关键词：数字档案馆；档案信息化；高校
中图分类号：G642 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）34-006-02
高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。
一、数字档案馆的含义
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。
二、高校数字档案馆建设中存在的问题
1、数据不规范、标准不统一
标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。
2、技术条件受限
从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。
3、电子文档的归档难问题突出
随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。
4、档案信息数字化的对象问题
档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。
5、档案管理人才培养问题
目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。
三、高校数字档案馆建设思路
如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。
1、加强档案数字化基础建设
拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。
2、数字档案馆资源库建设
传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。
3、制定标准规范和安全管理体制
数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。
4、档案管理人员队伍建设
高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。
数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。
参考文献：
1.1落后的基础设施与先进的数字化建设之间的矛盾
数字化高校档案馆是在传统档案馆的馆藏、分类、查询等固有的模式基础上，借助广泛普及的计算机与通畅无阻的网络，充分应用各种信息技术和网络技术而建立起来的一种新型档案馆。档案馆的数字化建设通过将计算机技术、网络技术等高新技术引入档案领域，实现了档案资源的科学保护与资源共享。因此，高校档案数字化建设必须依托于空间数据基础设施和网络.而现行高校档案馆基础设施远远不能满足数字化建设的需要。
（1）硬件基础设施缺乏
许多学校在硬件基础设施的资金投入严重不足，计算机、光盘刻录机、扫描仪、打印机等必要设备的购置尚存在问题，使构建完整数字化体系的基本需求都得不到满足，使得档案馆的数字化建设留于形式，根本起不到实质的作用。
（2）数据库建设落后
许多拥有丰富馆藏资源的学校，在其数据库中却只现其馆藏之冰山一角，内容极其稀少，种类极其贫乏，数据库检索途径单一，有些甚至不能提供检索途径。数据库根本不能发挥其网罗档案资源供用户搜索利用的功能，成为了社会资源的一种极度的浪费。
（3）网络建设落后
网络建设落后，网络故障频出，为广大用户的使用带来了极大的不便。并且对于网络资源也未做到充分的利用，资源链接匮乏，严重影响了资源共享的程度，大大的违背了数字化建设扩大资源共享面的初衷。
1．2人才匮乏与激增的建设需求之间的矛盾
人才的培养是高校档案馆数字化建设的一个关键因素。数字化建设的建设、更新、维护与升级与普及都与人才息息相关。档案馆的工作人员必须具备相关的计算机技术、网络传播技术及档案管理知识才能更好的服务于档案馆的建设。但是目前这种综合人才十分缺乏，往往存在着专业计算机人才不懂档案管理，而档案管理人才又不懂计算机的尴尬处境。高校档案馆缺乏对档案馆人员进行业务培训及引进外来人才的意识，这些都严重影响了档案馆数字化建设的。
1.3高校档案馆数字化建设是为了更好的方便资源的利用
但是往往由于宣传力度不够，造成了数字化档案馆的资源浪费。例如，在许多学校的数字化档案馆中对于档案信息数据的资料范围、检索途径、索取方式都缺乏必要的说明与介绍，使同学们面对海量的信息无从下手，最后不得不选择放弃，这大大的减少了数字化档案馆的使用人数。同时因为缺乏专人负责对数字化档案馆的答疑工作，出现问题时用户往往只能放弃利用档案馆而另寻他法。
2反馈机制不健全与完善数字化建设之间的矛盾
高校档案馆数字化建设才刚刚起步，必然存在诸多问题需要完善，这就需要及时与用户沟通，不断采纳意见并积极改进。但是目前很少有高校能做到反馈机制健全，因而阻断了与用户之间有效的沟通。也因为不能及时的了解用户的信息需求，所以很难能取得用户的支持与信任，又是得档案馆的利用率进一步下降。
3.针对高校档案馆数字化建设相关问题的对策
3.1加强基础设施建设
