论文关键词：信息化档案管理
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作，更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。
一方面，高职院校经管类专业课程的传统教学模式只注重理论方面的灌输，而对学生动手能力的培养重视不够。另一方面，高职院校的学生文化基础相对较差，大部分学生不喜欢上理论课，上课玩手机、睡觉等消极学习的现象经常发生。改变学生的学习态度，变被动学习为主动学习，针对高职学生的特点，引入理实一体化的教学模式，让学生能够动手实践，从实践中不断增强对知识的综合运用，从实践中发现自己的不足之处，有针对性的学习，使学生的学习积极性得到明显提高。“理实一体化”是一种体现职业教育实践性强的教学模式，将课程理论教学、实践教学、生产、技术服务为一体的，从学生认知规律的技能开始实现理论与实践的有机结合，促进同步增强学生的专业理论和专业技能。这种教学模式是以培养学生综合职业能力为目标，是高职院校认可的职业教育专业课程教学的最佳模式。
二、课程改革的思路
高职教育以就业为导向，在专业课教学中要做到“做什么工作，课程就教什么”。通过调查，物流管理专业和连锁企业管理专业的高职毕业生如果从事配送中心管理相关工作，一般是做仓库管理、分拣、复核、信息处理、客户服务，未来几年后可能会做到仓库主管。根据这种职业规划，《配送中心运营管理》课程理实一体化的改革思路是：结合高职学生在配送中心的工作岗位，在课程内容设计方面，根据各项工作流程的顺序设计课程学习情境；以企业实际、典型工作任务为载体，对每个工作任务相应的知识目标和能力目标细化；对典型工作任务进行细分，将工作任务转换为学习任务；对每个工作任务设计配套的工作页；评估学生学习效果和教师教学效果。
三、课程内容的选取
（一）确定每个工作岗位的工作流程
根据配送中心从事岗位所需的知识、能力和素质要求，将职业岗位能力分析如下：（1）信息员。会操作相关的物流软件，能填写和实时传递仓单和订单；（2）仓库保管员。能对货物进行验收、入库、填写入库单据、货物保管和养护、堆码、盘点、出库；（3）分拣。能按客户订单要求填写出库单、配货单、送货单，能配货，能正确操作相关的设备；（4）复核。根据客户订单要求整理货物，核对配送货物和单据，能正确使用打包捆包设备。
（二）提取工作岗位的典型工作任务
配送中心主要涉及十个服务项目：（1）商品结构与库存管理；（2）配送过程中如何确保商品品质；（3）客户紧急追加、减货的弹性；（4）根据需要确定配送时间安排；（5）缺货率控制；（6）退货处理；（7）流通中的拆零工作；（8）配送中心服务半径及门店编号管理；（9）废弃物的处理与回收；（10）建立客户服务窗口。根据以上十个服务项目，配送中心从业人员的典型工作任务就有以下一些：（1）商品检验和仓储业务。主要任务是检查并接受货物的数量，质量验收货物，办理入库手续；（2）商品的保管和维护、堆码、库存和出库工作。主要任务是保管和维护，根据库存商品的要求，合理堆放货物，办理货物的出库手续；（3）客户订单的处理业务。主要任务是收集客户订单，了解各种货物数量的总需求，将订单任务分发到各个职能部门；（4）分拣业务。主要任务是根据订单要求对货物进行分拣；（5）流通加工作业。主要任务按客户订单要求对某些货物进行简单的加工；（6）装车配载与车辆调度作业。主要任务是送货车辆的合理配载和车辆的合理调度；（7）配送路线的规划作业。主要是配送路线的优化；（8）退货处理。主要是为提高客户的满意度，妥善处理客户退货；（9）仓储配送中心的补货作业。主要任务是对拣选区或分拣区的货架，自动分拣机补货。
四、主要教学方法
（一）案例教学法
学院先后与沃尔玛武汉光谷店、京东世纪贸易有限公司华中分公司、大道物流等相关企业建立了学生定期进行仓储配送业务实训的校外实训基地，签订了《校企合作协议》，建立了相关管理制度，完善了学生从“企业认知实践”到“企业课程实践”，再到“企业顶岗实习”一系列学生企业实践的保障体系。专业教师利用假期参加“企业行”活动，每年到相关企业顶岗实践一个月。在此期间，专业教师收集了企业相关素材与案例，向企业专家学习解决问题的办法，丰富了我们的教学资源。在教学过程中，教师介绍企业实际案例，针对特定问题组织学生分析和讨论，使学生更好地理解和掌握知识。在《配送中心运营管理》讲授中将案例教学贯穿始终，一方面加深学生对配送中心的感性认识，另一方面，也为学生到相应企业去实习提供了岗前培训，提前了解企业。
