坚定不移地抓紧抓实。要严格执行相关标准，切实抓好电子文件归档和电子档案的规范管理。要坚持统筹规划、协调配合，有计划、有步骤地作好档案馆馆藏数字化工作，力争在档案信息化建设方面取得实质的进展和突破,争取年内档案馆工作现代化评估通过市级二级以上标准。
四是大力加强档案队伍建设。事业要发展，干部队伍是关键。档案工作是一项政治性、政策性、业务性很强的工作，要作好新时期档案工作，成为一名合格的档案工作者，不仅要有坚定的信心、无私奉献的精神，还需要有扎实的业务功底和一定的政策法规水平。因此，各级领导要牢固树立以人为本的思想，把稳定队伍、提高素质作为事关档案事业长久发展的大计，加大培训力度，着力提高档案工作者的创新能力和实际应用能力，努力把档案人员队伍建设成学习型和事业型队伍。要注重营造良好的工作风气和氛围，形成广纳群贤、人尽其才、充满活力的良性用人机制。
五是高度重视档案安全，切实负好历史责任。确保档案安全是档案工作永恒的主题，全区各级领导和档案工作者必须高度重视档案安全工作，以高度的历史责任感和切实有效的工作措施，确保档案万无一失。档案局和各单位要经常开展有关教育，适时搞好培训，强化档案安全责任重于泰山的意识，使各级领导和广大档案工作者深刻认识档案安全的极端重要性，自觉从思想上、行动上把确保档案安全放在各项工作的首位。全区各部门要进一步完善各项安全制度，落实好档案安全责任制，将档案安全责任到人。要把档案安全作为主管领导、档案人员各项考核的一项指标，鼓励先进。主管领导要定期对档案保管状况进行全面彻底的检查，发现影响档案安全的隐患，及时采取有效措施，坚决堵塞漏洞；要特别注意档案的防火和丢失。凡是出现问题的单位，要依照《档案法》进行处罚并追究相关责任。
三、加强领导，明确责任，保证各项任务的落实
近年来，知识管理方面的研究成果表明，本体能够比较好地解决知识表达、知识存储和知识检索等知识管理的基础性问题。但是，通过传统本体建模建立的数字档案本体库往往不能够解决所有的问题。传统本体库在知识管理方面对于静态知识和绝对知识比较有优势，但是对于动态知识和相对知识没有直接的知识管理机制。而且传统本体库的知识管理粒度比较小，不能够提供多粒度的知识管理模式。
为了解决本体应用于数字档案知识管理所存在的一些亟待解决的问题，我们提出了“数字档案本体分子论”。通过本体建模和本体分子建立的数字档案本体知识不只是静态的，还是一个不断更新的对象；不仅数量增加，格式也会发生变化。由于档案数据存储的时间跨度较长，数字档案知识管理所处的环境也在不断的变化，随着不同环境和时间的转移其知识的含义也可能不同，这就是知识的演化。数字档案本体分子论就是实现本体演化的途径，本体演化是本体分子动态变化的结果。
武汉大学信息资源研究中心和湖北省档案局承担的国家档案局资助项目“知识管理技术方法在数字档案馆建设中的应用研究”课题就是数字档案本体分子论的一项具体应用，其基本研究思路是：首先将相关的档案文献组成新型的数字档案结构，在此基础上创建档案文献的知识组织结构；然后通过软件工具自动建立相关档案之间的关联，构成档案及档案间的语义，形成数字档案本体分子库；最后为用户提供一个档案关系查阅系统，使得用户能够便捷快速地查询与某个问题相关的档案，并能够直接查阅档案之间的关系。
数字档案本体分子论
一、基于本体的知识管理问题
本体应用于数字档案知识管理，主要存在动态知识和相对知识、多粒度知识管理等问题。这些问题的解决，有助于更好的完善和健全数字档案馆的知识管理机制，进一步提高数字档案馆的服务质量和水平。
动态知识问题。动态知识指的是知识在思维空间以概念的矛盾运动形式运动时的知识，或者说这个阶段的知识。由于RDF/OWL本体对这种矛盾运动形式的表现十分有限，不能从根本上解决问题。
相对知识问题。相对知识指的是在一定时空之下产生的知识。由于这种知识受到时空的限制，它是相对的。
Oleksiy Khriyenko和VaganTerziyan总结了相对知识的三种主要情况：
内部相对知识(InternalContext)：上下文语义背景
外部相对知识(ExternalContext)：知识的出处、作者、时间、所属领域等