适当增加基础设施建设的经费。经费的投入不仅包括网络通讯设备、服务器、处理设备的购置，还应包括软件设施的完善。数字化档案馆在满足档案的利用与管理的同时，还应注重数据库的完善构建。首先，数据库的内容要能很好的反映馆藏书籍的内容，并及时填充新近书目与档案资料，做到数据库内容丰富翔实，以满足用户多元化的需求。其次，信息检索要更加智能化，不仅能够分类查询，还应能够根据相关要素进行查询，以达到检索速度快、效率高、范围广的目的，从而最大程度地方便用户的使用，使用户能够在海量的资源面前不再茫然。再次，要充分利用资源链接，最大程度的扩大资源共享面，使用户能够以最方便、便捷的方式搜寻到其所需的最全面的资源。
3.2加大人才培养力度
档案馆工作人员不仅承担者档案馆的建设、更新、维护与升级，更承担着指导用户如何利用数字化档案馆等普及工作，而这些都大大提高了对档案馆工作人员的要求。因此档案馆的数字化建设需要大量能熟练运用检索方法、懂得相关计算机技术、网络技术并具备沟通技能的综合素质人才。要想推进高校档案馆数字化建设的进程，就必须要大力优化档案馆成员的知识结构，定期对相关人员进行业务培训，并且大量引进外来人才，为档案馆建设补充新鲜血液，从而逐步提高档案馆的管理的水平。对于档案馆人员的业务水平要定期进行考核，对于不具备管理资格的成员要坚决予以剔除，充分保持档案馆工作人员的先进行。
3.3强化使用推广
高校档案馆的基础建设程度和水平质量，需要由用户来认可，只有用户满意的档案馆才是馆建的基础所在。高校档案馆做为一项基础建设部门，自身的推广程度是受使用范围所限制的，其服务水平和信息化程度需要用户的使用来判别。因此，高校档案馆要定位在为用户服务的定位上，加大使用推广的力度。在每一名教职员工或是学员来提取档案时，档案馆通过高效快捷的查访方式以及优质热情的服务态度会给用户留下深刻的印象。而高校档案馆在强化信息建设的同时，主要就是要为用户提供优质快捷的服务，因此，加强信息化建设对于提高档案馆的管理规范程度以及用户的认知层次具有重要的作用。
3.4加强反馈机制的建立
只有通过与用户的及时沟通才能了解其需求，从而更好的完善档案馆的数字化建设。而其反馈机制的建立就要借助于有效的沟通平台的建立。为了方便用户与档案馆的沟通，各高校档案馆需调配相关人员专门从事与用户的沟通工作，并将管理员的QQ、MSN、手机、邮箱等有效联系方式，以最醒目地方式标注在档案馆网页上。用户可以通过与管理员的沟通进行数据库使用方法的咨询、对档案馆进行测评或针对有关问题提出意见与建议。针对用户提出的问题，管理员需在最短的时间内认真予以解答，并将重要问题进行及时的整理与汇总，并向档案馆汇报。接到问题后，各档案馆需通过会议讨论等方式及时提出解决方案并认真组织落实，进行改进。
关键词:高校数字档案馆;必要性;建设
中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校数字档案馆建设的必要性
(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。
二、高校数字档案馆建设的任务
(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。
作者单位:湖南人文科技学院
作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。
参考文献:
[1]郑鸥.关于档案全文数字化工作的思考[J].中国档案,2007(2)
关键词：档案；数字化
高校档案馆是高校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。随着信息技术的发展，建设数字档案馆，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势。有利于确保数字档案安全保管与永久存储， 有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。随着学校由教学型向教学科研并重的综合性大学转变，我校现已将新校区雁湖档案馆建设纳入了学校“十二五”建设规划，只有紧紧追赶时代潮流，全面革新技术手段，充分发挥高校的优势，做好数字化建设工作，才能推动档案工作实现由传统向现代的跨越，推动了档案工作的快速发展。下面我就我馆现状及档案馆档案数字化建设谈些自已粗浅的思考和认识。
1 我校档案馆管理现状
⑴宁夏医科大学成立至今已有55年的历史，宁夏医科大学档案馆成立于2009年5月，是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。长期以来， 由于受各方面因素的影响， 我校的档案管理基本处于一种被动应付的手工劳动状态。近年来，学校领导高度重视，已成立了由各部门一把手组成的学校档案工作委员会，各部门现有兼职档案人员70余人，各部门专兼职档案员已建立了档案家园QQ群，形成了紧密相连的档案团体。档案信息数字化就是以档案资料为主要对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。借助于各种数字技术，全面实现档案部门的室工作和档案资源的数字化，从而最大限度地体现、发挥档案的信息资源价值属性。
⑵我馆近年来虽人员少但任务重，共申报并承担教育厅研究项目1项、校级科研项目4项（其中1项已顺利结题，3项正在研究中）。我校要创建西部地区有特色、现代化、高水平的综合性医科大学，不仅要求教学、科研一流，服务、保障也应是一流的。与学校的其他服务机构相比，我校的档案馆建设相对滞后，随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大，档案数量也急剧增加，随着信息技术的发展，各类档案实行数字化管理势在必行。这样既可以节省各类档案存放空间，还可以提高档案检索查找、利用、复印效率，以实现供教学、科研等各类资源共享，将起到积极促进作用，为学校发展提供更优质服务。