（二）行动导向教学法
在案例教学的基础上建立学习小组，教师设置情境，根据完整的工作过程模式，在教学中教师与学生互动，让学生通过“获取工作任务、制定工作计划、完成工作、评估工作过程”，在自己“动手”的实践中，掌握职业技能、获得专业知识，从而建立一个属于自己的工作经验和知识体系。以《配送中心运营管理》课程中的库存管理模块中的订货子模块为例，介绍如何在教学实施中运用行动导向教学法。情境设置：月末，沃尔玛武汉光谷店食品类的方便食品进行盘点，经过盘点，发现如下情况：有6个小类商品短缺，1种休闲 食品快过期，6件商品塑料包装发生破裂有变质现象。思考题：盘点的流程和内容是什么？盘点发现：商品短缺如何订货？商品变质后怎么办？工作任务：对仓库中指定区域的货物数量进行盘点，并检查货物质量情况，检查保管条件、库存状况，审核仓库账物吻合情况，结合上期盘点记录，分析3种主要货物的流量情况，给出订货的合理性建议，最后形成库存分析报告。
（三）课程实践
让学生深入企业中进行课程实践，组织学生分小组到企业的仓储配送部门进行实践，使学生体会到：“我听过，我会忘记；我学过，我会知道；如果我做过，我会记住！”。只有这样，学生才能将感性认识上升到理性认识，熟悉相关物流企业配送管理的实际工作流程。
五、课程考核方式改革
高等职业教育在我国还处于起步阶段，酒店管理专业在各高等职业学校开设得比较普遍，很多院校侧重点都放在实践教学方面，主要进行教学模式、“双师素质”、教学质量评价等方面的研究。在教学模式的研究中最具有代表性的是山东旅游职业学院，学院在校内建起了四星级实训酒店，实现对外经营和对内实训两种功能，发挥学生能力的培养和酒店价值链的建设两种作用，这两种功能与作用的完美结合形成了特色鲜明的“工学结合双向嵌入”的教学模式。百川花园酒店的总经理由饭店管理系主任担任，部门经理由专业教师担任，服务员是大二学生，他们在酒店见习一个月，一边学理论，一边为客人服务，同时接受经理们也是专业教师的指导。石家庄信息工程职业学院酒店管理专业为了适应社会需求，培养“懂管理、会经营、善沟通、重合作”的酒店应用型人才，采用教学与酒店运营管理融为一体的教学模式，主要体现在课堂与实践场所一体化、教学与经营管理过程一体化、教师与职业经理一体化。在三个一体化中，“课堂与实践场所”一体化是指充分利用校内生产性实训基地，以酒店接待任务作为教学实训项目，实现课堂就是酒店。“教学与经营管理”一体化是指在教师的指导下，学生在真实的酒店工作环境中，全面了解酒店部门岗位职责和工作任务，掌握工作流程、工作标准，增强职业意识，养成职业习惯，使学生具备高星级酒店相关部门的岗位任职条件及素质要求。“教师与经理”一体化是指教师即部门经理，边教学边实践边经营，提高教师的实践运用能力和实践指导能力。在三个一体化中，“教师与经理”一体化是实现前两个一体化的前提和保障，起着至关重要的作用。
二、酒店管理专业教师与职业经理一体化中存在的问题
在实现教师与职业经理一体化的过程中，存在着很多亟待解决的问题。如教师的接受程度、如何增加教师的酒店经营管理实践经验和行业从业经历、如何打造优秀的教学团队等等。以石家庄信息工程职业学院为例，酒店管理专业的现状是现有专任教师26人，虽然在酒店管理学院实训基地全部挂职，但大部分都是从“校门”到“校门”，缺乏酒店经营管理实践经验和行业从业经历，和酒店职业经理存在一定的差距。如何缩短教师与职业经理之间的差距？职业经理的岗位标准是什么？通过哪些对策和措施可以实现教师与职业经理的一体化？这些问题，都是值得很多高职院校酒店管理专业共同研究的问题。
三、实现酒店管理专业教师与职业经理一体化的对策
1.制定酒店行业职业经理的岗位胜任能力和素质要求标准。
在教学团队的组建过程中，必须聘请有丰富的酒店管理经验的专业人员制定酒店行业职业经理的岗位胜任能力和素质要求标准。以石家庄信息工程职业学院为例，刘梅梅老师具有18年的酒店从业经历，曾担任过酒店部门经理及总经理职务，具备国家二级企业培训师资格及河北省星级评定检查员资格，具有丰富的酒店管理经验和较强的培训能力。制定的标准中明确了不同岗位的经理必须具备岗位胜任能力和素质要求，使之成为教师参考依据和努力方向。同时，制定《酒店管理学院实践教学指导教师的考核办法》，在教师顶岗实习的过程中，进行量化考核。