处理相对知识(HandlingContext)：相对知识处理的标识符等
基于RDF/OWL的本体框架并不提供这些支持，原因在于它基于描述逻辑的“开放世界假设”。
多粒度知识问题。知识管理的粒度指的是知识组织和检索过程中的基本知识单元的范围的大小以及描述程度的粗细。在知识粒度划分方面，本体知识管理如果以本体实例和兰元组这些本体基本元素作为知识单元，显得粒度太细，会产生语义缺失等问题。如果以本体库或者本体文档作为知识单元，又显得粒度太粗，缺乏对知识揭示、演化、管理与利用的灵活性。从本体推理的角度讲，也需要相对粗粒度的推理机制。
基于以上原因，我们提出了数字档案本体分子论，通过本体分子解决档案中动态知识和相对知识的知识组织问题，研究数字档案本体分子论在知识管理中的本体演化的动态变化过程，解决动态知识的管理和控制。
二、档案本体分子论基础理论
我们这里借用了物理分子的概念。在解决动态知识管理和控制问题时，我们发现本体属性的变化类似于物理分子的特性，即属性有不变和可变的特征，不变的部分正如分子的原子核，核变了其物质特性就变了，同样地，本体的根本属性变了，原来的本体就不存在了。
本体分子的定义和特征。所谓本体分子是指，在本体基本元素(本体实例、三元组)基础之上，用唯一标识符标注的，根据语义或者语用划分的、无缺失的、最小冗余的本体知识单元。
它的特征主要有：第一本体分子是遵循RDF/OWL本体库的扩展。第二本体分子划分的依据是语义或者语用。第三本体分子知识划分的目标是既保证语义无缺失，又使得知识冗余最小化。第四本体分子标识符是对知识操作的句柄或标识。
本体分子的形式化描述。在W3C联盟对RDF本体理论模型的形式描述中，指出U定义为本体库中所有的URI本体结点(URIreferences)的集合，B定义为本体库中所有匿名本体结点(RDF blanknodes)的集合，L定义为本体库中所有RDF文本(RDF Hterals)的集合。
U、B、L三者两两不相交。
定义V为U、B、L的并集：
V=UUBUL
定义三元组集合T为U、V的笛卡儿乘积：T=V×U×V
定义RDF图集合G为T的幂集合
根据上述描述和对本体分子的定义，本体分子形式描述如下：
本体分子核子c为c=func_c(id_c，g_c)，id_c∈U，g_c∈G
其中id_c为本体分子核子c的唯一标识符，g_c表示本体分子核子的范围，func_c是id_c和g_c的映射函数。
根据本体分子核子的定义，getId_c(c)=id_c，getGraph_c(id_c)=g_c分别表示本体分子核子标识符与本体分子核子范围的映射函数。
定义中c为本体分子核子集合C的解释，任何一个本体分子核子c∈c，getId_c(c)都应该在解释I_c的词表中，而且满足：I_c(getld_c(c))=c
同理：
本体分子中一个离子o为：o=func_o(idd_o，go)，id oEU，g_oEG
其中id o为本体分子一个离子0的唯一标识符，g_o表示本体分子一个离子的范围，func_o是id o和g_o的映射函数。
根据本体分子一个离子的定义，getId_o(0)=id_o，getGraph_o(id_o)=g_o分别表示本体分子一个离子标识符与本体分子一个离子范围的映射函数。
定义中o为本体分子离子集合O的解释，任何一个本体分子离子o∈0，getId_o(o)都应该在解释I_o的词表中，而且满足：I_o(getld_o(0))=o
故：
本体分子m为：m-func_n(id_m，{c，O})，id_m∈U，c∈c，o∈O
本体分子演化对动态知识变化过程的形式描述。由于本体库结构的局限
性，无法描述动态知识变化的过程，将本体分子概念引入后，本体库扩展部分可以存放不同时间点上的知识，将时间连接起来作x轴，将变化的知识作Y轴，于是，构造了一个时间与知识的二维平面空间，即构成了本题分子的演化。其本体分子演化(evolution)的形式描述如下：
me=runc_me[id_a，t)，id_a∈At∈T
其中id_a为该本体分子中变化的关键属性在时间t的值
