关键词：档案管理 和谐管理 输变电工程 模式
中图分类号：TM73 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）01（a）-0094-03
随着天津市特高压工程及500kV工程趋向于规模化建设，建设体量越来越大，工程建设档案管理要求越来越严格。然而，当前档案管理理念相对陈旧、责任意识相对欠缺、标准化制度有待完善、工作便捷性有待提高等问题凸显。因此，为确保档案管理与工程建设同步进行，保证档案资料完整、准确、系统、安全和有效利用，进一步创新档案管理模式成为必然。
档案管理一直以来是各行业学者们研究的热点，加强档案过程管理是提高档案管理质量的关键。张淑婷[1]对电力工程档案质量管理控制要点进行了探析，构建了电力工程档案质量管理体系，对档案前期规范化处理，加强过程管控，提高档案管理质量。钟志平[2]对电力施工企业工程档案形成过程存在的主要问题进行了分析，提出档案形成过程控制的几个主要环节。陈铁山[3]通过分析电力工程档案管理中存在的问题，分别从队伍建设、制度建立、管理方法等方面提出具体措施。档案数字化管理是档案管理趋势，同样是学者们研究热点之一。陶琨[4]对电力工程档案管理流程、档案类别、档案标准化等方面进行了规范，同时引入现代信息管理系统，促进电力工程档案信息的查询、统计。陈炜[5]从国家电子档案产业政策、信息技术应用等角度，探讨了档案信息数字化的发展方向以及档案信息资源的开发途径。罗琴[6]，首次将和谐管理理论应用于企业档案管理中，实现了企业档案的和谐管理，达到企业档案管理工作健康有序发展。该管理理论为文章创新档案管理模式提供了新思路。研究新的档案管理模式，旨在促进档案形成的同步性、真实性和完整性；落实了“全员、全过程、全方位”的档案管理理念；提升工程档案管理工作的程序化、标准化和规范化。
1 基于和谐管理的档案管理模式
1.1 实践思路
国网天津市电力公司首次提出，以提升档案过程控制为核心，基于和谐管理理论，分别从科学管理和工作便捷两个维度进行制度优化和工作环境改善。一是建立“谐则”机制，即采用科学的管理办法使归档同步化、责任明确化、资料标准化；二是建立“和则”机制，以用户为根本，研发档案动态管理系统和手机APP等，提高归档便捷性和高效性。档案动态管理系统对科学管理办法进行了固化，科学管理办法推动了系统的准确、有效运行，最终实现档案管理整体和谐。具体实践思路如图1所示。
1.2 体系架构
该管理模式以《输变电工程档案深度规范管理指导手册》为标准管理依据，依托档案动态管理系统落实执行，互联手机APP辅助管理，创新应用NFC技术和OCR技术，自主研发新型档案柜。旨在提升档案管理标准化、数字化、便捷化水平。其体系架构如图2所示。
1.2.1 编制《输变电工程档案深度规范管理指导手册》
通过对各设计、施工、监理以及建设管理单位档案管理专责、质量管理专责等相关档案管理人员的调研，梳理行业规程规范以及企业内部管理规定，完成本手册编制。其特点如下。
（1）过程全覆盖。覆盖项目前期、工程前期、工程建设和总结评价工程全过程。其中，业主项目部分册，归档范围共计858项；监理项目部分册，归档范围共计218项；施工项目部分册，归档范围共计1289项。
（2）专业全覆盖。覆盖进度、安全、质量、技术、造价全部五大专业，涉及专业管理全部环节。
（3）岗位全覆盖。首次将归档责任主体下沉到业主、监理、施工项目部专责人员。
（4）标准化管理。①归档时间节点统一。归档时间节点与工程建设节点挂钩，保证与工程建设同步进行。②归档模板样式统一。编制档案文本标准化模板202份，负面清单146条。
1.2.2 研发“工程管家”电网建设全过程档案动态管理系统
以档案归档同步化、规范化、标准化、明确化为目标的档案动态管理系统，主要包括管理人员实施监督和检查、各管理专责检索、查看和提交，以及管理员信息维护3个子平台。
（1）管理人员实施监督和检查子平台。通过选择工程名称、工程建设阶段，管理人员随时对各参建单位归档现状检查，包括：查看当前应归文件资料内容和应归未归资料内容；对已归档的资料内容，可以点击文件填写正确性、规范性等；对于应归未归的文件资料，可以点击提醒相应专责，督促其及时提交资料。
（2）各管理专责提交档案子平台。通过点击样例参考，查看系统内资料内容标准化模板，按要求填写相应档案，并完成提交。
（3）管理员信息维护子平台。管理员对不同工程归档范围、资料标准化模板和工程一级网络计划等信息进行更新维护。
建立手机APP与档案动态管理系统互联，作为档案管理辅助手段之一，进一步提高了档案过程管理的便捷性。
1.2.3 创新应用NFC技术和OCR技术
通过NFC技术使手机APP与打印机无线连接，利用先进计算机技术和WIFI传递档案信息，实现远程自动打印，确保档案资料的安全性和保密性；利用OCR技术将纸质档案利用扫描仪，通过关键字识别，实现自动分类、智能化上传至PC端档案动态管理系统，并建立目录索引。
2 案例分析
该管理模式已应用于天津静海500 kV输变电工程、南蔡500 kV输变电工程、蒙西～天津南1 000 kV输变电工程、锡盟～山东1 000 kV输电工程档案过程管理中，取得经济效益明显。
（1）该管理模式明确了资料标准模板，节约了各专责档案填写时间，尤其减少了档案资料重复填写次数。根据调查，应用该管理模式的4个工程，节约495 000元。
（2）OCR技术的应用，使档案扫描工作由两人一周扫描4 h，减少到1人2周扫描2 h，此项工作节约327 600元。
（3）档案动态管理系统和手机APP实现了管理人员随时随地在线检查档案。据统计，应用该系统检查档案共计42次，节约126 000元。
3 结语
文章对档案管理新模式实践思路进行了介绍，对其体系架构进行了系统分析，对指导手册、档案动态管理系统、手机APP和新型档案柜的内容、特点和功能进行了具体介绍，对NFC技术和OCR技术应用原理进行了阐述，最后对模式的应用效益进行了分析。新的管理模式从科学档案管理和工作便捷两个维度进行了全面优化，对提升档案规范化管理具有重要意义。
参考文献
[1] 张淑婷.电力工程档案质量管理控制要点探析[J].中国高新技术企业，2015（13）：189-190.