2.查找酒店管理专业教师与职业经理之间存在的差距。
为了寻找教师与职业经理之间存在的差距，酒店管理专业教师到合作酒店进行对标，寻找相关岗位职业经理的能力、素质标准，不断强化职业经理的管理意识和观念。在酒店管理专业教师的技能考核过程中，聘请企业专家指导，偏重管理知识的考核，并在考核完成后，做好归纳和总结，不断明晰教师与职业经理之间的差距，并努力弥补差距。
3.加强项目化教学，公司化运营，实现教师与职业经理一体化。
在“一体化”管理实践的过程中，我们把措施概括为“明确一个理念，做好一份计划，执行一个标准，丰富三个文化，开好三个会议”，使管理呈现科学化、标准化、严密化、具体化特点。
“明确一个理念”是指向年级教师明确“咱的年级咱的班”理念，明确地告诉年级中的每一位教师：我们每一个人，都是年级里的管理者，在一个年级里，各位教师之间要统一标准、步调一致，要优势互补，为年级的进步与发展献策出力。
“做好一份计划”是指每学期初，年级所有教师都会在上级和学校总体安排的基础上，在广泛听取家长意见的基础上，集中研讨，确定学期工作重点与目标，制定每月、每周的工作活动计划，使年级发展有规划可依，有步骤可循。同时努力形成初中三年发展整体序列，使学校教育形成既连贯又阶段特色鲜明的整体。
“执行一个标准”是指年级对教师、学生各项管理要求提出统一标准，宽严度减少差别，有效防止教师教育管理过程中标准不统一、学生攀比等现象的发生。
“丰富三个文化”是指丰富校园文化、班级文化和个人文化。努力丰富以“尊重”为主题的校园文化，使“尊重”意识深植每一位师生心中，尤其要使师生间形成良性互动，“坚信，坚定地相信，每位学生心灵深处都有你的助手，你也是每位学生的助手”。同时，努力打造“和而不同”班级文化和个人文化，班级文化班班都搞，个人文化人人都搞，这是“和”；重点要求创新，尊重学生不同的志趣和追求，这是“不同”，使学生既懂得维护群体又学会发现自我、发展自我。
“开好三个会议”是指开好每周一的班主任会、每周末的年级教师会、每周各班的主题班会。每周一，年级主任、班主任要坐在一起，结合学校的目标与要求，对本周的任务和措施进行讨论，研究可能遇到哪些困难，提出要采取的措施，确定哪些标准等等，达成统一的认识后不打折扣的执行。
二、“年级一体化”的精神内核
从字面去理解“管理”两个字，我们把“管”理解为“约束、控制”，把“理”理解为“捋顺、疏通”。管理不仅仅是限制、规范，更多的是沟通、理解、疏导、激发。
“年级一体化”从表面措施看侧重于“管”，但是要顺利实施必须侧重于“理”。以“尊重”为根本，以“正心诚意”为出发点，以“向上向善”为激励目标的精神内核，才是“一体化”顺利实施的保证。
“尊重”体现在尊重人的天性与个性、尊重教育教学规律和师生成长规律三个方面。只有兼顾这三个方面，才能实现学生健康、快乐、自然的成长，才能使教师获得更好的专业化发展。“一体化”管理绝不是“压制”，而是“放飞”。它外在要求师生举止有礼、进退有度，内在核心却是让师生心平气顺、向上向善。
“正心诚意”由《礼记•大学》“欲正其心者，先诚其意”概括而来，强调了做人做事应采取的态度。从结果来看，“心正”才会“意诚”，“意诚”能证“心正”。教育是浸润，是爱，是心灵与心灵的撞击与交融，出于“心正”，方法就会多一份科学与理性；出于“意诚”，才能获得学生的认可和理解。
“有好的教师，才会有好的教育。”有“向上向善”的教师群体，才会激励学生也“向上向善”，朝更高的理想迈进。而教师的“向上向善”，根于学校对教师付出、成果的尊重和认可，成于学校管理者对教师群体的“正心诚意”。
三、年级一体化的成效及反思
实施“年级一体化”管理以来，在教师层面，教师在合作中专业化获得极大发展，大大提升了业务素质与能力；在学生层面，不仅初步形成正确的世界观、人生观和价值观，还在愉快和谐的氛围中获得了知识，增长了能力，培养了习惯，真正获得了自然、健康、快乐的生长。
经过几年的实践，我们认识到：年级一体化管理是这样一个事物———它的正面是严格的管理，它的背后是对“人”的关注，是人性、人文、人心。我们试图通过这样的一个方式来探索教育的真正意义，也想通过这样的一个方式来引导人性，培养人格，凝聚人心，实现我们的教育理想。