通过本体分子演化对动态知识变化过程的形式描述，可以看到，任何动态知识的演变都可用X、Y轴构成的二维空间来描述。大量信息构成的二维空间，所描述的曲线就是该动态知识变化的规律，若其核变了且曲线也变了，说明原来的知识已演变成另外全新的知识，或是和其他知识交叉的新知识。
本体分子的结构。研究本体分子结构就要解决本体分子的基本模型，这个基本模型是进行本体分子划分和本体演化的依据。
一个本体分子由两个部分组成：核子和离子。本体分子通过核子来描述不变部分，通过离子来描述可变部分，这种描述较好地展现了领域中的动态知识的演化过程和演化结果。一个本体分子可以没有离子，但是必须且仅有一个核子。
数字档案本体分子知识组织
一、本体分子库结构
本体库指的是按照W3C语义网标准规范，使用RDF/OWL本体描述语言建立起来的知识库。本体分子是建立在本体基础之上的，所以本体分子库是本体库的扩展。这种扩展主要体现在动态知识上，因此，本体分子库中包含本体库中所有关于静态三元组的内容，本体库中无法表示的动态知识，这些动态知识主要是：动态三元组、三元组标识符、三元组维度。(如图l，本体分子库结构示意图。)
二、本体分子建库工具
本体库的构建有一批IDE212具支持，如Prot6g e，NeOn，KAON2、AltovaSemanticWorks等等。这些工具大大减轻了手工本体建库的工作难度，使得本体建库成为一般领域专家能够胜任的工作。Prot 6 g 6、NeOn等是免费开源的工具。这些开源工具有的还提供plugin机制，可以针对具体功能需要进行扩展。
根据本体分子库的结构，我们开发了一个本体分子建库的工具――OMProtegePlugin。这个工具本质上是_个Prot e g 6插件，它通过扩展ProtegeOWLPlugin的方式来提供本体分子建库的功能。
数字档案动态知识的演化
随着不同环境和时间的转移其知识的含义不同的知识的演化，是实现知识管理动态参与性的前提，而本体演化的局限性(如原始本体被已改变的本体版本所代替时，产生该本体的数据或应用系统不兼容)为知识管理带来了一定的难度。
本体分子是多粒度知识组织的一种模式，而本体演化是本体分子知识动态组织结果的表现形式。本体演化可追踪本体分子这个粒度上知识的变化过程和变化结果。
以电子政务文件流转为例，有关政策文件的相关内容随着国内外形势的变化可能会有所改变。数字档案馆的职能只是为定期的政务公文提供用户服务，在电子政务环境下，文件流转中的文件需要及时存档并为用户提供服务，同时还要将文件的变化提供政府抉择者参考，目前的档案管理是无法解决的。引入数字档案本体分子论以后，此类问题便迎刃而解了。
例如：如图2是描述关于“再就业”问题图，中央以及湖北省制定了相关政策和规定，并颁发了一系列的电子政务文件。
*2003-05 12：中央了《国务院办公厅关于加快推进再就业工作的通知》。对湖北省来说是一个上级文件，是不能修改的，是数字档案本体分子论中的核子。
2003-11 18：湖北省贯彻中央制定的《国务院办公厅关于加快推进再就业工作的通知》的精神时，结合本地特殊情况制定了《省工商局关于执行再就业扶持政策有关问题的通知》。这是下级针对上级政策补充的一个新文件，他是数字档案本体分子论中的离子，补充了一些地方特色的条文。它与中央制定的文件共同组成了一个新的本体分子。
2004-04 09：湖北省又由于某些原因，制定了《省工商局关于执行再就业扶持政策有关问题的补充通知》，对上一个文件进行了补充。这个时候中央文件(分子核子)仍然不变，而离子包括两个部分：2003年11月份的特色条文部分和2004年4月补充的条文部分。注意，这补充并不是对中央文件的补充，而是针对省级地方文件内容的补充。
另外，针对目前大学生就业难问题，湖北省也许在未来对于上述出台的文件又要进行修改。这个时候离子是三个部分综合的结果：N2003年11月份的特色条文部分、2004年4月补充的条文部分以及针对大学生就业难问题的修改部分。(如图2)
对于“再就业”问题，中央以及湖北省制定了相关政策和规定，并颁发了一系列的电子政务文件。这些文件根据性质的不同被划分到本体分子的核子和离子中，最终形成了四个本体分子，并且对于“再就业”问题描述了一个动态知识的演化过程，它也包括四个演化阶段。
