高校智慧档案馆建设篇1

档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，是某一个体、单位或者组织经过归纳整理、系统规范、集中保存的历史资料。档案是一项构建社会记忆的工作，具有重要的凭证价值和情报价值；档案也是一种客观的历史资源，具有重要的保存价值。它能证明某些客观事实，还原历史真相，服务社会大众。所以有人说：档案浓缩历史精华，融汇历史知识，承载历史事实，揭示历史真相，能够把历史资源转化为促进人类社会健康发展的推动力量。随着信息技术的发展，智慧档案馆建设已经提上议事日程，在高校智慧档案馆建设研究项目中，通过普及档案教育，师生的档案意识不断苏醒，领导的档案意识逐渐增强，学校的档案意识日益提升，档案馆藏不断丰富，档案工作呈现出健康发展的良好局面。

一、档案利用工作的现状

孟子曰：“民为贵，社稷次之，君为轻”。国家档案局的《关于加强民生档案工作的意见》指出：“要坚持以人为本，转变重事轻人，重物轻人，重典型人物轻普通人物的传统观念和思想认识，重视所有涉及人的档案的价值，努力建立覆盖人民群众的档案资源体系。”。在中国传统文化的沐浴下，国家档案管理部门要求我们打好档案利用工作的基础，切实抓好广大人民群众的档案利用工作，做实、做精、做细档案管理工作，把库房里的“死档案”变成生活中的“活信息”。高校档案工作是社会档案工作的重要组成部分，应该起到提高社会档案意识、引领社会档案服务、促进社会档案发展的作用。秉承上述档案工作的指导思想，为了推动档案利用的深入发展，西大档案馆启动《智慧校园背景下西北大学智慧档案馆建设研究》项目，试图通过“以研促建、以建促改、以改促用”的方式推动档案事业的发展。目前，档案查阅已从档案到馆查阅发展到档案远程查询，档案证明日渐方便，档案借阅程序规范，档案编研有序发展，档案文化资源开发利用研究开始踏上征程，档案育人工作引起人们的高度重视，档案利用工作的局面已经初步打开。

二、档案利用工作存在的问题

从高校档案工作者的视角观察，档案利用是指档案工作者开发档案资源，传输档案信息，满足利用者需求的行为过程。档案利用分为：服务师生员工的普遍利用，服务现实工作的实际利用，服务档案编研的学术利用，服务教学科研的育人利用。随着社会的进步，科学技术不断发展，档案教育日渐普及，档案意识不断提升，档案利用呈现良性发展的态势。但就整体而言档案利用工作还有某些不足，存在一些亟待改进的问题。

1.档案基础设施薄弱，利用方式单一，传输能力不足

档案馆库建设相对滞后，库房面积、设备、防尘、防虫、除湿等硬件设施不能完全达标，2017年前后才安装视频监控系统，没有门禁设施，没有采用RFID技术管理实体档案和档案密集架。解放前的档案已经交至省档案馆保存，现存14类10万多卷档案都是解放以后的档案，其大多为文书档案，以前因为库房面积局限、档案收集不够齐全，现在加大了收集力度、但是库房又快满了，导致档案馆藏内容不够丰富，馆藏结构不够合理，在“收集、储存、管理、利用”过程中存在重量轻质，重藏轻用的倾向。目前，档案利用以查阅为主、编研为辅，档案查阅以满足用户需求为主、科学分析用户需求、主动推送档案信息服务不足，档案编研浮于表层、以编为主、以研为辅，档案文化资源开发利用研究不足，制约了档案事业的发展。

2.档案工作者素质有待进一步提升

目前，各校档案工作者多为非对口专业毕业，档案服务意识、档案业务技能、相关专业知识、信息技术水平等距离智慧档案馆的要求还有一定的差距。

3.档案利用与档案保密的关系有待进一步厘清

由于档案公开细则没有统一明确的标准，导致传统档案工作重保密、轻利用，能限定利用范围的档案或者档案资料尽量限定使用，不宜公开的档案或者档案资料尽量不予公开；档案公开与个人隐私保护存在一定的矛盾，档案利用对于个人隐私保护不足，个别情况下，档案开放存在泄漏个人隐私的隐患。