无论是农电一体化之前还是之后，农电营销中的用电检查管理都是其相当重要的一个环节和基础，是堵漏增收的最佳措施。尽管社会主义新农村的建设进程不断加大，但是当下还是有部分农民群众的用电素质偏低，偏激认为电费的少交或者不交是合理的。有的地方甚至因为用电检查与农村群众发生过争执。所以，用电检查的管理问题主要还是存在于检查人员和农村群众之间。那么，用电检查人员要解决这一问题首先应当具备丰富的农电营销管理工作经验，其次还应当明晰相关的法律法规，最后还应当注意检查工作的方式方法、积极加强宣传。只有这样，用电检查管理工作才能顺利开展下去。
2.农村电网线损的管理问题和解决对策
农村电网线损是影响抄表管理工作和衡量供电单位农电营销管理水平的标志。而且农村电网线损的管理工作也是当下农电营销单位管理工作中的重要环节，直接营销到了农电营销单位的经济效益和管理水平。随着农电一体化的发展，加强农村电网线损的管理工作更应当逐渐朝着现代化和科技化水平发展。通常，通常电网线损的应对措施主要分为管理降损和技术降损，本文重点关注的则是管理降损措施。归纳总结起来，农村电网线损的管理降损措施首先需要的是稽查部门、供电单位、电力生产单位之间的相互配合，不断加强各部门之间的沟通。同时，各部门一定要针对线损管理有一个合理、正常和科学的管理应对措施，做好电力生产、计量和收费等环节的透明化和无缝连接。
3.电费回收的管理问题和解决对策
上述关于用电检查管理和抄表管理的问题都与农电营销中电费回收的管理问题相互联系。实质上，农电营销中电费回收的管理是一直都存在于农电营销管理中，且是相当棘手的管理问题。面对农村群众由于用电观念、用电素质的落后，农电一体化后的电费回收管理想要顺利实施，务必做好相应的工作。首先，确保农村企业、事业单位的电费能够按时交纳。其次，针对用电不缴费和季节性用电农户要大力宣传用电观念和农电一体化的战略思维。再次，面对个别冥顽不灵的用户可以依法进行维权。最后，扎实做好电费回收的账务管理，确保电费能够逐月按时上缴。
4.结语
关键词： 文档；电子档案；模式；管理
中图分类号：G271；TP39 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0129-010引言
所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。
1文档一体化模式下电子档案管理步骤
档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：
1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。
1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。
1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。
1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。
2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项
2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。
2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。
2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。
2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。
2.3.2 传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。
参考文献：
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因为煤矿是高危行业，提高机电设备自身的安全可靠程度和自动化程度，最大减少用人，是实现矿井长治久安的关键所在，因此煤矿机电的自动化有力推动了企业安全高效、又好又快发展。