[2] 钟志平.电力施工企业工程档案形成过程管理[J].办公室业务，2012（23）：39-40.
[3] 陈铁山.浅析电力工程档案管理建设[J].中国电力教育，2010（11）：246-247.
[4] 陶琨.电力工程建设档案管理新探[J].中国电力教育，2013（33）：179-180.
Abstract： Construction of the guarantee system of national construction project archives resource is very urgent， which need theory， institution and information technology research. The research should focus on the resource quality problems， top design and information technology issues from the position of the construction of the national archives resources system. The integral theory and method system will build around the resource quality， systematically study the theory， system and technical problems of the guarantee system.
Keywords： Construction Project Archives； Resource Quality； Guarantee System
1 研究背景
建设工程档案是科技档案的主要构成，资源建设是其核心议题，保障国家档案资源体系的完整与安全是资源建设的基本目标。资源建设需要一系列的保障性手段，即资源保障体系。笔者曾就区域性档案信息资源保障体系进行了前期探索[1]。根据已有研究，本文所关注的国家建设工程档案资源保障体系指依据工程项目建设和档案管理要求，由建设和档案行政主管部门、各参建主体共同参与建设的保障国家建设工程档案资源完整和安全的综合管理体系。国家建设工程档案资源保障体系建设十分紧迫。
第一，随着国家基础设施建设的快速发展，据国家发改委统计[2]，2015年全国新开工施工项目48万余个，2016年为61万余个，随之而来的是建设工程档案的巨大增量，建设工程档案资源保障问题凸显。
第二，党的十八大以来全面从严治党向纵深发展，面对工程建设领域腐败多发、高发态势，维护建设工程档案的凭证价值尤为重要。
第三，由于近年来建设工程违法违规行为和质量事故频发，社会公众对工程质量普遍关切，随着国家住建部《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》（建质[2014]124号）的实施，建设工程档案的社会关注度大幅提升。
第四，自21世?o初美国安然公司假账事件被披露和塞班斯法案颁布以来，发达国家对上市公司文件的法律监管日趋严格，虽然存在管理体制局限和国家意义上档案资源体系概念缺失的现象，但建设工程档案资源的规范化管理仍备受重视，国内不少企业也建立了参照塞班斯法案的内控体系。
第五，根据笔者实际调查，目前工程档案的完整和安全状况不容乐观，归档范围不准确、原材和技术资料不真实、签章手续不规范、竣工图编制不准确、整理时未遵循文件资料的有机联系，传真件和伪蓝图归档等现象突出，系统解决建设工程档案的质量问题迫在眉睫。
在这种背景下，学术研究和相关实践应加强对国家建设工程档案资源保障体系建设的关注度。本文从研究现状、认知体系和内容设计等方面进行了初步探索，以期作为后续研究的参考。
2 研究现状
2.1 关于国家档案资源保障体系的相关研究。目前学界关于国家档案资源保障体系的专门研究较少，在国家档案资源体系、档案安全保障体系和信息资源保障体系研究中有一定涉及。
一是在国家档案资源体系研究方面。傅华认为国家档案资源体系建设应加强理论建设，改善资源流向不合理、资源不完整等问题[3]。刘国能[4]论述了国家档案资源建设及其优化的意义。安小米[5]、薛匡勇[6]、李宝玲[7]、曹航和杨智勇[8]等学者研究了国家档案资源体系整合与共享的顶层设计、整合模式、协同创新机制等问题。
二是在档案安全保障体系研究方面。近年来，档案安全保障体系的研究热度较高，如张美芳、王良城认为安全保障体系包括管理安全、维护安全和开发利用安全[9]。张照余认为档案安全保障体系建设须立足主动防御的理念，实施全面系统的防护策略[10]。
三是在信息资源保障体系研究方面。何振、周伟认为电子政务信息资源的保障体系包括信息安全、技术、法制、人才等内容[11]。吴慰慈、李富玲认为可从制约因素、体系定位、组织建设和资源建设，构建区域性信息资源的保障体系[12]。霍国庆、李天琪和张晓东认为应从共性信息资源需求入手分析战略性新兴产业信息资源保障体系[13]。
2.2 关于科技档案管理的相关研究。黄世?础⒗罾蚍治隽丝萍嘉南仔畔⒆试幢U咸逑到ㄉ柚械男畔⒖煽啃院椭?识产权问题，提出了技术和法律上的保障措施[14]。苏玲认为应加强科技档案资源建设的内容质量和案卷质量，采取超前控制、归档控制和反馈控制等措施[15]。徐拥军、牛力认为科技档案管理的发展趋势涉及法规遵从、标准化等内容[16]。张斌、徐拥军认为应在树立新科技档案观，健全法规制度体系，强化监督管理体系，理顺主体权责关系，建立纳入机制，建立档案验收和审计制度，明确所有权，推进管理标准化等方面提升科技档案管理质量[17]。
2.3 关于建设工程档案的相关研究。一是关于建设工程档案与工程质量关系的研究。周福霞、王磊认为工程档案是工程质量控制的重要对象，档案管理应融入工程质量保证体系[18]。郭蕊认为工程档案在质量控制、工程维修、改建扩建、违章建筑查处和项目审计稽查方面的价值会越发显著[19]。
二是关于建设工程档案资源存在问题与对策的研究。刘宏认为应从标准化建设方面提升建设工程档案资源的质量[20]。王宝茹认为应对建设工程档案建立全过程控制机制[21]。赵蓉认为目前建设工程档案存在完整性、成套性差，技术资料不真实，签章手续不到位和竣工图编制不准确等问题，应加强宣传培训，健全体制，加强监理监督检查，准确编制竣工图，严把档案质量关[22]。杨妮认为建设工程档案资源应减弱由于参建单位多，专业素质差异大以及建设周期长，档案工作和档案工作人员的连续性不够等原因造成的不利影响[23]。杨芳分析了建设工程档案质量控制措施从保证金到“两书一证”和行政执法的发展过程[24]。
三是关于建设工程档案信息化问题研究。廖玉玲认为云计算在工程档案管理中具有应用优势，可依托建设工程档案云，建立基于云计算的建设工程档案全过程监管模式[25]。罗广国认为全面实施纸质档案电子化工作是保障建设工程档案资源的质量的方法之一[26]。张颜认为根据近年来政府相应标准规范，归档文件范围及其质量要求已经涉及了建设工程电子文件的归档和管理问题，建设工程档案有全面电子化的发展趋势[27]。