4.档案信息化建设滞后

学校建立了档案信息网站，档案信息管理系统于2019年年底验收完成，实体档案数字化迁移工作正在进行，大部分档案查阅还是手工调卷，现在正在进行档案信息化建设工作。

三、档案利用工作的反思

1.夯实档案利用的业务基础

档案工作的核心是“收齐、存储、管好、用活”档案资料，“收齐”是基础，“存储”是保障，“管好”是条件，“用活”是目的。为了“收齐”档案资料必须加强档案馆库建设，为了“存储”档案资料必须改善档案馆库环境，为了“管好”档案资料必须完善档案管理规章制度，为了“用活”档案资料必须继续加大档案宣传力度，强化档案信息传输能力，遵守档案密级规定，努力做到档案信息传输精准定位、传输速度快捷、传输内容准确、传输文字精炼，减少以致消除档案工作者和档案利用者之间的信息不对称。深入社会，及时了解并不断开发档案利用需求，明确档案利用重点，扩展档案利用方式，规范档案利用机制。档案利用需求是档案资源开发利用的内在动力，档案利用服务是档案资源开发利用的外在压力。因此，档案工作部门必须重视档案收集工作，扩大档案收集途径，充实档案收集类别，努力做到“应归尽归、应收尽收”，使档案馆藏反映利用需求、贴近社会生活，并能根据利用需求，不断丰富馆藏内容、注重提升馆藏质量，科学管理馆藏档案，统一规范分类标准，及时编目著录上架，优化便捷检索系统，积极深化档案编研，有效推进档案利用。随着档案利用的普及，利用者对档案利用的要求不断提高，不仅要求提供档案原始资料，而且要求提供档案编研成果。档案休闲利用理论已经出现，档案育人呼声日渐高涨，档案休闲利用、档案育人等方面业已成为档案资源开发利用研究的新领域。

2.强化档案利用的服务职能

档案利用功能实质上是一种档案服务职能，这种服务职能在很大程度上是通过档案工作者的履职态度和能力实现的。所以，档案工作者的职业素养在一定程度上决定着档案服务职能的优劣。档案工作者的职业素养是指其所具有的思想品德、档案知识、文化素质、职业技能的综合水平。档案工作者除了掌握一般档案知识之外，还必须掌握某些档案涉及的专业知识，以利于档案利用服务工作。因为许多档案利用者并不了解档案编目情况，他们往往只是带着所需解决的问题，抱着尝试的心态求助查阅档案，他们不太清楚查阅内容和具体年限，需要档案工作者提供帮助。这样的查阅“只有通过档案工作者和档案利用者之间进行富有成效的交流才能实现”所以，档案工作部门要强化服务至上的理念，明确工作职责，分清工作责任，注意工作方法，严格奖惩制度，教育档案工作者提高政治站位，坚持与时俱进，加强思想品德修养，养成良好的学习工作习惯，注意丰富档案知识，不断提高知识层次，以质朴善良的个人素养，热忱友善的服务态度，廉洁专业的工作风貌，耐心细致地了解利用者的利用需求，准确无误地分析利用者提供的查阅线索，快速便捷地找到利用者所需的档案资料，以优质高效的服务为利用者排忧解难。通过档案利用增强队伍素质，提升档案著录质量，营造档案工作氛围，激发档案工作者强烈的事业心和高度的责任感，创造档案利用口碑，开创档案利用工作的新局面。

3.摆正档案利用与档案保密的关系

在档案利用过程中，必须摆正档案利用与档案保密的关系。根据现行法律规定，档案利用与档案保密的关系主要表现为正确处理档案利用与涉密档案保密的关系，妥善处理档案利用与个人隐私保护的关系。

（1）正确处理档案利用与涉密档案保密的关系。保密是指保守事物不被无关人员知悉的信息，不使泄露的行为。部分档案或者档案部分内容存在涉密问题，需要限制利用范围，业界称其为涉密档案。涉密档案实际上是一种限制了利用范围的档案，其通常具有涉及国家安全、社会稳定、商业秘密、不宜公开等方面的内容。涉密档案要专人负责、专人收集、专人查阅、单独制卷、单独保管、严格限制知密范围，依法加强安保措施。涉密档案利用要在贯彻国家《档案法》和《保密法》的基础上，坚持局部利益服从整体利益的原则，依纪按规有序进行。档案工作者必须严格掌握档案密级分类标准，规范执行档案保密制度、降密解密制度、利用审批制度，接受保密部门的监督指导。《保密法》规定涉密档案解密权限属于档案形成单位，档案工作部门无权解密。按照档案机密程度递减规律，涉密档案降密必须符合国家保密制度，并且经过科学鉴定才能进行。国家机密事项在保密期限内不需要继续保密的，原来确定密级和保密期限的机关、单位或其上级机关应当及时解密。解密后的档案按照规定开放利用。在现实条件下，档案工作部门必须借助现代信息技术，加强档案数据管理，保护档案数据安全，做好内外网络物理分离工作，安装服务器、防火墙，加密处理重要档案数据信息，设置档案密级管理权限，严控涉密档案利用范围，做到事前预防风险、事中记录清晰、事后追踪可查。档案工作部门既有提供档案利用的义务，又有保护档案秘密的责任。我们要统一档案利用操作系统，严格档案密级管理规范，注意保护档案知识产权，在确保档案安全的前提下，合理配置档案资料，有效利用档案资源。践行保密是手段，利用是目的，保密是为了更好的利用这一工作原则，正确处理档案利用与涉密档案保密的关系。