电气自动化在采矿机械设备中的应用采煤机从中厚煤层起步，发展到薄煤层、大功率、大采高强力滚筒采煤机。从有链牵引、无链液压牵引方式，逐渐发展到了电磁滑差无链电牵引和变频调速无链电牵引。液压支架高度从薄煤、中厚到厚煤层，支架型式由占主导的掩护式，逐渐发展到有四柱支撑式低位放顶煤、两柱式的高位放顶煤(单输送机)、两柱掩护式低位放项煤液压支架等多种架型。液压支架电液控制系统在美国、澳大利亚、德国等煤炭生产发达国家得到了普遍的应用，液压支架电液控制系统是实现综采工作面高产高效的关键技术设备，是今后发展的必然方向充分发挥机电一体化技术在煤矿开采中的作用。目前从国内煤矿的技术、经济条件和效益出发，电液控制液压支架主要用于年产400万t以上的一次采全高长壁工作面，600万t以上放项煤工作面及薄煤层高效开采工作面。将在近年内结合各矿特点尝试液压支架的电液控制系统。
我国电气自动化的应用使采煤的过程更加人性化，综采工作面装备远程监控及专家诊断系统的可靠性是国产采煤机研究的主要内容。该系统能够实现综采装备液压支架和采煤机的远程监控，使采煤机根据煤层的变化实现自动割煤、煤层的软硬自动调节采煤速度，检验并完善动态监测综采支架液压系统压力和各受力点的状态，自动调节支架推移输送机的拉移等，使综合机械化水平上一个新的台阶。
煤矿机电一体化技术矿井运输提升产品的应用在煤矿生产中，因为现代化煤矿发展的需要，对煤矿机械化采煤提出更高的要求，因此随之对井下、井上的运输和提升系统的要求也就越来越高。如今，对于国外一些采煤技术比较先进的国家，煤矿井下大巷的运输系统大多是采用带式运输机，他们基本上是采用直流式交流变频装置驱动方式，主要以电力电子器件为核心。
在我国，大多数煤矿井下生产已经实现了皮带化，采用大巷强力带式运输机运输的方式也非常普遍。另外，计算机控制系统发展也非常迅速，它们具有很多种及时故障诊断和自我保护等功能，如应用过程中的轴承温度、倒转、跑偏及断带等故障，可能在某些方面没有面面俱到，在使用上还不能满足一些功能，但是从发展的角度看问题，这的确是一个很好的开始。而全数字化提升机高度可靠，采用总线方式，使电器安装大大简化，此外，硬件配置简单，互相兼容。我国研制成功的具有自主知识产权的全数字化提升机，其核心部分ascs是由双 cpu构成的计算机系统，其性能先进、操作简便、准确可靠。机电一体化技术在综合机械化采煤中的应用，使设备动作趋于协调，且安全性、可靠性大为提高，操作性能更加完善，为煤炭企业带来了更高的经济效益。
矿井安全生产监测监控系统中的应用矿井安全生产监控系统是最能体现煤矿机电一体化的技术之一。20世纪 90年代以来，紧跟世界监测监控系统的发展潮流，我国自行研制开发出了一批具有世界先进水平的监控系统，如煤炭科学研究总院重庆分院的kj90系统、煤炭科学研究总院常州自动化研究所的kj95系统等。自此，大大小小的系统生产厂家如雨后春笋般的不断出现，不仅为各煤矿提供了更多的选择机会，且促进了各厂家在市场竞争条件下不断提高产品质量和服务意识。经过多年的实践表明，安全监测监控系统为煤矿安全生产和管理起到了十分重要的作用，基本代表了我国煤矿监测监控系统的技术水平。
煤矿机电管理存在的主要问题．1机电管理职能部门作用没有充分发挥尽管各地方煤矿一般都设置了机电管理部门，但大多数矿井机电科都承担 2种职能：一是机电管理，二是机电生产。
机电科管理人员的主要精力放在应付生产上，管理作用没能充分发挥。一些地方煤矿的领导对机电管理重视不够，大量压缩机电人员，造成机电管理人员不足，机电专业组织未能健全，机电管理网络经常中断，机电职能管理作用淡化，技术手段落后。
机电队伍整体素质较低及机电技术力量薄弱一些地方煤矿机电管理人员文化较低，专业技术水平不高，未系统学习设备管理理论和企业管理理论，机电管理凭经验进行。机电职工一般未接受机电专门技术培训，理论知识不足，实践经验缺乏，违章作业经常发生。设备故障较高，因电气失爆而引起的瓦斯、煤尘爆炸事故几乎年年发生。用电管理 两票三制坚持不严，带电作业，约时停送电时有发生。
设备存在隐患较多设备老、旧、杂、带病运转，安全设施、保护装置不全，距《煤矿安全规程》要求差距较大。提升系统缺少缓冲装置和托罐装置，电控系统、制动系统保护不全。井筒装备锈蚀严重，末能定期防腐。有的矿井为了赶产，不能保证主副井2h的停产检修时间，绞车的实际提升负荷超过设计提升能力。一些固定设备的电压表、电流表、压力表、真空表、安全阀未按规定定期校验。井下电气设备没有按规定做电气试验，过流保护整定过大，漏电保护、煤电钻综保、照明信号综合保护、输送机保护、风电闭锁、瓦斯电闭锁甩掉不用或试验及记录不规范。井下局部接地极及连线的材质、工艺不符合要求，安装不合格。非阻燃的电缆、输送带仍在井下使用。电气设备失爆现象屡见不鲜。