综上所述，国家建设工程档案资源保障体系建设研究迫在眉睫，相关问题已经引起了广大学者的关注，但仍存在如下问题：
第一，实践需求迫切，理论研究明显不足。较之建设工程档案的巨大增量、重要意义和存在问题，学界并没有给予相应的重视程度，围绕资源体系的多数研究仍以管理类文档为主，建设工程档案资源的专门论述较为缺乏，近十年内建设工程档案领域的部级科研课题和博士论文数量很少，国家建设工程档案资源保障体系建设的理论研究亟待深入。
第二，规范标准缺失，制度研究亟待推进。面对建筑保证金制度取消、城建档案馆行政职能削弱、建设行政管理部门对建设工程档案监管弱化和有关建设工程档案标准不协调等现象，在顶层设计上探索国家建设工程档案资源管控协调的政策规范研究不足。
第三，信息技术应用滞后，信息化研究急需跟进。已有研究侧重于建设工程档案的整理、施工环节中工程资料的组织设计，对多参建主体、跨信息平台环境下建设工程文件形成和运动规律的探索相对滞后，未来应立足于工程项目全生命周期管理的背景，更加全面系统地考察国家建设工程档案资源建设的信息化问题。
3 国家建设工程档案资源保障体系研究的认知体系
3.1 确立宏观认知。国家建设工程档案资源保障体系存在于“社会需求―档案实践―档案产品”的宏观系统中[28]，是建设工程领域社会需求在档案资源建设中的具体体现。各种保障手段应积极响应保障建设工程档案资源质量的现实需求，把握建设工程文件形成规律与建设工程档案资源质量的内在关系，确立国家管控统筹建设工程档案资源的重要理念，明晰相关行政主管部门、各参建主体的权责关系和角色定位，在工程项目全生命周期管理中嵌入建设工程档案资源保障体系，融合技术、协同发展。宏观认知的核心是从国家档案资源体系建设的站位关切建设工程档案资源建设的质量、顶层设计和信息化问题。
3.2 建立微观思路。根据“价值维度―形态维度―信息维度”的档案系统微观结构[29]，国家建设工程档案资源保障体系应由体现体系建设导向的价值维度、体现体系内档案属性要求的形态维度和体现体系内信息运动规律的信息维度构成，它们分别对应理论研究、档案质量研究以及制度和技术研究――这也正是基于目前研究现状的合理选择。
研究过程应以理论体系建设研究，回应建设工程档案资源保障问题的实践关切；以资源质量研究，夯实国家建设工程档案资源的质量基础；以制度研究，明确国家建设工程档案资源保障体系的体制机制和业务规范；以技术研究，促进信息技术在国家建设工程档案资源保障体系上的深入应用，加快国家建设工程档案资源建设的信息化步伐。
4 国家建设工程档案资源保障体系研究的内容设计
4.1 国家建设工程档案资源保障体系理论研究。包括分析国家建设工程档案实践的现状与?势，总结国家档案资源体系建设、科技档案管理、工程项目管理和信息技术应用的新理念、新模式，分析国家建设工程档案资源保障体系的核心概念和逻辑线索，明确包括资源质量、管理制度和信息技术应用等在内的保障体系基本内容等。研究目的是构建国家建设工程档案资源保障体系的理论体系。
4.2 国家建设工程档案资源质量问题研究。包括分析工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件的组织设计和文件形成背景，考察建设工程文件在各参建主体之间的流转，揭示建设工程文件的形成规律，分析影响档案完整与安全的要素及质量问题。研究目的是夯实国家建设工程档案资源的质量基础。
4.3 国家建设工程档案资源保障政策研究。包括分析当前国家建设工程档案资源保障体系所涉及的管理体制问题，研究建设行政管理部门、城建档案馆、综合档案馆以及档案行政管理部门在建设工程档案资源管理中的角色，探索国家管控统筹建设工程档案资源的必要性和可行性，明确资源管控的主导权。在此基础上，研究国家建设工程档案资源保障体系管控协调机制，发展动力机制和共建共享机制。研究目的是完成对国家建设工程档案管理顶层设计的构想。
4.4 国家建设工程档案资源保障标准规范研究。包括梳理现有国家建设工程档案资源相关标准规范，分析相关行政主管部门所颁布同类标准规范的差异及其成因，如关于立卷单位和编制单位的表述差异、保管期限的设定差异、归档工程文件的种类与数量差异等问题，根据合理的管控协调机制，明确标准规范制定的原则、方法及有关内容。研究目的是完善国家建设工程档案管理的程序与规则。
4.5 国家建设工程档案资源保障信息化研究。包括分析基于建设产品和建设过程的信息模型和信息管理、虚拟建筑、可视化应用等建设项目管理信息化趋势，探索建设工程档案信息化的方向和路径，以云计算、大数据、物联网、移动互联网为代表的新一代信息技术持续推进国家建设工程档案资源保障体系的平台建设，实现工程项目全生命周期管理背景下的融合发展。研究目的是解决国家建设工程档案资源保障体系在数字时代的实现形式。
5 结语
[关键词]专门档案；数字共享；体系；模式
档案是信息时代中重要的资源，其对人类的社会实践活动有着详细的记录，可以起到传承历史的作用，也可以对城市的规划起到数据参考的作用。社会在不断的发展，科学技术也在不断的进步，档案的种类越来越多，管理的模式以及管理体系也在不断增加，专门档案数字共享体系模式是对传统档案管理模式的改进与优化，弥补了传统管理体系中存在的问题以及漏洞，有效提高了档案管理的精确性，还可以实现信息的共享，下面笔者对专门档案数字共享体系模式进行简单的介绍，以供参考。
一、专门档案管理的现状
专门档案是一种针对具体业务提出了档案管理模式，其专业性更强，在操作的过程中，需要多个部门配合，而且需要做好档案的收集与整理工作，档案管理人员需要明确分工，优化工作流程，提高工作的效率。专门档案是将档案收集以及档案管理交由不同的人处理，所以，工作人员需要做好衔接工作，对工作人员的专业性要求比较高。在我国很多档案管理单位中，工作人员熟悉业务，但是对档案管理知识却不了解，很多工作人员缺乏专业性知识，由于工作的模式具有多样性以及变化性，而档案的数量在不断的增加，所以，档案管理工作的难度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人员对工作流程不够熟悉，没有实现科学的管理，则不利于提高档案的利用率，也不利于保证档案保管的安全性，容易造成档案缺失等问题，会给国家带来较大的损失。我国很多政府机关以及档案馆，都已经应用了专门档案数字共享体系模式，对专门的档案进行了收集与整理，但是档案管理还是存在不规范的问题，工作人员缺乏资源共享的意识，单位的管理力度也不强，没有对档案进行深度的开发，这样不利于满足社会的要求，无法使档案资源发挥出最大的价值。在专门档案管理体系中，很多软件的灵活性差、可扩展性也不高，只有不断的优化管理体系，才能促进档案管理工作更好的发展。
二、专门档案数字共享体系的构建