（2）妥善处理档案利用与个人隐私保护的关系。个人隐私是指自然人在与公共利益和群体利益无关的情况下，当事人不愿他人知道或他人不便知道的个人信息；当事人不愿他人干涉或他人不便干涉的个人私事；当事人不愿他人侵入或他人不便侵入的个人领域。从上述界定得知个人隐私包括私人活动、私人秘密、私人空间等范畴。个人隐私是个动态宽泛的概念，有些信息在当时不构成个人隐私，但是在未来某一时段可能就会构成个人隐私。档案资料中那些直接或间接指向个人特征的信息可能会构成个人隐私。公民具有隐私权，隐私权不仅是当事人人格权利的范畴，而且还具有一定的财产属性。档案工作者在档案日常管理中，必须坚决履行个人隐私保护义务，认真检查档案内容是否涉及个人敏感信息，是否具备开放条件，严格执行档案开放利用规定，注重保护个人隐私。特别是在研究建设智慧档案馆的背景下，更要加强网络个人隐私保护工作，依法遏制网络侵害个人隐私行为，及时个人隐私保护声明，不断提升网络个人隐私保护技术。妥善处理档案利用与个人隐私保护的关系，推动档案利用工作的健康发展。

4.加快档案信息化建设的步伐

档案信息化建设丰富了档案管理功能，拓展了档案利用空间，优化了档案利用方式，方便了档案利用者利用。我们必须在现代信息技术的支撑下，大力推进档案资源信息化建设，努力做到档案相关部门硬件设施同步配制，应用软件适时介入，加快档案馆藏资源数字化、档案增量资源电子化、档案信息传输网络化的步伐，积极搭建档案形成者、档案工作者、档案利用者在线工作交流平台。以此为基点进而拓展高校档案部门之间的互利合作，以信息技术为支撑、以档案工作者为主导、以档案利用者为中心、以网络传输为通道、主动推送档案利用服务，实现档案资料科学管理、档案查阅权限分级、档案利用信息共享、档案编研逐步深化，严防涉密档案传输至非涉密网络，坚持上网（公开网络）信息不涉密、涉密信息不上网的原则，不断提高档案利用服务水平。努力实现档案管理系统与智慧校园其他应用系统功能互联、数据互通、格式匹配，标准统一。档案具有使用价值和保存价值。它的使用价值是指档案的凭证价值和情报价值。它的保存价值是指档案维护历史原貌、证明历史事实、保障社会稳定的价值，为未来（后人）研究保存的价值，保存人类文化遗产的价值。档案保存价值的实质还是以备将来利用，所以有人说档案的价值只有通过利用才能实现。利用档案资源为公众服务是档案工作者义不容辞的责任。随着高校智慧档案馆建设研究的深入开展，师生的档案利用意识、档案利用内容、档案利用方式都会得到有效的提升。高校档案馆也必将成为学校的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心，为高校教学科研建设和发展提供基础支撑平台。

作者:邵婧 单位:西北大学档案馆

高校智慧档案馆建设篇2

在网络信息技术深入发展的背景下，高校通过深度的技术自研和衔接，推动了智慧档案馆的建设、运营与发展，使档案信息资源的管理效能得到了大幅度的提高。但随着高校智慧档案馆的发展，面临一些新的问题，影响了其建设进程。本文从高校智慧档案馆的运营管理问题切入，寻求构建完善的智能管理体系，以便更好地释放智慧档案馆的智能管理效力。在当前的高校智慧档案馆管理工作中，主要以传统的档案管理团队为基础，运用新的智慧技术智能渠道和智能设备，为相关各方提供档案信息资源服务与支持。智慧档案馆的管理方式也进行了相应的调整和升级，引入了更开放的自主管理和自主维护机制，为档案资源需求方提供了更多的管理权限，也切实增强了智慧档案馆管理的效能［1］。