⑶我校已现将雁湖档案馆建设纳入了学校“十二五规划”，这是我们面临的历史机遇。数字化档案馆是今后档案馆建设发展的方向。遵循高校档案事业发展规律，实现档案信息数字化将是今后一个时期高等学校档案工作的重点， 依托高校校园网优势建立数字化档案馆，将对我校今后的发展产生积极、深远的影响。
⑷我校档案现分十五大类，现有文书、科研、教学等3万卷纸质、声像、实物等档案，目前还没有条件和资金进行数字化加工。我校数字化档案馆还是空白，软硬件设施还非常薄弱，只处于刚刚起步阶段。
2 由于数字化建设刚刚起步，各项措施和手段均不完善，仍存在许多困难亟待解决
⑴软、硬件基础设施缺乏，数字化建设需要有大量高端硬件的支持，技术设备的更新周期越来越短，领导重视不够，资金投入严重不足，人力物力不足，使构建数字化体系的基本需求得不到满足。
⑵数据库建设落后，内容、种类贫乏，而且检索途径单一，有些档案信息甚至还不能提供检索途径。
⑶网络建设落后，故障频出，给用户带来了极大的不便。运行中的网络系统也缺乏日常的维护、升级和改造；易病毒感染等信息安全问题；资源链接匮乏等严重影响了资源共享的程度。
⑷我校档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
3 随着学校事业的不断发展和扩大，对高校档案馆档案数字化建设的几点思考
⑴加强领导，强化档案意识，建立健全学校档案各项规章制度。坚持“三纳入”、“四同步”，集中统一归档，逐步使档案信息化管理工作步入规范化、法制化轨道。
⑵健全档案门类、加快档案数字化，需加强网络服务器等基础设施建设。建立稳定可靠的支持数字档案信息安全保存、方便管理和高效访问的网络安全服务平台。需完善以下软件系统：密集架、空调、除湿机、库房自动灭火系统的购置安装、库房的监控和管理系统、电子标签安装系统、电子光盘柜、网络版档案管理软件。双重备份，加强网络安全管理软件维护、入侵检测系统、网络版防病毒软件等基础软件系统的建设。数据库的日常管理和维护工作，
⑶完善信息基础设施建设。档案馆的基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件和有效平台。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，如交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪，以及喷绘、光盘记录设备，还要建立一个满足档案信息化功能需求、 适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架。
⑷加强数字档案资源库的建设。包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。
⑸加快馆藏档案数字化进程，做好信息资源体系整合。高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网页，每年都产生大量的数字文档，这些数据涉及教学、科研、行政、财务、后勤等方面，是非常珍贵的资源，同时遍及校园的教育网，为信息的传播和共享提供了天然的平台。整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息，结合校档案馆馆藏情况，优先对重要的、馆藏优质资源、急需保护的档案和利用率高的档案，包括历史档案、需要抢救的纸质档案（字迹模糊不清晰、图纸等）、科研成果、名人档案、照片档案、声像档案等优化馆藏档案目录并做好信息资源整合。
[关键词]档案馆；数字化；信息化；高校
所谓档案信息化，就是在国家现行法律基础上，相关行政管理部门进行统一组织与管理，将现代化信息技术全面、科学、合理的落实在档案管理工作中，进而对档案资源进行调整、归档、整理和保存，以供相关工作人员进行借阅与参考。就社会发展现状而言，实现档案信息化与数字档案馆建设已成为社会发展的必然，是实现档案管理现代化发展的核心。档案信息化与数字档案馆建设的主要特征在于档案管理工作是以档案管理为中心进行的。档案管理信息化是一项长期发展的过程，在这一社会现状下，通过不断的引进先进的现代化信息技术，从而档案部门工作方式和管理措施进行改进与优化，使得档案管理工作方式实现现代化管理要求。
一、档案信息化与数字档案馆含义
数字档案馆的最基本特征就是在档案管理工作中实现计算机技术与信息技术的广泛应用与普及，由此引发整个档案管理领域的系统化、根本性改变。随着社会科学技术的不断发展，档案信息化已成为信息化建设的一项有机组成部分，是整合社会各项资源与信息资源的关键，也是构建档案信息化体系，促进信息化社会发展的必然要求。在档案信息化建设工作中，档案管理部门与相关技术人员通过采用现代化技术对档案管理技术与方法进行改进，从而实现了一套系统化的管理工作流程。
（一）档案信息化含义