专门档案数字共享体系是一种新的档案管理方式，其主要是利用数据集成以及远程查询两个模块发挥档案管理与共享的功能。数据集成中有4个板块，分别是标准体系支撑、全过程管理、跨门类检索以及安全保障。标准体系支撑平台中又包括档案分类、标准模板以及政策法规。政策法规体系是对档案法律以及法规的整合，在构建专门档案平台时，需要设置国家管理标准，并且严格按照这一标准执行。全过程管理是由项目管理、数据录入以及项目构成的，在创建新的项目时，可以对同一类目下新的项目进行删减，可以对档案的收集进行指导。在数据录入的过程中，需要做好目录索引、文件附件等工作。项目是利用B/S模式，将相关数据在信息查询平台，该平台可以实现远程操作。跨门类检索平台的设置，可以提高档案的利用率，而安全保障平台可以实现档案利用的安全性，在档案开放性管理的模式可以实现数据的远程查询。当检索平台中，还具有权限管理的模块，其可以实现对数据的备份存储，有效避免了数据丢失等问题的发生。
三、专门档案数字共享体系的优势与特点
1、实现了档案的全过程管理
专门档案数字共享体系，利用全过程管理平台，实现了从传统档案管理向全过程档案管理的突破。档案管理的工作重心是对档案的收集以及管理两个方面，但是缺乏对档案的全过程的监控与指导。档案数字共享体系的模块软件实现了对档案的采集、跟踪以及指导，使档案管理更加程序化、规范化，工作人员可以洞察档案收集到管理的各个流程，可以对档案材料更加熟悉。专门档案数字共享体系可以保证档案资源收集与业务同步进行，可以保证档案的完整性。
2、将档案管理从后期的被动管理转向前期的主动控制
常规的档案工作在项目结束后才开始，处于所有工作的后期阶段，对于因工作人员前期失误造成档案不完整的现象不能有效控制，损失难以弥补。专门档案数字共享体系中的全过程管理平台，以规范性标准作为业务指导依据，将档案工作的着眼点提到整个专业工作的前端。通过前期主动控制，使档案的收集、整理工作伴随业务进展逐层深入。档案人员在与专业人员互相配合中，前者逐渐熟悉专门的业务知识，后者也逐渐提高档案专业知识。档案人员对档案工作提出意见、建议和要求，指导材料逐步积累，当业务人员收集档案疏忽时，可以及时、主动地提醒工作人员，避免事后难以补救。专门档案数字共享体系打破了档案管理常规的“给什么，收什么”的被动局面，从后期到前期，由被动变主动，通过对专门档案进行前端控制，实现整个业务流程的跟踪指导管理，使档案收集时更加便捷、全面。
四、结语
专门档案数字共享体系具有较强的专业性，而且功能比较多，其架构体系的灵活性比较高，可以是吸纳跨门类搜索，而且可以实现分级管理，有效保证了档案信息传输与存储的安全性。专门档案数字共享体系的通用性以及适用性比较强，在应用的过程中，有效保证了档案的完整性，在档案搜索的过程中，实现了远程搜索，而且准确性比较高。该体系具有较强的开放性，还具有可扩展性，其在档案馆以及政府机关的档案管理工作的应用中，发挥着良好的作用与价值，体现出了便捷性以及服务性等特点。
参考文献：
[1]裴相珍.浅谈建立专门档案信息应用体系[J].档案.2000（03）
【关键词】工程设计；档案；管理
在设计中形成的工程档案和资料是一笔很大的财富，这些档案资料是设计院的命脉，具有极高的经济价值，对设计院今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。设计档案不仅服务于本企业的设计人员，同时也服务于业主和施工单位等，这类工程设计档案往往具有其自身的特点。档案种类繁多，包括设计前期资料、图纸、电子图档等；档案形成的周期长，工程设计档案有的设计周期长，周期能达到数十年；档案数量大，一个大型工程的图纸有成百上千张，档案的使用效率高等特点。规范设计档案管理工作，对于提高设计院的管理层次有着非常重要的指导作用。本文将围绕加大档案管理力度，增强档案意识；建立健全档案管理规章制度；强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质；推进工程设计档案信息化建设和加强档案开发利用，结合笔者实际工作经验，介绍如何在新形势下开展工程设计档案管理。
一、加大档案管理力度，增强档案意识
加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。
二、建立健全档案管理规章制度
建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。
三、强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质
随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同于一般的文书档案，因此，工程设计档案管理涉及档案专业知识，还涉及到与工程设计相关的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确地管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如化工项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的资料等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。
四、推进工程设计档案信息化建设
推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85％，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。
五、加强档案开发利用工作
档案管理最终的目的是为了利用，只用通过利用才能更好地实现档案的价值。加强档案开发利用工作，一要强化档案信息服务功能，主动开发档案资源，不断挖掘档案的价值，使档案更好地为设计院的决策、管理提供参考。二要创新档案利用方式，拓展服务渠道。档案管理人员要完善档案检索体系，编制档案全套目录索引，便于档案查找利用。加强对设计人员的培训和指导，做好档案的借阅服务和一般性的参考咨询服务。主动推送有价值的信息，从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位、多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息才能够使设计院的专业技术人员、管理者、业主更加快捷地查询到自己所需要的信息，使档案更好地发挥其价值。三要充分发挥信息系统的作用，使档案管理信息系统与设计管理系统、经营管理系统和办公自动化系统等融合，并在融合的基础上逐步升级，实现与互联网连接，实现档案信息的资源全球共享和社会价值，拓展服务渠道。
六、结语
工程设计档案是设计院不可或缺的信息资源和知识资产，对设计院的发展具有重要作用。工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，应结合自身档案特点，做好工程设计档案工作，管好、用好这笔财富，充分发挥工程设计档案的价值，为设计院的发展作出应有的贡献。
【参考文献】
[1]赵静.综合设计院工程设计档案管理综述[J].城建档案.2014(8).