1高校智慧档案馆管理存在的主要问题

当前，在智慧档案馆管理中，高校仍重视传统的管理模式和结构，更强调通过稳定、专项、固化的管理来保障智慧档案馆的应用和发展。虽然这种相对保守的管理模式保障了智慧档案馆在初期阶段的运营和发展，但面对日新月异的技术革新、需求革新和模式革新，高校智慧档案馆还面临一些新问题，正在影响智慧档案馆服务效能的提高和突破。

1.1管理结构问题

以专业管理团队为主，进行定向的档案资源管理，是当前高校智慧档案馆沿用的主要模式。这一模式对管理者的要求相对较高，需要管理团队拥有丰富的档案管理知识、技能和经验，并根据智慧档案馆的实际运营需求来进行灵活的管理支持。但在运营过程中发现，由专业团队管理的智慧档案馆，无法全面深入管理细节，难以切实保障管理的及时性，与智慧档案馆高效、便捷、开放的特性出现了一定的矛盾。特别是在满足使用者需求上，专业团队能够发挥的管理作用越来越少，面对高频、高标准、高访问量的管理现象，现有管理结构承受的压力越来越大，正在面临管理结构瓦解的威胁［2］。

1.2管理方式问题

这个问题主要表现在智慧化发展要求与传统式工作方式的矛盾上。实际工作中，看似已经使用了大量的智能工具，根本的管理方式却是传统方式，工作人员只能被动进行表层的管理。从实践观察中可以发现，当前管理方式相对滞后，难以形成更深层次和更广范围的档案资源管理。在现有管理工作中，管理人员主要是借助“以用代管”的方式，根据使用者的需求来推动相应的管理工作，在满足使用者需求的同时，完成对相应内容或对应资源的优化和维护。特别是在智慧化、远程化和信息化手段不断完善之后，管理者可以借助更多元的工具支持，来定向输出管理支持，方便使用者进行资源的调用［3］。这种“以用代管”的管理方式，将管理视野局限在相对狭小的范围之内，无法深层次挖掘现有资源的内在价值，也不利于对高校档案资源进行持续、高频、深入、广泛的优化和维护，很容易出现档案资源管理维护不及时而引发的疏漏。

1.3管理速率问题

智慧档案馆投入使用切实方便了使用者，大大提高了档案服务的效率，也进一步抬高了需求者的使用预期。越来越多需求者希望得到更高标准、更高速率、更高质量的档案服务，但现有的档案管理速率已经进入发展的瓶颈期，尽管有更多工具和更多渠道的支持，也很难打破传统管理架构下的速率极限。更为关键的是，在智慧档案馆的发展过程中，管理速率提高，将是相关各方的共同要求和共同诉求，渐进式的速率提高方式，无法深度满足速率要求，也不适合当前全面升级的发展要求。智慧档案馆不智慧、不高效、不方便的声音已经出现，且会逐步增多、增大。

2高校智慧档案馆的智能管理方略

针对上述问题，高校智慧档案馆唯有从“智慧”这一核心要点切入，明确智慧管理方略，进行深层次的改革和根本性的转变，才能切实展现智慧档案馆的智慧效能，深度满足各方要求，全面发挥其效能。

2.1分布式智能管理方略

这种方略主要是针对当前智慧档案馆管理结构上存在的问题，尝试引入分布式管理的新理念，构建扁平化的管理结构。所谓分布式智能管理，就是将管理权限通过分发的方式，交由相应的使用者、需求者和管理者，共同对智慧档案馆的资源进行管理。在这种管理架构中，相关各方可根据自己的使用权限，对特定的档案资源进行自定义管理和自主化管理，而档案馆的管理团队仅需对其管理过程进行监督、记录和反馈，即可由具备较高专业素养的人士，对其专业领域内的档案和信息进行精细化的高效管理。采用这种方式，不仅会大大降低管理团队的压力，还会切实提高管理结构的合理性，使智慧档案馆真正服务于各方，让智慧档案馆的管理结构问题化解于全新的分布式管理过程之中。采用这种方式，还将让管理团队的管理经验、知识和能力分发到更多参与管理的主体，让智慧档案馆的管理标准达到更为理想的状态［4］。在这种管理结构中，参与智慧档案馆管理工作、使用其资源信息的相关各方，都将成为档案馆的管理者，承担起资源管理的责任，并根据自身实际需求，对资源进行个性化调整和优化，让智慧档案馆凭借智能技术的深度应用，形成“服务人人，便利人人，能够在人人参与中，不断进化的动态智慧档案馆”。另外，分布式机制的引入，还将为智慧档案馆的安全保障、资源存储、资源分发等提供更多的渠道支持，让智慧档案馆拥有更为坚实的管理基础。