档案信息化就是根据相关的档案管理部门在工作中进行合理有效的规划和组织，并在档案管理活动中全面实施信息化技术，进而对档案资源进行收集、归纳、整理、归档和保存，以供相关工作人员便捷、准确、完整的进行查阅。现阶段档案信息化建设主要指的在档案管理工作中逐步将实体档案管理工作朝着信息为主的档案管理工作流程进行。档案信息现代化的发展提高了档案管理部门、相关机关和社会大众对于档案的利用效率，使得现代化档案管理工作效率和管理水平不断提高。
（二）数字档案馆含义
数字档案馆主要指的是利用现代化科学技术来进行档案管理工作，通过采用计算机技术、信息技术及远程操控技术来对档案信息进行整理、收集、归档和查阅。数字化档案馆建设主要指的是在工作中建立一个以数据为核心的虚拟信息空间，通过由众多档案资源库群、档案信息处理中心以及相关用户群构成一项系统的档案管理工作流程，在这个过程中数字档案馆具有着馆藏模式数字化、现代化、网络化的特点，在资源查阅中有着速度快、知识面广、内容齐全等优势。随着科学技术的不断发展，数字化档案馆建设已成为社会发展中不可逆转的趋势。
二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着国家各项新政策、新规定的出台，各类档案资料的利用已成为广大群众关注的新焦点。尤其是高校档案管理工作的改进，是整个档案工作过程中的重中之重。就目前高校档案信息化建设管理而言，随着电子信息技术、计算机技术的不断引进，传统的档案管理方法逐步被人们所淘汰，淡出了档案工作舞台。在社会科学技术和经济高速发展的新时期，各种新概念、新理念以及新技术不断涌现，传统的档案管理方法已经无法满足教师与学生的需求，因此实现档案信息化建设是高校档案工作发展的必然趋势。
在高校档案管理工作中，通过引进各种先进技术和理念标准来对档案管理工作进行全面改进，并使得档案管理工作更加规范、更加标准，进而满足档案管理新模式要求。随着社会生产技术的进步，高校档案馆馆藏数量不断增加，现有的档案馆由于储存空间有限、保存档案方式和档案工作记录受到极大的考验与影响，因此通过数字档案馆来缓冲档案存储空间与档案资源的矛盾已成为高校档案工作人员研究的主要重点，也是实现档案管理工作现代化的主要途径。在数字档案馆建设中，是采用网络技术作为主要的档案管理方法，随着时代的发展正逐步的进入档案管理工作之中，使得档案工作从档案的形成、收集、整理、鉴定、保存以及利用都出现了巨大的变化。电子档案管理工作是一项集规范化、专业化、科学化和信息化为一体的资源开发模式，是实现电子档案管理重要性的主要方法。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
三、高校档案馆数字化建设中存在的问题
（一）观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
（二）技术层面的问题
1.高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
2.通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
四、相关策略建议
（一）完善档案信息化规范和设施建设
在高校档案信息化和数字档案馆建设工作中，完善或者制定出相关电子文件管理以及目录是提高管理工作效率与准确性的主要手段。同时在管理工作中，对于档案归档以及电子档案管理工作要全面加强，同时还要全力完善档案管理平台，促使档案管理工作能够在网上初步完成，进而信息化与一体化管理模式。
（二）重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
（三）安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
（四）重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆（室）人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
关键词：独立学院；数字档案；档案管理
我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。
1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析
针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。
缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。
独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。
总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。
2 构建“互联网+”时代的档案馆对策
1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率
一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。
2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质
档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。