[2]朱媛.新时期设计院档案管理探析[J].中小企业管理与科技.2014(6)
输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分，输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录，是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证，是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性，打破了传统档案的特性范畴，不仅反映输电工程施工质量和水平，还能体现工程管理水平，是企业发展过程的真实记录与历史见证，对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值，特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善，档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理，档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81，档案管理尚需规范，档案保管条件与电子化程度有待改善与提高，档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题，是档案信息化的障碍。如何利用档案信息，辅助工程项目的控制和管理，提高工程项目的管理效率，提高预测控制风险的能力，保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。
二、输电工程档案管理的机遇与挑战
信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。
三、输电工程档案管理的组卷原则
案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。
四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施
面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。
五、输电工程档案管理的未来
黄河工程在项目前期、实施、竣工验收等各建设阶段形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，构成了工程档案，是治黄档案管理的重要内容。工程档案管理作为黄河水利工程建设管理的重要组成部分，具有其他管理不可替代的作用，发挥着技术、经济和社会效益，越来越引起社会各界的关注。
黄河工程具有项目多、投资大和建设时间跨度长、资金来源多、参建单位多、工程类型多等特点。黄河工程档案不仅在建设过程的日常管理和工程质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收工作中具有重要作用，而且也是落实工程质量终身责任制以及对已交付使用工程的管理、维护、鉴定的记录凭证。借助工程建设档案，能够更好地了解和认识过去、把握和服务现在、预见和指导未来。因此，各级工程建管单位务必在注重工程实体建设的同时，切实注重工程建设档案管理工作。
建立基于GIS工程档案护管理系统，把黄河工程空间数据进行地理编码后，将各类档案信息与之关联，通过Web GIS系统开发，可以实现防洪工程档案管理相关信息的查询、统计。本文将就黄河工程档案管理中GIS应用的关键技术进行分析讨论。
一、系统总体设计
（一）系统总体框架
黄河工程档案信息管理系统总体分为三层，最下层为信息采集层，实现黄河工程档案信息的采集;中间层为数据层，将采集的档案信息存入数据库中进行统一管理，并在GIS平台、应用服务器等支持下提供信息服务;最上层为应用层，提供档案信息查询等具体的应用功能。
系统基于SOA架构进行设计，可以为使用来自黄河下游基础地理信息系统、黄河遥感影像库和防洪工程维护管理系统提供GIS服务，也可以为其他系统提供数据和信息服务。系统总体框架如图所示：
（二）总体技术方案
1.黄河工程档案信息采集
（1）加强对档案工作的集中统一管理是黄河工程档案齐全、完整、规范的重要保证。无论是在工程各阶段还是参建各单位，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化，并将资料管理纳入了文明施工目标管理。
（2）建立和明确相关制度，确保档案规范，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，职责分明，层层把关，这是做好工程档案工作的基础。
（3）工程档案信息统一编码。所有采集的防洪工程档案信息，统一使用“数字黄河”工程相关代码标准进行编码。包括《黄河流域河流代码》SZHH18-2005，《黄河治河工程代码》SZHH19-2005，《黄河流域水闸代码》SZHH20-2005，《黄河防汛仓库代码》SZHH21-2005，《黄河堤防分段代码》SZHH22-2005，《黄河堤防断面代码》SZHH23-2005，《黄河河道断面代码》SZHH24-2005。GIS数据也统一使用相同代码，以实现关联查询操作。
2.黄河工程档案信息管理
（1）增强做好黄河工程档案工作的自觉性。工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，各参建单位应主动结合黄河工程建设实际，切实将工程档案工作作为工程建设与管理的重要内容。无论是项目法人还是档案管理者，都要有组织、有计划地学习档案管理法规和掌握档案专业知识，做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求，充分认识防洪工程档案管理的重要性，努力增强贯彻落实《黄河防洪工程验收规程》和《水利工程建设项目档案管理规定》的自觉性，做到上下结合、步调一致、推进工作。