2.2颗粒化智能管理方略

这种方略是指在档案管理过程中，采用更具效能性的智能管理方式，借助大数据技术的引入，建立以标准标签为主的档案管理颗粒化体系，并由相关管理团队，使用群体或维护团队，对这些独立但完整的，体量更小的颗粒进行精细化的管理和维护［5］。由于采用大数据技术，相关各方能通过数据层面的检索、定位、校验和标签创立，完成对相关资源颗粒的持续管理和不断微调，每一个资源颗粒都将在动态使用过程中不断进行调整和完善，更趋合理，深度满足使用者的核心诉求。这种管理方式还能大大提高管理服务的品质，为需求方提供经由深度完善和优化的高质量资源。因为每一个颗粒单元都经过了反复的调整和优化，并建立了紧密的逻辑连接关系，因此当使用者在调取相关颗粒时，就能通过可视化的方式展示整个颗粒单元，并关联展示更多相关颗粒单元，拓宽资源服务深度和广度，使利用者能通过简单的检索功能，迅速触达更多相关目标资源，更好地达到运用档案资源的目的。此外，颗粒化的管理方式还提供了一种全新的模块化管理路径，与分布式管理结构具有较高的契合度，方便智慧档案馆的管理团队通过对不同颗粒的管理过程，杜绝不合理的管理举措，突出合理性较强的管理方式和资源成果，让智慧档案馆所提供资源服务的效能得到大幅度提高。

2.3学习型智能管理方略

这种方略主要是在分布式管理结构和颗粒化管理方式的支持下，通过人工智能技术的引入，构建具有自主学习能力的智能管理体系。由于智慧档案馆提供了更为便捷的资源服务，进一步抬高了使用者的心理预期，追求高效、高标准和高质量成为当下的主流趋势。所以，单纯依靠管理人员或相关人士的协同管理，始终无法突破人工管理的局限，难以深层次满足各方需求。要打破这一瓶颈，须引入人工智能技术，通过学习型智能算法的研制和应用，让人工智能来代替资源管理、资源使用、资源分发的人工主体，使其在不断学习相关管理过程数据的进程中，逐步掌握更符合相关各方要求的方式和方法，形成智慧档案馆管理速率提升的最优方案，进而依靠人工智能的自主化运行，为相关各方提供智能服务支持。目前，人工智能技术的学习型算法开发已具备较强操作性，也具备了较为完善的应用基础；在神经网络算法上的开拓与创新，也始终处于进展状态中。基于此高校智慧档案馆可利用自身在资源方面的优势，探索用于档案资源智能管理的学习型神经算法，加大应用力度，提高管理效能。智慧档案馆提高了高校档案服务效能，抬高了档案资源使用者的预期。高校智慧档案馆应主动引入分布式管理模式，释放管理效能；建立颗粒化管理机制，不断提高档案资源的品质；推进学习型管理算法的开发和测试，用人工智能技术全面提高智慧档案馆的服务速率，全面提高智慧档案馆的应用价值。

作者:徐洁 单位:西北民族大学档案馆

高校智慧档案馆建设篇3

智慧档案馆建设是继智慧地球、智慧城市、智慧校园、智慧医疗、智慧交通……之后出现的又一个有关智慧的概念，是数字档案馆发展的高级形态，也是智慧城市的重要组成部分。关于智慧档案馆的研究最早出现在2013年，之后国内学界关于智慧档案馆理论上的研究开始升温，多集中在华东、华中地区以及京津地区，同时业界也开始尝试建设智慧档案馆。经过几年，青岛市档案馆、张家港市档案馆等率先完成了智慧档案馆一期建设，目前正在探索进行二期建设，但有关高校智慧档案馆的成功案例还不多见。