3、加快独立学院档案建设
独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。
4、创新服务方式，提高服务水平
在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。
5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务
互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。
总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。
参考文献
【关键词】图书档案 数字化 原则 思路
随着信息被当作经济领域中的一项重要新兴产业，信息源、信息技术等有关信息产业在全世界范围内得到迅速发展。大数据、4G等纷至沓来，极大地推动了信息产业的发展。作为传统的信息服务机构，图书馆和档案馆已走到发展的十字路口，图书档案数字化已经时不我待，势在必行。探讨当下高校图书馆图书档案数字化建设原则与建设思路，已成为图书馆、档案馆业界迫切和重要研究课题。
1 高校图书馆图书档案数字化建设原则
数字化后的图书档案高效、简捷地为读者提供信息服务是当今信息社会发展的必然要求。现如今大数据时代下的图书档案资源共享、快速更新、便捷检索等管理理念，均都要求我们改变图书档案管理常规模式，利用现当代信息科学技术来加以实现。为此，在数字化过程中要坚持下面一些原则：
1.1 效益性原则
图书档案数字化的目标就是使图书馆所管理的文献信息在收藏、整理、存储、查阅和咨询等方面愈加便捷、全面、系统和高效。因此，在数字化工程建设中，一定要讲究效益性原则，要统筹兼顾，在建设理想中的图书档案数字化工程的同时，要把节约成本放到首位，把有限的资金合理运用，保障后续数字化建设有充裕的资金支持，最终建成高标准的图书档案数字化系统工程供广大师生使用，为学校的教育、科研等提供充裕智力支持。
1.2 一致性原则
毫不夸张地说，高校图书馆信息资源数字化工程是一项长期、庞大、系统、涉及面广的跨学科工程。由于常年的日积月累，已经形成了载体多样、形式各异、门类繁杂、数量巨大的图书馆信息资源，这些图书档案信息资源已涉及到了多学科领域专业技术人员和部门，要想全部实现数字化，就必须使相关部门和对应专业技术人员一起联动起来，按照统一标准，方方面面保持一致进行全面数字化建设。包括上至国家图书馆、下至县、乡、村图书室的衔接与共享，以及与其他高校图书馆的数据一致性等。一致性是保证图书档案数字化后的信息资源服务顺畅的基础。所以，图书馆数字化要建立统一的领导管理机制，并制定出科学的长远规划和详尽的具体操作措施，统筹协调，规范建设。
1.3 安全性原则
图书馆数字化建设不仅是一个新生事物，更是一个长远、持久的基础性工作，历史上没有可供借鉴的科学经验，只有靠大家的智慧摸索前行，在数字化过程中，如果稍不认真，大批量的数字信息资料就有可能泄密、丢失甚至毁损，将对数字化建设造成无法估量的损失，为此，在实施数字化过程中，要把安全性放到第一位。首先要通盘考虑将被数字化的图书档案的保密性；其次要评估将被数字化的图书档案安全性。不仅包括计算机硬件设备的安全稳定性，还包括软件系统的安全稳定性，其中计算机硬件设备的安全稳定性包括存储设施、服务器、网络服务终端、信息传输等的安全，软件系统的安全稳定性包括购买的软件、数据库和自行创建、开发的软件、数据库的长远兼容性及稳定性等；最后还要注重图书档案数字化后的管理系统的的整体安全性，包括管理中的网络环境、远程访问、自动备份等系统安全性。
2 高校图书馆图书档案数字化建设思路
信息化、数字化是现今全球社会和经济发展的总趋势，传统古老的图书档案借还管理模式已经难以满足现今图书档案管理要求，信息网格化、数字化在图书档案信息资源建设和管理中的具体运用，既实现了图书档案管理量的大幅提升，更实现了图书档案管理质的飞跃，极大地提高了图书馆服务效能。因此，高校图书馆为了更充分发挥自身服务功能，就必须高屋建瓴的全面、多角度思考和建设图书档案数字化。
2.1 建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度
高职院校图书馆图书档案数字化建设要持续不断的大量资金注入做保障，在整个数字化建设过程中，无论是因为国家政策、学校规章制度，还是图书馆图书档案数字化建设人员调整或资金预算等诸多因素，均将会出现一定的预期风险，这些预期风险主要有：
（1）系统专业人员或管理人员的突变，从而使软件系统的开发中止。
（2）资金链断裂或年度预算偏低以及超支从而使有关硬件设备购入延迟或搁置。
（3）机密图书档案资源数字化过程泄密。
（4）数字化过程可能发生的知识侵权、产权纠纷等。为此，必须建立健全高职院校图书馆图书档案数字化建设风险控制制度。
2.2 加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，最大限度发挥图书馆图书档案利用价值
进行图书档案数字化建设后，将会从本质上彻底改变以往图书馆被动消极的服务状态，无论是高职院校内的广大师生，还是校外的社会人群均能通过数字网络实现一键操作，完成图书档案的各种用途的使用，方便、简捷、快速将是建成后的数字化图书馆的主要特点。与此同时，加快转变图书馆服务理念，强化读者服务意识，增强责任感，提升服务水准，在数字图书馆建成后，切实能够实现根据读者的需求实施读者定制服务，以及学科跟踪服务，还有能够深入推动学科馆员建设。