传统的档案查找是基于关键词匹配的，它往往提供的一些孤立的文档元数据，很难提供这种文档演化过程和结果的检索服务。从这四个阶段演化中的任何一个阶段孤立地看问题都会导致片面与偏激。只有充分分析和比较这四个演化阶段中央和湖北省关于“再就业”问题的政策变化过程，才能全面深入地理解这个问题，并服务于科学决策等实际应用。把握本体分子对于动态知识演化控制最关键的是：控制本体分子中不变的知识属性。也就是在领域知识建模的过程中，分清楚哪些是不变知识，哪些是可变知识。这也是档案本体分子演化控制的难点之一。
数字档案动态知识检索
湖北省档案局动态知识演化检索系统，提供了两种特殊的检索服务：
一、政务公文动态演化检索
政务公文的演化指的是政务公文所涉及的问题在各个不同的时间阶段所处状态的变化过程以及结果。
如图3描述了“再就业”问题相关政务公文的动态演化过程。用户通过点击单选按钮选择时间阶段，查找出关于“再就业”问题各个不同时间阶段电子文档的演化情况。
图3所示的是该演化过程中第二个阶段的内容，包括两个本体分子，一个橙色聚集和一个褐色聚集。对于褐色本体分子，它的“核子”是《国务院办公厅关于加快推进再就业工作的通知*这个文件，因为这个文件是中央制定的，对于湖北省来说是不变的。而它的“离子”是《省工商局关于执行再就业扶持政策有关问题的通知》这个具有地方特色的可变部分。(如图3)
二、数字档案馆政务公文条目动态演变检索
针对政务公文的根据时间的变化，系统提供了“全局演变”检索功能。整个过程运用线条颜色代表保留、继承、修改、删除等文件的多种关系，它阐述了一个文件形成的整个过程。在这个过程里，文件不是孤立的而是与其他的文件相关联的。如图4所示。
在这里，所演示的是湖北省关于外商华侨台港澳同胞投资企业的规定的演化图，图中，绿色代表的是文件的最初始条目，即完全没有修改过的，黄色代表的是经过修改后的条目，蓝色代表是添加的条目。
一、基本情况
此次调研采取发放问卷、实地座谈、走访纳谏、网上问计等形式，调研对象涉及市县两级共286个机关团体、企事业单位和53个乡镇的领导及其工作人员，412个行政村的领导及其村民，37个区属企事业单位的领导及职工，部分下岗企业职工和档案查阅人员；调研内容涉及对档案工作认知情况、档案法规贯彻情况、档案资源建设情况、档案利用服务情况等19个方面。从调查情况看，全市档案事业发展总体上较好，与当地经济社会发展水平基本相适应，主要表现在：一是各级党委、政府重视档案工作。盐池县召开档案工作会专题部署档案工作，并投入20多万元进行基础设施建设；同心县将档案工作列入年终考核内容，并投入10多万元进行档案信息化建设和购买装具；太阳山开发区将档案工作与工程建设同步管理，并加强对相关单位的工作指导。二是档案部门履行职责的意识和能力进一步增强。各县（市、区）都制定了相应档案管理规范性文件，加大了执法检查力度，开展了一系列行政管理活动，机关档案工作不断规范。三是各级领导档案法制意识进一步增强，依法治档工作有了新进展。各立档单位档案工作主动性和争先创优意识明显增强，档案工作者业务素质有了提高。部分单位档案工作达到自治区一级单位。四是档案资源建设不断加强。以贯彻国家档案局8号令为重点的档案收集工作力度进一步加大，收集和进馆范围不断拓宽，资料采集和接收工作不断完善，接收领域不断延伸，电子文件管理受到重视。五是档案利用服务工作水平不断提高。档案信息开放程度提高、透明度增强，市县两级档案馆档案利用服务工作受到社会的肯定和好评，各级档案室利用服务工作得到各级领导的认可和赞同。
二、存在的问题
就行政区域而言，全市档案事业发展还不平衡；就档案服务能力而言，全市档案工作服务质量还不尽如意。这些问题主要是：
1、行政工作保障不力。主要表现在装备短缺、机构不健全和工作经费不足三个方面。4个县（市、区）档案行政管理部门有3个无工作车辆，盐池县也是有车无编无人；红寺堡开发区无专门档案工作机构，原档案史志馆降格编制划入办公室后，档案行政管理和业务工作处于松散状态。全市四个档案局馆中，有两个局馆领导班子长达九年不配备副职。档案行政管理部门工作经费普遍不足。青铜峡市档案工作经费的投入远不及盐池、同心两县，根本不能保证工作正常运行。由于投入不足，档案部门装备短缺，设施老化，档案信息化建设滞后，严重影响了正常业务的开展。