一、地方档案馆与高校档案馆的差异

因为智慧城市是国家战略，政府的政策支持和资金的持续投入，使地方各级档案馆抓住时机加快步伐进行本馆的设施设备、馆藏资源和档案数据建设。前期市级档案馆建了档案云，那么地方档案馆不仅没有必要再投入资金和时间精力，而且因统一的云端存储保证了下一级档案馆与上级档案馆数据信息的无缝对接；而高校之前没有统一规划，都是根据各自需要购买了不同的软件，所使用的系统也都是各自为政，所以形成的电子数据大部分都成为信息孤岛，给下一步的电子归档带来了麻烦。并且因为经费有限，档案馆的基础设施比较落后，别说建设智慧档案馆，就是数字档案馆也是有钱做没钱停，或者因为经费所限，只做到目录检索，而不是全文检索，因此即使做了数字化还达不到真正意义上的数字档案馆的标准。据不完全统计，2019年底，全国共计34家单位的数字档案馆通过了国家数字档案馆的测试，而高校只字未提；另外，档案馆中档案、信息化专业出身的档案馆员几乎没有，也是制约高校档案馆发展的重要原因。

二、高校智慧档案馆建设内容及意义

智慧档案馆是一个综合管理与控制体系，主要通过运用云计算、物联网、大数据、互联网等现代先进技术手段，对档案资源的收集与管理，对档案信息的感知与提取，对档案内容的分析与挖掘，进行智慧处理，并将其运用到服务、管理、预测、决策中，最终实现高效智能、安全方便的档案信息服务。高校档案馆的工作职责、发展趋势、服务内容、服务对象等因素决定了高校智慧档案馆的建设内容及建设目标。随着新《档案法》对档案信息化的明确要求，建设数字档案馆并逐步实现智慧档案馆已成为必然。智慧档案馆最终将实现收、管、存、用的智慧化。全面感知、智能协同、深度融合[1]、以人为本是智慧档案馆的重要特点，将馆员从繁重的事务性工作中解脱出来，探索开发新型档案、专题档案等的收集、管理、利用，使高校档案馆的馆藏更加丰富多样；利用无线网等终端设备，实现档案服务的移动化、便捷化、个性化，探索以档案利用需求为核心，构建多元的智慧服务方式。

三、高校智慧档案馆建设的路径

高校智慧档案馆依托智慧校园的平台建设，在数字档案馆建设的基础上，结合自身现有特点，提升高校档案的智慧收集、管理和服务，通过完善智能档案馆逐渐提升到智慧档案馆的建设上来。以人为中心，由线下实体管理转到线上数据管理，从单一利用转到交互共享互联共建[2]，通过长中短期计划，构建三个发展战略。

（一）构建高校智慧档案馆发展战略

1制定智慧档案馆发展规划

高校智慧档案馆建设应做好定位，依托智慧校园的背景，结合实际情况进行项目的科学论证，做好顶层设计，确定发展规划。我校档案馆根据现状，制订了档案馆发展的短、中、长期规划。短期规划：用两年左右的时间初步完成馆藏利用率高的教学、文书档案数字化工作，对数字化图片文件进行OCR文字识别并结合人工录入，建立可快速检索的目录和全文，达到精准、快速地档案查询，同时建设智慧档案馆必要的软、硬件环境；中期规划：用两年左右的时间把馆藏余下的声像、科研、基建等档案进行数字化及OCR识别；同时对档案库房进行智能化建设，利用人脸识别及监控系统实现对各库房出入的权限管理与记录。利用物联网技术实现对库房温湿度、空气质量的自动调节，并对漏水进行检测，对非法侵入进行报警，将库房的各类环境监测信息进行统一平台的可视化管理；建立自助查询打印系统、开通微信平台，为利用者提供便捷的档案利用服务；长期规划：高校中教务管理系统、财务系统、OA系统是运行较成熟的系统，同时随着科技发展，声像档案均以数字文件存在，因此与各部门协同，实现电子文件的电子档案归档变得可能。探索电子文件归档范围、规范、标准，试行档案管理双轨制，即在目前对纸质档案归档后进行数字化的同时，建设电子文件库管理系统，实行电子文件归档，逐渐成熟后分步取消纸质档案，实现单轨制的电子文件归档。最终达到利用大数据技术、云计算等技术手段实现档案的智慧收集、智慧管理和智慧利用，同时进行专题档案、新型档案等收集，加强馆藏资源建设，挖掘档案文化，满足利用者的多方需求，提升精神文化层次。