2.3 科学规划高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程
高职院校图书馆图书档案数字化建设的意义就在于通过提供数字化图书档案信息为全校师生以及社会人员提供学习和实践服务。库存的大量图书档案怎样发挥其自身价值，一方面在于社会的需求，另一方面更在于图书馆馆员如何开发和运用。图书馆应根据广大在校老师、学生及社会公众的需求，对图书档案数字化建设进行投入产出效能进行综合分析，科学规划，有的放矢地进行统筹部署。
（1）对那些经过鉴定、甄别的还具有重大保存价值的濒危图书档案加紧进行数字化工作。
（2）对那些需要永久和长期保存的图书档案及时数字化。
（3）对利用或咨询次数较多的图书档案加快数字化。
（4）对那些有地域特色或宝贵的图书档案及时数字化，确立高职院校图书馆图书档案数字化建设方向和目标，有条不紊推进数字化图书档案建设进程。
参考文献
[1]赵春兰.对档案数字化工作的几点认识[J].黑龙江档案，2013.
[2]张捷.论数字档案馆与数字图书馆知识服务优化整合模型构建[J].档案，2008.
作者简介
姚雪（1977-），女，河南省南阳市人。现为南阳医学高等专科学校助理馆员。研究方向为图书馆信息技术与数字图书馆。
关键词： 高校数字档案馆建设 现状 发展趋势 对策研究
高校档案工作电子信息技术的发展，信息高速公路的开通，电子档案的与日俱增，使得档案信息的管理工作已经明显落后于信息时代的要求。面对挑战，搞好数字化档案馆建设才能与时俱进，跟上时代前进的步伐。
一、目前数字化档案馆建设的现状
1.数字档案馆的含义
数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质，强调了在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而是利用网络技术将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以连接，以供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从这一意义上看，数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。
2.从数字档案馆的特点看建设现状
数字档案馆的主要特点：存在方式、运行方式、功能定位。在存在方式上，数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”，这一特点主要突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。在运行方式上，数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化，数字档案馆存取的是各种档案机构提供的数字化档案信息，从这一意义上看，各类档案机构是数字档案馆环境得以存在的基础，数字档案馆环境下对档案信息的利用侧重追求的不是单机状态下或独立状态下对某一档案馆收藏的数字化档案信息的利用，而是对分布在个馆或不同数据服务器上的数字化档案信息的组织和利用。目前高校数字档案馆建设还存在一些问题：现行实体档案馆网络化基础设施的构建与完善；档案信息资源共享中的相关协调等。在功能定位上，一般档案馆与数字档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。一般档案馆不仅应成为开发利用档案信息资源的中心，而且应该是一个档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子档案的不断增多，虽然我们还不能肯定将来电子档案完全代替纸质档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟与稳定，电子档案的信息积累与信息凭证功能将会逐渐显现。从这一意义上看，为了有效发挥现行实体型档案馆的信息积累、信息记忆作用和电子档案信息的凭证功能，目前高校档案馆在档案信息资源建设中应定位于基于“拥有”型功能的档案馆。而数字档案馆则因其主要对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，在功能定位上以“存取”为中心。目前高校数字档案馆建设是以实体型档案馆为依存，对档案信息资源的“拥有”产生积极的作用，如：保证电子档案信息的真实性和可靠性，为数字档案馆环境中的档案信息“存取”服务提供数字化档案信息资源保证；这不仅可以明确档案信息资源公布权、处分权、获益权等基本权利的归属，还可以维护我国档案信息资源开发利用的良好秩序。
3.目前高校数字档案馆建设中存在的主要问题
（1）档案信息化资源相对分散。
随着高校信息化的不断发展，学校办公自动化系统的开发，大量的电子公文随之产生，这些都需要新型的档案管理系统及时、准确、有效地接收。而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统中，导致各部门越来越多的电子文件资源分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。