2、法定义务履行缺位。主要表现在一些乡镇、一些系统档案管理职责不落实，一些机关团体对档案工作不够重视。调查涉及的53个乡镇中，90%以上未对行政村或社区正常履行档案行政管理职责；有管辖企事业单位职责的51个部门中，除教育、建设和检察系统16个部门外，都未对所属单位正常履行档案管理的法定义务，以致一些企事业单位档案工作各自为政。市区机关个别单位档案保管不力，管理手段落后，材料收集内容单一，种类不全，漏归、错归现象比较普遍，有的单位至今仍未依法收集管理电子文件，甚至发生丢失和擅自销毁档案等严重违法行为。
3、执法管理水平不高。主要表现在一些档案行政管理部门行政执法意识不强、执法管理手段单一、形式呆板低效。县级档案行政管理部门普遍存在“档案部门位卑人微”等模糊认识，在行政管理和执法中，不敢管、不愿管、不会管等问题较为常见；全市档案系统组织开展有较大影响、较为系统的行政管理活动较少，专注于案头工作和具体指导，默默无闻、亲自实干等工作方法形成履行职责的常态；执法管理实践中，对个别单位有法不依、消极对抗等问题无从应对。
4、档案服务体制不顺。主要表现在资源结构失调、服务意识不强、服务态度冷漠、诉求渠道不畅。群众反映最为强烈的是涉及自己利益的劳动就业、社会保险、土地承包以及婚姻、公证、学籍、病历等档案不知到哪里查，合法权益受侵害后不知到哪里投诉；查阅中，一些部门工作低效、冷待查档人员等情况时有发生；一些单位严重存在重为领导为名人服务轻为一般群众服务等错误观念，为老百姓主动服务不够、服务措施不力，可以公开的现行文件不公开，影响了群众的知情权。
5、队伍素质亟待提高。主要表现在工作热情不高、不懂档案专业知识、缺乏档案现代化管理理念和技能。调研涉及的286个机关单位和53个乡镇中，档案工作人员无1人有档案专业学历，连续在岗工作三年以上的档案工作人员不足30%，不足两年的占50%以上，许多人员刚熟悉档案工作就被调走或换岗，能够留下的多半是不适应机关其他工作的人员。由于档案局馆工作人员只进不出，升职无望，档案部门成了退休干部职工的洼地。受社会偏见以及档案工作本身默默
无闻、枯燥单调的影响，一些档案工作人员不安心档案工作，不虚心也不愿意学习钻研档案专业知识和现代化管理知识，近半数人不熟悉文件材料收集归档的基本技能，包括局馆人员在内的95%以上人员对档案编研、裱糊抢救、缩微照相、信息系统维护管理等技能一窍不通，市县两级专业档案馆无1名上述专业人员，多媒体档案收集管理无法正常开展，远不能适应快速发展的办公自动化对档案工作者的新要求。三、主要原因
上述问题，究其原因是多方面的。既有宏观环境的影响，又有微观环境的制约；有客观因素，又有主观原因；有的是思想认识问题，也有的是注意力上的疏忽。就主观因素而言，主要有五个方面：
1、管理体制不顺。全市档案管理部门均为事业单位。依照法律规定，事业单位行政执法必须有法律授权。但《档案法》将档案行政执法权只赋予档案行政管理部门，而全市档案系统无一个行政编制，无一个档案局是真正法律意义上的行政管理部门。个别县级档案局或成为部门所属的二级事业单位或蜕变为内设机构，不仅影响财政对档案工作的投入，同时在实施管理时，有“小马拉大车”的感觉。
2、思想认识不高。一些单位认为档案工作无关紧要，只重视开展实际工作，不重视文件材料归档；有的单位领导把民生档案作为体现部门权力和实现部门利益的载体，在档案移交和提供利用中，本位主义严重；个别领导法制意识淡薄，贯彻落实档案法规中缺少应有的法律素质。
3、档案结构失衡。市县两级档案馆馆藏档案种类、内容单调，各级档案室文件材料收集不全且完整性较差，一些群众利用率高的档案不能依法接收进馆，各立档单位档案利用服务体系未能建立，档案信息不及时，造成群众利用不便。
4、学习培训不够。档案业务培训未形成常态，缺少学习培训的长效机制，培训方式方法单一，业务技能和综合素质未能与个人利益挂钩。
5、宣传力度不够。主要是宣传意识淡薄，宣传网络未能建立，宣传手段单一、方法单调，宣传队伍写作水平不高、新闻意识不强。
四、对策与建议