2建立档案工作协同机制

智慧档案馆建设的协同主要分为馆内协同和馆外协同。馆内协同主要指通过物联、互联网将档案馆的人员、设备、馆库和业务等进行协同与融合，实现档案馆的智能化管理，以人为本，把人从库房解脱出来，有了更充裕的时间去提取分析数据，提高工作效率和工作层次；馆外协同指将不同系统的数据用户终端、数据库、数据交换技术平台等，一起参与智慧档案馆的构建。需要指出的是，因为学校各系统功能不相通，各系统之间均不能开放数据接口，无法进行远程操作，因此智慧档案馆必须首先统一建设的标准和规范，加强各部门的联系和沟通，协调处理相关事项才能最终实现档案信息资源的共享。

3提升档案信息化专业水平

人才是建设智慧档案馆的基础和保证。如果想提升档案馆实力必须引进档案、信息化专业的相关人才，提升档案馆的软实力。不仅要积极参加校外的各种专业学习和培训，并且应不定期请校内信息化专家对馆员进行信息化的培训，甚至全馆有固定时间统一学习新修订或颁布的各种有关档案的法律法规，学习各地档案馆先进的理念和做法，不断提高馆员的专业能力和业务水平。

（二）构建智慧档案馆保障体系建设战略

1智慧档案安全保障体系建设

智慧档案馆的安全保障体系要从组织保障、制度保障以及技术保障这三方面落实，结合国家有关智慧档案馆建设方面颁布的相关法律法规，构建标准化智慧档案服务系统的安全保障体系。主要包括库房安全、网络安全、系统安全、数据信息安全等。组织保障机制：建立健全长效的安全组织领导体制和工作机制，确定智慧档案馆的发展战略及领导小组。由校长牵头，主管档案工作的副校长负责，档案馆馆长协同校办主任、学校网络与信息中心主任成立“大连大学智慧档案馆建设小组”，共同规划设计智慧档案馆的总体格局。制度保障机制：制定完善智慧档案馆相关业务的安全流程、安全标准，如：制定《人事档案信息化保密协议》《外包工作人员保密承诺书》等。定期开展安全教育，提升信息安全保障意识，定期对档案服务系统进行风险评估。技术保障机制：面临智慧档案馆的网络、系统及数据安全等问题，要建立信息安全技术防范体系，结合我国现行法律标准，制定智慧档案馆的安全管理技术标准规范及信息安全保障条例，构建多维度、无死角的安全技术保障机制[3]。

2智慧档案标准规范体系建设

依据国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》《纸质档案数字化规范》等建立符合自己特色的智慧档案馆建设标准。如《大连大学数字档案馆建设标准》《大连大学纸质档案数字化要求》《大连大学智慧档案馆建设方案》等。

（三）构建智慧档案管理与服务一体化平台战略

高校智慧档案管理与服务一体化平台是整个智慧档案馆建设的核心，其以校园网、互联网为依托，通过云计算、大数据、人工智能等信息化技术实现档案信息的集成化、智能化、共享化、精细化管理运行和高效服务利用。其主要由智慧档案馆门户、智慧档案采集平台、智慧档案管理平台和智慧档案服务平台四个核心系统构成。

1智慧档案馆门户

智慧档案馆门户是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的业务管理和信息中心，其通过松耦合，模块化方式将智慧采集平台、智慧管理平台、智慧服务平台有效集成，用户和管理人员分别进入用户端门户和管理端门户，实现基于角色的、个性化的业务申请与办理、内容传送、协作功能、搜索与标签、活动跟踪等功能。智慧档案馆门户一方面实现了用户和管理人员的跨平台、跨区域、跨终端的可信认证登录，即依托学校智慧校园的多因子身份与访问管理平台，用户和管理人员可以在PC端、移动端等使用多种身份凭证（如用户名密码、人脸识别、笔迹识别、短信验证码、二维码验证、CA证书等）实现智慧档案门户登录或委托访问授权等。另一方面通过门户将所有信息智能整合并向移动端进行信息推送，同时将业务申请、业务通知、业务审批等流程嵌入移动端，实现手机随时随地办公。

2智慧档案采集平台

智慧档案采集平台是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的重要数据来源系统，其主要通过学校私有云进行数据交互实现学校文书类、科技类、学籍类、会计类等档案大类的智能采集归档功能。按照数据类型和归档规范的不同，可将其分为以下几大类智能采集与归档子系统。