改进地方煤矿机电管理的办法重视机电管理，首先是矿井领导人重视机电管理，这是加强机电管理的关键。机电管理人员要经常向矿领导汇报机电工作，多提工作建议，以获得领导的支持。
因矿制宜建立机电管理机构，授予职权，统一管理矿井机电管理机构体系不论采取哪种形式，都必须授予机电部门职权，实行统一管理。一般机电部门要具有以下职权，即：制定机电管理规章制度杈；编制部署机电工作计划权
；设备配件分配权：制止违章作业权：追查机电事故权；检查评比考核奖罚权：机电业务骨干调整调动工作监督权。认真落实规章制度，扎实地做好设备综合管理，加大机电培训。达到培训的目的各矿应建立设备综合管理体系，完善设备综合管理制度，配齐设备管理人员，实行流程化管理，扎实地做好设备综合管理工作，确保设备管理制度化、正常化、规范化。培训上提高职工学习积极性，严谨机电培训走过场。能实现要我学到我要学的转变，培训达到目的。
关键词：文档一体化；计算机管理；现代化管理
1 企业档案管理现代化的重要性
1.1 档案管理的概念
档案管理是一个非常复杂的工作，分为多个步骤和层次，首先要按类别对文件进行分类，然后对每一个类别的文件的重要性进行调整，然后对档案的基本信息进行整理和总结，最后把档案归档到各个区域，定期检查档案的完整性。所以档案管理工作是一项管理性的工作。虽然研究档案馆部门、编辑等活动，但目标是使企业更好地适应社会发展的需要，具有一定的服务性。文件的形成、传递、处理、管理和档案的收集、整理、标识、保管和使用环节，统筹按照统一标准、统一管理。这就需要建立统一的文档管理机制，使档案管理与档案管理有机结合，整合管理。还需要将公文这一文档实体从生成、流转，归档到N毁或永久保存的整个过程进行全面一体化管理。文件整合理论的形成经历了一个漫长的过程。
1.2 文档一体化计算机管理的现状
档案管理体制逐步完善，形成统一领导、分级管理体系；但是，档案管理工作还是很难满足社会的需求，差距主要表现在以下几个方面：
（1）基层档案管理不平衡。文件管理系统不完善。管理机制不好行使职权。档案管理部门没有专业书籍，没有文件规范操作，没有专业人员。一是缺乏档案管理意识。对档案重要性认识不足，认识不够。在人们的心目中，档案部门是一个无足轻重的单位，不重要。有领导认为，只要经济建设就行，档案工作质量没关系。由于缺乏领导支持，档案管理工作没有得到很大的发展。
（2）管理模式陈旧。随着科学技术的发展，高新技术产业的发展，新事物层出不穷，记录形式和内容纷繁复杂，档案范围进一步扩大。然而，大多数单位跟不上档案管理的发展。文件管理部门不能用计算机和网络技术进行档案管理服务，但一直采用传统的操作模式。
（3）机关档案管理存在问题。一般权限仅限于纸质文件的管理，电子信息统一集中，无需录入，无需电子处理。档案信息的影响，档案信息资源不能共享优势。
（4）企业档案管理存在问题。企业档案工作反映了生产、经营和科研的重大活动，但由于缺乏计算机化，许多企业的内部档案资源无法共享。影响了企业内部各部门之间的信息互用。
2 文档一体化计算机管理现代化的必要性
1.时展的要求。新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。计算机网络等三次科技革命带来了新技术和新方法，在社会生活各个领域和各部门得到了广泛的应用。
2.文件保护和利用要求。档案的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理现代化。由于许多文件存放时间长，除档案保护措施不充分外，造成了纸质档案中一些因长期缺乏保护而出现脱落和模糊现象。同时，它不能同时掌握相关档案，降低档案信息的使用效率，不利于实现工作的有效性和灵活性。现代档案管理将带来许多好处，最初，要保存档案完整性的内容，但经常性发生文件被打破或丢失的现象，引进现代管理之后，这种情况将大大改善；其次，文件可以更精细分割，不再需要手工记录文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作强度，又提高了工作效率。