解决全市档案事业发展中的问题不可能一蹴而就。有些问题是深层次的，需要在改革和发展中，不断创新和完善机制体制加以解决；有些问题是多年积累的，应当以积极的态度努力创造条件逐年解决；有些问题属于注意力不足所致，应当在经济发展的同时，给予更多的关注并努力解决。要先急后缓、先易后难、多管齐下、综合治理。
1、各级党委政府要增加对档案工作的注意力。要在档案部门人员编制、选人进人、干部提拔使用、资金投入等方面给予更多关注；依法从编制上将档案局确认为档案行政管理部门，并确定行政人员编制，明确管理者身份，档案馆专业人员按事业编制定岗定责定职级。当前特别要解决无工作车辆和经费投入不足等紧迫问题。
2、进一步完善党委政府考核办法。要将档案工作列入党委政府年终考核内容，扩大档案工作考核结果的使用范围和力度，强化各立档单位履行法定义务的意识和责任。
3、对民生档案进行全面整合。要以社会需求为导向，在市上统一协调指挥下，积极会同相关部门，将各类涉及百姓利益的档案登记在册并依法接收进馆；修订档案进馆办法，扩大进馆范围，丰富馆藏资源；把提高民生档案利用服务水平作为学习实践科学发展观的重要内容，督导民生档案形成部门，建立健全方便广大人民利用的档案服务体系。
4、加大行政执法力度。要强化档案行政管理部门执法意识，提高执法能力和水平，增强执法效果。要围绕档案资源建设和提高服务质量，以全区档案事业发展综合评估和全市档案室评估定级为抓手，设计争先创优载体，开展行之有效的管理活动，增强各单位档案工作的积极性、主动性。
当前我县各个乡镇卫生院一般都把工作重心放在医疗、人事、行政管理上，对于人事档案管理工作比较忽视，人事档案管理制度比较匮乏，这样就很难构成全面、系统的人事档案管理系统。综合各乡镇卫生院人事档案管理工作开展的形式来看，在开展工作期间存在以下几点不足。
（一）人事档案管理意识不强
乡镇卫生院对于档案缺乏使用意识与管理意识，忽视人事档案管理工作，对于人事档案管理工作在卫生院管理工作中的作用意识不到，致使卫生院内档案资源的开发与储备受到限制，同时也阻碍了卫生院对档案的利用效率，制约了人事档案管理工作的开展。
（二）人事档案管理空间不足、设备比较陈旧
许多乡镇卫生院的档案存储与保管在空间方面受到一定的限制，有突况的时候，房间不够用就会占用原有档案用房，或把其作为医疗用房，这样档案存储的空间就会变小。人事档案管理的硬件设施的更新与更换也不及时，设备都比较陈旧，对于现代化的人事档案管理技术与方法掌握的又不是很到位。在计算机网络与信息技术的发展推动下，在乡镇卫生院的管理工作中融入计算机技术意义重大。但是许多乡镇卫生院对于计算机管理技术比较匮乏，对管理工作起到的作用比较小。人事档案管理工作的硬件设备、信息技术、管理方法等等方面都缺乏创新。
（三）缺乏完善的人事档案管理体制
部分卫生院不把人事档案管理工作列入工作人员的业绩考核中。同时人事档案管理工作人员多为兼职人员，均来源于医生、护士，缺乏档案管理方面的专业素养。再加上乡镇卫生院经常性地开展医疗技术等方面的业务培训，对人事档案管理方面的培训基本没有，这样人事档案管理工作的开展就完全是凭借经验，管理方法和管理意识过于陈旧，没有形成一套完善的人事档案管理体制。
二、促进乡镇卫生院人事档案管理快速稳定发展的建议性措施
（一）就人事档案管理硬件设备实施及时更新
各个乡镇卫生院要注重人事档案管理设备的资金投入，对于需要购置的人事档案管理设备要及时的购进，将人事档案管理的工作环境和管理水平提升上去，尽可能的打造信息化的人事档案管理模式。如此一来不仅仅使得卫生院的人力和物力得到节省，还方便了档案的查阅，保证了人事档案的完整性。例如，可增设网上服务业务,采用网上查询、搜索和评价等公开查询的方法，这样使得社会公众对医疗资源的知情权得到有效的满足。除此之外，使用计算机管理会促进空间环境的节省，更会增加档案的保密度。所以对于乡镇卫生院之中使用先进的管理设备实施档案管理意义重大，对人事档案管理硬件设备实施及时更新，促进人事档案管理水平的提高。
（二）注重人事档案管理形式的创新