（2）加强黄河工程档案的监管。要全面贯彻《关于加强黄河防洪工程建设项目开工管理工作的通知》精神，按照“谁验收谁审批，谁审批谁管理”的原则开展档案管理工作。各级档案管理机构要增强依法管理档案的信心，积极争取建设主管部门、项目法人、施工单位、质量监督单位和监理单位的理解和配合，对工程档案的管理做到“早安排、早介入、早动手”，不断提升工程档案管理水平，力争尽早达到“完整，齐全成套，不残缺;准确，图物相符，无差错;系统，有条不紊，整体一致;真实，内容可靠，原始记录”的管理目标。
（3）坚持工程档案管理与工程建设同步进行。档案工作贯穿于水利工程建设的各个阶段，要完成工作目标，保证工作质量，工程档案工作就必须实行“四同步”管理，在工程实施过程中随时随地监督检查，随时随地提供服务。只有真正坚持“四同步”管理，才能做到从工程建设前期就进行文件材料的收集、整理工作;在签订有关合同、协议时，对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求;在检查工程进度与施工质量时，检查工程档案收集、整理情况;在进行项目成果评审、鉴定和工程阶段验收与竣工验收时，同时审查工程档案的内容与质量。
（4）提高档案人员素质和管理水平。要针对工程档案管理工作中容易出现的问题，对档案人员、工程建设参与单位的相关人员进行分类培训。同时，还要坚持开展政治教育和思想教育，并建立健全工作制度，明确工作纪律，强化工作责任。通过政治、业务的教育和培养，工作制度、纪律的贯彻实施，切实加强档案队伍建设，以适应工程档案管理需要，不断提高工程档案管理水平。
3.防洪工程档案信息查询
利用Web GIS技术进行开发，实现黄河工程档案信息的在线查询和浏览。
（1）在线检索浏览：通过网络，提供档案信息查询检索和档案信息在线浏览服务。
（2）档案预约服务：授权用户可以通过系统对感兴趣的档案资料进行预约借阅。
二、系统技术特点
（一）工程建设管理与档案管理相结合
面向服务架构SOA（Service-Oriented Architecture）是一种架构模型和设计方法学，其目的是最大限度重用应用程序中立型的服务以提高IT适应性和效率。它可以根据需求通过网络对松散耦合的粗粒度应用组件进行分布式部署、组合和使用。服务层是SOA的基础，可以直接被应用调用，从而有效控制系统中与软件交互的人为依赖性。SOA的关键是“服务”的概念，W3C将服务定义为：“服务提供者完成一组工作，为服务使用者交付所需的最终结果。最终结果通常会使使用者的状态发生变化，但也可能使提供者的状态改变，或者双方都产生变化”。本系统中采用.NET进行开发，实现黄河工程档案信息的逐层封装，最终通过IIS为数据服务。通过统一使用“数字黄河”标准对档案数据和GIS数据进行编码，并结合最新的SOA设计理念和GIS服务，可以实现在不同系统之间相互调用、相互查看的效果。从而为用户提供更加方便的档案服务，实现与工程维护管理系统等应用系统之间的统一。
（二）全面面向服务的档案管理
黄河工程档案数据应用广泛，为保证与黄委现运行的系统或将来开发的系统能有效集成，本系统设计全面支持SOA（面向服务）的架构体系，方便系统集成和扩展。
1.GIS服务采用OGC标准服务
充分利用黄委现有的GIS系统提供的服务，成OGC标准的WMS、WFS服务，以方便其他应用或系统直接引用。
2.档案信息查询检索模块使用Web Services
利用.NET进行开发，通过IIS为标准的Web Services，可以方便和其他IT系统整合。在数字黄河的各级应用中可以方便增加黄河工程档案查询的功能模块。
关键词：交通监理；档案管理；信息化建设
近些年来，我国经济得到了飞速的发展，信息化的发展给人们生活带来了更多的便利。在国家大力倡导发展交通建设事业的形势下，交通建设工程监理单位作为承载高速公路建设的监理部门，不断承接了高速公路、桥梁、水运码头的工程监理任务，大量的工程监理档案资料，更需要运用档案信息化管理。随着社会以及经济的不断发展，档案管理信息化已经成了社会发展的必然趋势与需求，交通监理档案管理信息化发展，一方面能够有效地实现交通监理档案安全管理以及准确了解交通建设的过程，另一方面能够提高交通监理档案管理服务水平。信息化的发展在很大程度上提高了交通建设工程监理的工作效率，使交通监理档案管理工作逐步地朝着信息化管理的方向发展。
一、交通监理档案管理信息化建设内容
档案数字化革命的推进，极大地促进了档案信息化的发展，使得档案信息化理念逐步地渗入到社会发展的各个领域，所以当今社会信息化的发展和管理体制的出现从根本上改变了社会大众对传统档案管理方式的理解和思维方式。随着社会的进程，电子信息化技术以及互联网技术的发展和引用，给人们的工作以及生活提供了各种便利条件，当然对经济社会的发展也产生了巨大的影响，下面针对交通监理档案管理信息化建设的具体内容进行详细的分析：
（一）交通监理档案管理信息化基础设施建设
现代化以及信息化档案管理最基本的条件就是软硬件基础设施的建设，对于交通监理来说，档案信息化基础设施建设具体指的就是档案信息资源的开发利用以及信息技术的应用，这两方面是档案信息网络的核心环节，同时信息化基础设施建设还包括了信息传输、交换、存储、利用以及信息资源的共享使用。交通工程建设监理的项目多、周期长、跨度大，交通监理文件资料收集整理的时间周期随之也加长，因此交通监理单位建立交通监理信息化的档案管理是顺应时代的需求，监理公司利用OA网络技术连接各项目总监办、驻地办的监理档案，可以及时了解各项目监理活动的进展速度与过程，达到质量控制与档案信息化同步的目的，同时监理档案信息化的建设还可以让各总监办、驻地办信息相互沟通、交流，为工程监理技术资源共享提供便利。
（二）档案管理信息化的信息资源建设
从国家层面来讲，档案信息是整个国民经济以及社会发展的重要战略资源，档案信息的开发和使用是档案信息化建设的关键点，它在很大程度上关系到档案信息化建设的具体成效。从交通工程建设监理的角度来看，档案信息资源建设关系到交通建设工程监理档案管理信息化建设工作的成败。因此监理单位要积极投入资金，增设计算机等设备，建立交通监理档案数据库，建立公司与各驻地办、总监办的内部局域网、建立今目标办公群，为交通监理的档案资源信息化工作创造条件。