（2）高校档案信息化中的法律问题。
对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调因向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作中还存在诸多问题。
（3）高校档案部门档案上网带来的保密问题。
档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围，在档案信息化过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。
（4）电子文件真实性以及长期保存的问题。
由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将愈发严重。
二、高校数字档案馆的发展趋势及对策研究
1.发展趋势
高校数字档案馆建设的最终目的是实现档案资源共享。在我国数字档案馆建设早期，档案界在对数字档案馆概念界定和功能分析中，对其无障碍的跨库资源共享的强大功能寄予了厚望，如何嘉荪教授认为：“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。”①与何嘉荪教授的观点类似，冯惠玲教授认为：“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。”②何嘉荪和冯惠玲教授对于数字档案馆的认识在中国具有典型代表性，即认为数字档案馆是一个功能强大的超大的分布式档案信息系统或知识信息中心，最终目的是实现档案资源共享。
2.对策研究
从关于数字档案馆概念的定义来看，我国绝大多数档案学学者倾向于将数字档案馆界定为一种“信息系统”或“信息空间”，这实质上是将所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间。这种认识基本把握了数字档案馆的本质，同时也反映了人们对数字档案馆能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享的美好愿望。
但现实高校数字档案馆的建设中还存在着许多问题：所需的技术条件、经济条件和法律制度在我国还比较欠缺，有待完善。首先，在技术条件方面，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，包括数字档案信息生成技术、数字档案标引技术、数据压缩及海量数据存储技术、数据挖掘技术、自动分类及智能检索技术、数字档案的安全保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间技术等。其次，由于经济技术条件的限制，社会信息化发展水平的制约，以及法规、标准的缺失或滞后，我国高校数字档案馆建设进展缓慢。为此，笔者认为应从以下几个方面考虑。
（1）完善信息基础设施建设。
档案馆的基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件和有效平台。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，如交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪，以及喷绘、光盘记录设备，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架。
（2）解决档案信息安全问题。
信息安全的现状是：首先，档案馆建设缺乏必要的投资，无法防范病毒的攻击。高校档案部门经费不足，很难争取到必需的安全投资，甚至只能使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，计算机一旦中毒就只能全部断网逐台查杀，严重影响了业务的正常运行。其次，安全设备没有得到应有的维护。对于杀毒软件、防火墙来讲，日常的更新维护相当重要，由于缺乏有经验的网络管理人员，设备的日常维护得不到应有的重视。如果杀毒软件的病毒库没有及时更新或者网络安全设备自身存在漏洞，就会给整个安全带来隐患。再次，员工行为不规范导致病毒侵袭。由于缺少相应的安全制度，员工缺乏敬业精神，经常从网上下载软件、电影、音乐，使用聊天软件，访问不良网站，这些都给网络整体安全带来了隐患。因此，我们必须把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，建立完善的信息安全机制，发挥信息数据的真实性、完整性、机密性、对立性，以及网络、数据库、操作系统和应用系统的安全性、稳定性、可靠性。为此笔者认为，一要寻找、研发电子档案寿命长的载体；二要尽快制定网络安全法、国家信息安全法，从制度上保证网络信息的安全；三要针对档案的真实性，建立安全保密系统，建立可靠的备份制度，对不同的用户提供不同的等级、不同的程度的信息查询、阅读服务，并设置帐号及权限；四要采用元数据系统；五要在当前采用传统档案与现代电子档案有机结合的方法，保证档案的真实性。
（3）信息资源体系整合。
高等院校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档，这些数据涉及教学、科研、行政、财务、后勤等方面，是非常珍贵的资源，同时遍及校园的教育网，为信息的传播和共享提供了天然的平台。