（1）文书类、科技类、招标类电子文件的智能采集与归档子系统

针对OA系统、科研系统、招标系统产生的电子数据类型及整理归档要求，采集平台能够进行业务系统元数据的自动抓取、与档案元数据的智能匹配与填充、归档范围智能鉴定与处置、分类号自动生成与智能批量组件归档。

（2）学籍类、会计类电子文件的智能采集与归档子系统

针对教务系统、研究生系统、财务系统的数据类型及整理归档要求，采集平台能够进行业务系统元数据的智能提取、与档案元数据智能匹配与填充、版式文件的智能生成与转换、学籍信息、财务账簿等电子文件的智能编号组卷归档。

（3）声像类电子文件的智能采集与归档子系统

针对照片、音视频等电子文件的特殊性及整理归档要求，采集平台能够进行图像比对、去重、识别等智能筛选、音视频智能标注、档案元数据智能提取著录、智能编号分组归档。

3智慧档案管理平台

智慧档案管理平台是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的数据管理中心和业务管理中心，主要是接收智慧档案采集平台的各类电子文件和电子档案数据。其主要包括：智能馆库与档案实体管理子系统、电子档案智能管理子系统。

（1）智能馆库与档案实体管理子系统

智能馆库与档案实体管理子系统主要用于对档案实体及其所处的馆库环境进行管理，其主要通过物联网技术实现对库房中档案实体信息、放置情况、出入库情况、人员出入库等进行全程精细化管理，同时对库房中温湿度、空气质量、用电负荷、设备状态等进行过程性监测与控制。

（2）电子档案智能管理子系统

电子档案智能管理子系统主要用于可信单套制电子文件与电子档案的管理，其引入电子认证服务机构提供的时间戳、加密算法等CA认证方式，从电子文件的生成、流转、办结、归档，电子档案的形成、保存等全流程进行监控，为单套制电子档案的利用提供保障。

4智慧档案服务平台

智慧档案服务平台是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的服务中心和网上办事大厅，其主要是依托平台中档案数据、业务数据、用户数据及其自助查询机、摄像头、高拍仪、物联网传感器等智能化设备为用户提供各种不同的档案服务。其主要包括智能档案信息子系统、智能档案业务利用子系统、档案资源馆际共享子系统。

（1）智能档案信息子系统

智能档案信息子系统主要是高校档案馆信息和对外宣传的门户，其通过智慧档案管理平台中的档案资源权限和密级等进行智能判断，对可进行对外公开的档案信息、业务信息等进行智能提取和聚合，由工作人员在PC端或移动端审核后自动到相应的门户栏目中。

（2）智能档案业务利用子系统

智能档案业务利用子系统主要是高校档案馆现场或远程办理档案查借阅、成绩证书翻译、档案材料认证、毕业生档案去向查询等业务的子系统。针对现场业务办理，可通过智能触摸屏查询设备完成身份认证后实现；录取名册、成绩单、毕业生名册等的自助查询付费打印；也可通过网上预约后现场自助查询档案实体并自助归还。针对网上业务办理，可通过人脸识别等生物特征进行身份认证后远程业务申请、费用支付和可信电子档案材料的获取。

（3）档案资源馆际互联共享子系统

针对纳入国家专业目录的重要档案材料，考虑到校友的跨地域分布的实际情况，依托高校的信息化联盟，将高校档案馆服务系统进行馆际互联，实现馆际档案信息查询、校友档案业务需求推送、业务状态跟踪、查询结果反馈等功能，真正做到让数据多跑路，让用户少跑路。因为关于智慧档案馆的建设，国家还没有出台相关的政策以及建设标准，所以各地档案馆都在摸索中进行，尤其高校建设智慧档案馆受到政策资金人才等限制，更应该迎难而上，以服务社会、服务师生为出发点，以共建共享、互联互通为引领，以智慧应用、智慧服务为核心，建设高效智能、协同共建的档案信息服务平台，成为智慧校园的重要数据基础，从而实现各类信息的有序整合和智慧利用。

参考文献：

[1]莫家莉,史仕新,周小平.基于战略管理理论的智慧档案馆建设风险探析[J].西南民族大学学报,2017(6):236-240.

[2]陈小磊,吴卫.“互联网+”时代下档案馆的未来——智慧档案馆[J].黑河学院学报,2020(5):178-179.

[3]梁春燕.基于战略管理理论的智慧档案馆建设风险研究[J].中国管理信息化,2020(1):200-201.

作者:张华 单位:大连大学