（三）档案管理信息化标准以及建设规范
交通监理的档案信息从社会角度来看属于社会资源信息，所以信息化建设的标准以及规范非常重要，同时也是交通监理档案管理信息化建设的重要内容，具体来说，主要包含了电子信息文件收集整理、归档处理以及电子档案管理三个方面。标准完善的档案信息化规范体系主要包括档案信息的资源标识、信息描述、资料存储、文件查询、信息交换管理以及信息资源使用等方面。
（四）档案管理信息化应用系统建设
交通监理档案信息化应用系统是档案信息资源开发利用以及信息网络建设的技术保证，交通监理的信息档案管理工作量比较大，同时涉及到的行业比较广，如涉及到公路规划、设计、招投标、设备采购、工程建筑、监理、检测等等；应用到专业知识比较全面，如环境知识、气象知识、桥梁知识、隧道知识、道路知识、水运知识、机械知识、化工知识、物理知识等等，所以交通建设监理档案管理应用系统能够为信息化建设提供强大的技术支持，保证档案信息化建设的质量和速度，提高信息化建设效率。
（五）档案管理信息化人才队伍建设
档案信息化系统尽管是依托计算机信息技术运行，但是还需要专业人才进行系统管理和维护，所以只有信息化人才队伍建设，才能给交通监理档案信息化建设提供坚实的基础，在信息化建设过程中起到决定性作用。交通建设工程监理档案信息数据库所容纳的数据量非常大，需要的专业知识也非常广泛，因此需要各类专业知识的技术团队来操作和维持信息应用与体系的运转，维持信息化管理系统，所以说人才队伍建设至关重要。
二、交通监理档案管理信息化建设措施
（一）建立交通监理档案综合管理系统
首先要面向各个工程建设总监办、驻地办，逐步地建立交通监理档案信息化资源开发利用工作的领导体系，因为交通监理档案信息化建设工作的最终目的是为了更好地提供档案资料使用，通过便捷的档案使用来体现档案资料的使用价值，所以必须建立严格的领导组织和网络体系，通过领导来指导、协调相关交通监理职能部门，实现档案信息资源的开发和利用：
1.交通监理档案信息资源库建立后，首先在已登记的档案资料库上，重新整合利用率高的信息资源，逐步退化落后的系统和档案编目工作，保证档案资料的关联性，包括档案来源、时间以及内容的联系；
2.做好档案研究性整理工作，通过交通监理档案信息编辑加工，提升档案信息的价值；
其次做好各类档案的分类，在确定交通监理档案密级的基础上，将交通监理单位的机关、各监理驻地办、总监办、实验室的档案资料进行收集整理，统一输入计算机网络系统，通过计算机网络技术系统来保证交通监理档案管理工作的标准化和规范化。
再者信息化网络档案系统主要包含了交通监理内部信息服务网、社会公众服务网，通过内外部信息服务网络的结合，形成综合信息网络管理体系。促进交通监理档案现行文件信息化标准建设，同时根据档案信息化建设的具体要求，选择合适的软硬件设备，为系统管理运行提供设备基础，提供档案管理工作技术以及应用水平，更好地实现交通监理档案信息交换和共享。
（二）规范交通监理档案信息化管理工作
首先要根据交通监理单位实际发展状况和工作情况，逐步建立健全档案信息管理制度。
1.建立健全交通监理档案管理人员的岗位职责，逐步建立档案人员岗位责任制，按照工作岗位的分工，合理规划和负责交通监理的文件资料的收集、整理以及归档工作；
2.逐步健全交通监理档案信息文件归档制度，及时、完整、规范地处理交通信息资料归档工作；
3.制定严格的交通监理档案资料保管、利用以及保密制度，强化交通监理档案资料的保管制度，严格维护档案资料安全，使档案资料发挥应有的价值，同时及时地做好档案资料登记以及借阅、归还工作。
其次建立健全交通监理档案电子文件管理体系。因为电子文件载体本身稳定性比较差，非常容易受损坏，仅仅凭借档案管理部门很难实现电子文件的安全管理，所以需要交通监理单位借助信息化管理网络，如我们单位借助了省交通技术通讯总站，在业务管理机构和档案管理部门之间建立电子文件归档专用网络，依托信息管理系统建立电子文件共享传输体系。同时还要做好电子文件归档处理技术工作，负责整个系统数字化系统管理。档案管理工作人员具体工作要逐步地渗入到现行交通建设工程监理档案文件工作领域，对交通监理档案电子文件的处理和存储进行专业化指导，对电子文件的原始档案信息进行合理保护。
为了提高电子文件保护工作整体效率，需要逐步地提高交通档案管理人员的综合素质，现阶段交通建设工程监理档案管理专业人员缺少，整体业务素质不高，普遍存在档案管理人员兼职现象，严重地制约了档案信息化建设的发展。所以需要从政治素质、思想素质以及专业素养等方面逐步地提高档案管理人员团队的整体素质，提高档案保密工作效率，加快信息化建设的步伐，为档案管理信息化建设提供坚实的人才基础。
再者坚持技术与管理并行的体制，逐步推动交通监理档案信息化建设步伐，提高交通建设工程监理的创新能力，提高档案信息的参考价值，要具体地结合交通监理档案管理的难点与重点，逐步地启发档案信息化管理人员的创新灵感，为交通建设工程监理档案发展提供技术服务支持。
（三）建立完善的交通档案安全体制
交通建设工程监理档案信息化管理，除了需要注重信息网络建设以及电子文件管理体系建设以外，还需要逐步地建立健全各类档案信息资源的安全保障体系，所以需要建立完善的档案安全体制，制定有效的应对措施，保护档案电子文件的安全。交通建设工程监理档案所含的科技知识量很大，很多方面都涉及到国家机密，为了防治国家机密外泄以及网络非法侵入导致的信息外泄，需要在利用信息网络进行交通监理信息档案传输的过程中，注意保护网络信息安全，降低网络安全隐患，避免出现机密文件的泄露。
三、结论
交通建设工程监理档案管理信息化建设和发展，不仅能够有效地提高档案信息的使用价值，同时为交通安全运营、维护建设提供保障，为社会经济的全面发展提供强有力的信息系统支持，所以现阶段交通监理单位要顺应信息化发展的潮流，根据监理事业发展实情，协调各方面资源逐步地推动档案管理信息化建设。
参考文献：
[1]高越.浅谈交通系统档案信息化建设[J].兰台世界，2013.
[2]高磊.试论交通档案管理的信息化[J].科技情报开发与经济，2014.
[3]李洋.浅谈交通档案管理信息化建设[J].兰台内外，2015.