3 我国现阶段的文档一体化计算机管理现代化发展中存在的问题
3.1 档案管理工作的规范性较差
企业档案管理的一个重要因素是档案管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业档案管理问题上。现阶段，在中国很多企业档案管理工作的责任分工是极其混乱的保密规定，内部管理秩序管理不到位，文件管理和分类不明确，文件没有规定的现象。因此没有规范的档案管理工作的档案管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业档案管理的现代化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。
3.2 档案管理资金投入不足
很多公司重视档案管理部门不高，只要文件可以保存，我不知道，这样一个粗略的工作，会带来很多隐患；越来越多的企业档案管理进入了一个资金严重短缺，许多档案管理部门保存文件柜文件已经损坏，许多文件已经发霉。这些都直接关系到档案管理部门的基本情况，而且档案管理部门对资金投入的成果也较少；现代管理模式要求较高的资金投入，这也是企业规划面临资金短缺的问题。
不协调的计算机技术和管理的发展，制约了档案管理现代化的发展。有的档案部门在利用计算机的同时，开发和利用了管理模式的改革，不重视软件的新思路指导，人为隔离了文档与信息之间的相互密切联系，由于文件计算机管理自身的发展和应用，它们没有整体的规划、协调、衔接和利用，技术的发展和应用使计算机文件系统开始从重复的数据输入中脱离尴尬。这种计算机技术的发展和应用，不仅没有提高劳动生产率，减轻了员工的负担，而且大大增加了档案工作的负担和复杂性。
4 文档一体化模式下电子档案管理的注意事项
鉴定工作需要从内容和技术两个方面进行鉴定。传统档案的鉴定与鉴定内容之一基本上是相同的，即对档案内容进行审查，确定其科学性、历史性和实用价值，进而确定保管期限。
由于电子档案馆与传统档案馆的使用，安全工作有别于传统档案馆，电子档案馆与传统档案馆的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多样化，存在更多的安全隐患。电子档案的保密主要包括两个方面。
网络文件的安全存储在网络计算机上，为不同的用户提供不同级别的服务，在线数字档案网站的文件信息极易泄漏。因此，数字档案馆必须分类归档和公开记录。互联网是一个完全开放的网络，为了防止计算机黑客窃取和未经授权使用机密文件的信息，我们在计算机网络的档案中做了保密工作。
（2）在传输文件的安全性方面，很多互联网网站都有自己的附加安全机制，防止未经授权的用户看到这些网站发送和接收邮件。这些站点通常称为"安全岛”。当然，只是选用这一保密措施是远不足的，加密方法有两种，一种是硬件加密：另一种是件加密。硬件加密速度比软件加密快。
（3）使档案管理的建筑和设备达标
从每个房间的湿度、温度、位置等方面考虑，保证文件的安全性和可靠性，同时还增加一些可控制温湿度控制的电子信息设备，增加科学档案管理，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标。
5 结语
现阶段，为国家现代化服务是我国的一项政治任务。档案工作的政治保密档案工作绩效之一。我们国家的档案，记载着政治、经济、军事、文化及科学技嚣震_术等方面的情况，其中大多数属于机密。因此，档案工作者必须树立正确的保密观念，采取各种有效措施，保护好党和国家的机密。档案工作者要充分认识档案馆的工作特点，建立明确的服务意识，努力为我国的现代化。文件一体化模式将电子文件管理、档案管理和档案管理有机地结合起来，提高各部门之间的协作能力，提高机关的整体工作效率。
参考文献
[1]李春雨，王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家，2009（12）：15-17.
.[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运（社科版），2007（04）：18-20.
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