首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息，这些数据信息应包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等。信息系统，比如学校机关的OA系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，产生的数据都将直接成为数字档案。通过前端控制和全程管理，我们对其产生、使用、失效等过程进行有效的管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。随着校园网建设的不断深入，很多院系、机关都建立了自己的网站，各部门的信息都通过网站进行，这些信息不存在纸质版本，所以应该要求各部门每次网站更新时，应将旧网站进行归档或者有选择地采集网站信息。对于各部门使用办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，我们也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。
其次，优化馆藏档案目录。馆藏档案数字化活动的成功，关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤地实行数字化，先要做好选题工作。数字化的对象首先应该是馆藏优质资源，比如学籍卡片、科研成果、名人档案、历史视频等数据，对这些数据必须在数字化正式开始前做好手工整理，保证其完整性、连续性，否则将对以后的检索带来很大的麻烦。这些工作应在综合业务系统中得到集中的考虑，通过建立数据库和内容管理系统来实现。
再次，建立档案信息网络。通过分析调查，确定好了信息源，我们就应该构建一个覆盖全校的档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源（包括传统文件和数字文件），这样档案馆才有可持续发展的动力。
（4）构建多媒体档案信息数据库。
高校档案部门可利用高校网络发展的优势，走在网络开发档案信息的前沿，及时制定规划和计划，在信息服务方面率先抢占平台，尽快形成高校档案信息网络。
首先通过网络接收学校新闻及部分专题节目；其次与本校现代教育技术中心合作，将大量反映学校建校、教学、科研以及社会服务等各个方面的声像资料刻录成光盘，形成一定数量的多媒体档案信息，并随时对接收的多媒体档案信息进行刻录，建立多媒体档案信息数据库；促进学校建立文档的一体化，保证数字化文件形成的内容、背景等信息的完整性，避免丢失或破坏的现象发生。
（5）加强人才队伍建设，优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。
人才队伍建设是高校数字档案馆建设的关键。数字档案馆是一个集计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等为一体的高新技术项目，需要一批具有档案管理与服务、系统开发与维护、数据库加工与分析人才、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才。所以要根据数字化档案馆建设的需要，培养和引进具有诸方面知识的复合型人才，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，在竞争中取得主动性，使数字档案馆建设正常运行。
笔者认为，建设高校数字档案馆的最终目的是实现档案信息的资源共享。因此，要优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。
数字档案信息具有信息资源的海量存储，跨时间、地域的无缝传递，自动化的管理和查询，网络间的资源共享等许多优势。数字档案信息的管理和利用模式与传统档案管理相比是根本性的变革，主要以构建档案部门网站作为信息利用和服务的平台。通过档案网站，用户可以访问档案信息数字库，方便、快捷地进行在线检索、借阅和利用，获取所需信息。可以说，只有在互联网上向公众提供数字化的档案信息资源服务，才能真正实现档案信息的资源共享。
虽然用户需求与网站的应用效果不容易直观测算，但还是可以通过一些直接或间接的统计与调查方法进行分析，如数据仓库、web数据挖掘技术。这些技术是在网络数据库环境下出现的新的数据分析技术，可以利用网站大量的访问数据去分析、发掘特定访问者的访问偏好。这些分析结果能够帮助网站管理者了解用户的实际需求，调整服务策略，优化站点结构，为用户提供差异化、个性化的网站服务，从而使服务更具有针对性，增强数字档案信息的实用性。另外，在档案网络信息服务上，要打破馆际界限，实现各级档案网站之间的互联互通和资源共享，这样既能够有效利用各馆的档案资源，避免重复建设，又可以尽可能地满足用户的需求，发挥档案信息的最大效用。
档案信息的数字化为档案有效保护、档案信息资源共享开辟了一条新的途径。我们不仅要积极地推进档案数字化工作的开展，还要应对档案数字化建设中出现的新的问题给我们带来的挑战，树立管理和服务新理念，促进档案数字化建设健康、有序、高效地运转。
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