我国当前的卫生院档案管理制度处于静态发展，形势比较单一，没有特色。许多医院中的医疗人事档案管理都遵循着固有的模式，卫生院内所有的职工的档案大同小异，没有属于自己的特色，这样要想在查看档案的时候，把个人的政治思想、道德素质、业务能力等综合反应出来比较困难，个人能力和素质的指标也不能凸现出来，因此卫生院的人事档案要想在医院人才流动比较大的情况，在人才发掘、人才培养等方面发挥作用受到一定的局限性，人事档案的存在几乎是没有意义的，人事档案工作也缺乏实效。因此，我们一定要把卫生院人事档案工作流于形式这种状态进行彻底的改变，卫生院人事档案空洞化的局面一定要扭转，拓宽卫生院人事档案的来源渠道，树立归档意识，对于一些可反应医疗人员的综合素质的资料要及时归档，要强化个人和部门的归档义务，使大家认识到档案管理与每个人的切身利益密切相关，更关乎到一个人的职业生涯。档案工作要由静态化转化成动态，将档案的来源渠道进行拓宽，丰富档案的内容，这样才可以更好的为卫生院的人才工作提供信息服务，除此之外，对于人事档案的内容和形式要实施创新，结合岗位职责的不同，对其设置科学的考核体系，特别对于医务人员要实施定期考核，对其考核的结果要及时的入档，这样卫生院的人事档案的动态化管理才会实现。
关键词：文化软实力；档案管理职能；创新发展
中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）23-0096-02
2007年，党的十七大报告中首次提出了“提高国家文化软实力”的号召，标志着文化软实力已经上升为国家战略。作为世界文化软实力理论共同源头的美国，早在20世纪90年代，以约瑟夫・奈为首的学者就开始意识到文化软实力发展对于国家在未来发展中的重要作用，在国内积极推进文化软实力建设并大获成功。随后，欧洲的英国、法国、德国以及亚洲的日本、韩国、新加坡等发达国家，纷纷效仿，以文化价值观念、文化创意产业、文化消费为主流形态的创新
发展模式席卷全球。在这个意义上，党的十七大把文化软实力上升为国家战略，既是顺应世界政治、经济、文化发展的全球化趋势，同时，也是我国面对世界文化消费挑战、加强民族文化保护、发展、创新的一种积极回应。
无论是世界潮流的文化软实力发展战略，还是中国本民族的提升文化软实力目标，都需要国内房管局这一特殊的文化阵地积极参与、支持和实践。从房管局规章制度、人员培训到档案保存，文化软实力的发展要求房管局每个部门积极应对，在这样的态势下，我国房管局档案管理部门作为管理领域重要的文化教育平台，如何实现在文化软实力发展中的职能创新，就显得比以前任何时期都更为迫切和重要。
一、档案管理的“软件”创新
房管局档案管理研究可以在多个向度上展开，如果从档案管理与基础建设之间的关系层面上说，我们可以把档案建设分为“硬件”和“软件”两大类。就前者而言，主要指的是房管局档案馆舍、资料设备、计算机网络、配置设施等基础设施建设。就后者而言，又可以分为两个方面，其一是就档案管理人员自身的文化素养、职业道德、工作能力等等，其二是就档案管理在整个房管局管理工作中影响力、辐射力和创造力而言的，主要指的是档案管理为房管局实践工作提供了具体的帮助、支持和促进作用，树立良好的房管局部门形象，提升房管局管理职能部门的影响力等等。从理论上说，房管局档案管理建设中的硬件和软件具有同等重要的作用，二者不可偏废，一般而言，硬件是软件的基础，软件是硬件的目的。但是，长期以来，房管局档案管理工作中存在着重视“硬件”、轻视“软件”的不良倾向，一个非常普遍的例子是，房管局在档案管理部门更重视硬件设施建设，普遍重视和下大力气投入资金、人力和物力，这些固然是档案管理发展所必需的，但是，由此忽视了软件建设，则对于档案管理发展无疑是有害的。
按照美国学者约瑟夫・奈的软实力理论，一个国家或地区仅仅依靠经济、科技、资源等“硬实力”建设，很难在未来竞争中胜出，未来的国家或区域经济的竞争主要手段在于文化教育、意识形态、制度观点等等“软实力”。虽然这个思想最初产生于国际政治关系领域，但是，由于其对于文化教育重要性的深刻认识，特别是对于各个学科领域具有的普遍的借鉴意义或者说普适性原则，因而迅速被国内各个学科领域吸收和借鉴，这一点已经被学界所公认。同样，对于房管局档案管理而言，我们也可以而且应该充分借鉴他的软实力发展战略思想，认识到档案管理中的软件建设所具有的不可替代的作用，以及在档案管理领域未来发展中的前瞻性。基于此，我们可以把房管局档案管理建设中的“软件”，称之为一种“软实力”，而房管局档案管理在文化软实力发展中的创新，就可以被表述为“软件”的创新。