水利工程建设涉及的信息量大，档案分类复杂，参与单位众多，所以建立规范化的水利工程档案管理对于工程的顺利完成和后期的维护都具有举足轻重的作用。然而在实际的工作中，虽然水利工程档案管理工作已经纳入了工程建设的计划范围之内，但是仍存在档案管理与工程建设不同步，存在档案质量方面的问题；档案分类不明确，档案管理员专业能力不足的问题；档案应用不规范，档案丢失、档案信息不准确问题等。因此，加强水利工程档案管理工作迫在眉睫，必须采取有效措施提升水利工程档案管理水平。
1 水利工程档案管理在水利工程建设中的重要性
水利工程档案能够详细记录水利工程建设的全过程，并把所有建设施工的企业、材料、设计图等归纳分类保管起来，保证工程建设的信息资源完成，具有实用价值。在水利工程档案管理过程中，不断完善管理方式和采用先进的管理方法是水利工程档案管理的核心内容，要遵循水利工程的特点和规律，将档案有序化建档，统一管理，提高档案的可利用价值。
档案管理的标准化和规范化是水利工程?n案管理的目标，要达到这一目标就必须将档案管理与水利工程建设保持同步，甚至要优先于工程建设，通过点滴资源的整理和应用，能够为项目决策、项目施工、项目监理和项目维护提供直接参考。水利工程档案贯穿水利工程建设和后期管理的全过程，所以每一个小的参数的准确性都是项目成败的关键，因此在档案管理中，细节尤为重要，要保证档案资料的完整性，才能够发现问题，及时找到解决问题的方法，帮助水利工程施工和使用提高质量与效率。
2 水利工程档案管理过程中存在的问题
目前水利工程档案管理工作在诸多的水利工程项目中都已经纳入计划之中，并且成立了专门的档案管理室，有效地提高了工程项目建设信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程档案管理工作不到位，人员配置不合理，档案使用制度不健全导致档案管理水平低，操作失误和档案丢失问题时有发生。
2.1 水利工程档案管理质量问题
水利工程档案的质量与水利工程的质量具有直接的联系，水利工程档案是质量监督与检查的重要参考依据，通常水利工程都是由若干个子工程构成，根据施工进度，每完成一项工程都需要进行质量等级评定和验收，这时水利工程档案则是重要的评定依据，然而一些工程的水利工程档案完全不可用，这主要是由于档案与工程建设不同步，往往都是工程完成后，集中对工程档案进行采集和分类，这导致档案内容与工程建设的内容不完整，工程施工数据不准确，这加大了工程的质量评定难度。同时，档案的分类与案卷形式不规范，在对工程进行针对性分析时，档案无法起到有效的参考价值，甚至一些施工单位不能及时上报档案材料，导致部分工程无法找到评定依据。
2.2 水利工程档案管理人员配置问题
水利工程与其他工程在施工过程和施工管理上有很大的差别，而水利工程档案管理人员必须要求对水利工程的施工建设足够熟悉，能够将档案科学分类，根据项目的施工过程进行有序的管理。而现实档案管理人员往往都是临时抽调的非专业人员，他们的工作具有被动性特点，都是由施工企业将档案移交过来，才开展档案的分类和管理，没有积极参与到工程项目建设之中，这往往会导致出现内容缺项、漏项等问题，对一些隐蔽工程难以找到有效的档案与其对应，严重影响了工程的质量验收。
2.3 水利工程档案管理规范性问题
水利工程档案的管理与领导的重视程度有直接的关系，由于领导的重视程度不够，对于档案管理规定宣传不够，下级部门贯穿不到位，导致工程档案流向不明确，档案管理不连续问题的出现。加之水利工程人员流动比较大，参与单位众多，对于档案的调用没有明确的制度约束，导致借出的档案无法收回，给档案管理工作造成很大的损失。这些问题都是由于水利工程档案管理不规范所造成的，所以提高水利工程档案管理水平必须从流程和制度上建立科学的和强制的体系才能提高水利工程档案管理水平。
3 提升水利工程档案管理水平的方法
水利工程档案管理的水平直接关系到工程的建设、监理、评级与后期的应用与维护，所以提升水利工程档案管理水平要循序渐进，逐步完善水利工程档案管理体系，并在工作中不断创新、不断发展，使水利工程档案管理工作发挥其应有的价值。本文提出提升水利工程档案管理水平的方法是从实际应用的角度出发，首先，完善水利档案管理制度和流程，建立规范化的水利档案管理体制；其次，加强档案管理的重视力度，建立层级负责的档案人员管理组织结构；最后，提高档案管理的技术水平，将计算机技术、网络技术应用到档案管理中，提高档案管理的效率。
3.1 建立水利工程档案管理规范化体制
水利工程档案管理的规章制度和管理办法是提高水利工程档案管理水平的重要指导，要建立符合工程档案自身发展规律的规范化体制，从档案管理的操作、监督和使用三个方面建立具体的申报审批制度，保证档案的及时采集与整理归档，并有效地进行监督。在使用过程中，必须主管部门领导审批才能够调用水利工程档案，对档案进行跟踪，按照档案使用期限及时收回档案，保证档案不会丢失。
3.2 建立层级责任制档案管理组织结构
档案管理要由专门的部门进行管理，由工程项目的主要领导具体抓档案管理业务，通过层级的责任任务分配，提高档案管理的统筹安排水平，档案管理要上下级逐层监督，保证档案的完整性和有效性，在项目竣工后能够通过施工档案与工程一一对应，为工程项目的质量保驾护航。此外，要加强档案管理人员能力水平的培养，使其档案管理水平与实际工作能力相匹配，保证档案管理跟水利工程项目建设在同一水平线上，能够真实地展现水利工程建设的全过程。
3.3 建立信息化档案管理体系
随着信息技术和网络技术的不断发展，在水利工程档案管理中利用信息化技术，提升档案管理水平已经成为一种趋势，将原有的人工操作，转化为计算机操作，不仅降低了档案管理的失误率，提高档案管理的效率，并且提高档案分类、档案使用等方面的技术水平。目前，水利工程档案管理系统已经在很多水利工程中应用，以电子形式进行档案管理更加便于管理和应用，这对于提高档案管理水平具有非常重要的价值。
购物车(0)