那么，就档案管理的“软件”建设而言，如何实现在文化软实力发展中的创新呢？笔者认为，根据我国房管局档案管理的客观情况，至少可以在如下两个方面进行创新：其一，在管理人员的文化素养提升上，改变当前“一单、两低、两缺”的管理现状，即档案管理人员知识结构单一，业务素质偏低、工作积极性偏低；缺乏复合型管理人才、缺乏对其针对性的培训指导。造成这种状况的原因固然是多方面的，但是，房管局管理者认识观念上偏好“硬实力”、轻视“软实力”的误区有不可推卸的责任。针对这种状况，在文化软实力发展战略下，亟待实现档案馆工作人员文化素质的提升。在用人机制上，应该加强引进高素质人员，而且，针对现有人员素质的低下，加强针对性的业务培训，尤其是加强对人员成为知识型、复合型人才的培养。其二，在档案管理工作的形象提升上，亟待实现档案馆从“养老院”、“清水衙门”向专业教育平台的创新转型。这需要房管局档案管理部门改变传统工作思路，积极把档案工作与房管局整体工作联系起来，除了保存员工档案这一基本工作之外，还应该扩宽工作思路，创造档案馆舍为房管局服务的新型知识平台，以此改变房管局全体职工心目中档案管理工作专门为安排家属工作的养老院形象，以此提升档案管理部门以及整个房管局的文化软实力。
二、从保存守护职能向开放职能的创新
在传统管理观念中，档案管理工作的主要内容在于如何保存、保护重要资料。相对于房管局要处理各种繁杂的房产土地等日常工作而言，二者的本质区别在于，档案部门偏重于被动性的保护和收藏，而整个房管局工作则偏重于主动性的解决问题。在文化软实力战略上升为全球性潮流之后，房管局档案管理职能中的被动性收藏保护工作面临着向主动性教育转型的创新任务。
按照约瑟夫・奈的软实力理论，软实力是价值观念、生活方式和社会制度的吸引力和感召力，是建立在此基础上的同化力与规制力[1]。其中，吸引力是贯穿奈的软实力理论的核心内容。无论是一个国家还是一个地区、城市，衡量文化软实力的最客观的标尺就是看看它是否具有吸引力。在这个意义上，房管局档案管理工作的文化软实力提升，可以被表述为吸引力的提升。而在传统的房管局档案管理工作中，档案管理工作无疑是缺乏吸引力的，导致档案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性质的枯燥乏味，但是，还与房管局档案工作被人为地与房管工作割裂有直接的关系。简言之，一旦实现了让档案管理部门成为房管局员工的“第二课堂”，档案管理工作就可以更加亲密地融入到整个房管部门工作中，并且为全体员工提供教育实践中获得巨大的吸引力、影响力，从而提升文化软实力。具体来说，就是要改变档案管理工作与员工日常工作割裂的状态，实现档案管理职能的不断延伸和扩展，甚至向承担某些文献资料查找、信息处理等任务的方向积极发展，或者创造条件为房管局日常工作实践服务。例如，档案管理部门除了为开设员工开设档案管理、档案保护、档案查询等教学内容之外，可以把档案馆舍作为员工参与实践的基地，特别是对于承担文献资料查询、信息传播、通讯宣传等工作任务的员工而言，充分利用档案部门这个教育平台，为培养和提升员工综合文化素质和多种实践能力，无疑是一个非常宝贵的机会。当然，最重要的作用还不在于此，就文化软实力的影响力和吸附力因素来看，档案管理工作积极参与、融入到房管局日常工作中，就会增加自身对于全体员工的吸引力和影响力，这对于改善档案管理部门与房管局其他各个部门之间的疏远冷漠关系，无疑是具有十分积极的现实意义。
房管局档案管理在文化软实力发展中的创新，并不仅仅局限于上文所说的两个方面，但是，就当前我国房管局档案管理工作中存在的主要问题而言，在档案管理的“软件”创新上，以及从保存守护职能向对外开放的职能转型，无疑是最基本的文化软实力提升之策，其不仅对于提升房管局档案管理部门的文化软实力，也对于整个房管局的文化软实力，都将发挥重要的意义，这正是笔者以此为选题进行研究的现实意义。
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