企业档案管理工作篇1

企业档案作为生产企业的原始记录，它的存在具有社会功效，是公司开展建设工作的主要根本。档案在企业中处于非常重要的作用，良好的企业档案管理，提高企业档案管理的质量，使档案的价值和合理利用得到充分发挥，进而加速企业的快速发展。

一、档案管理科学化的重要性

1.档案管理的科学化。目前在一些企业中，档案管理的重要性的认识不清，造成保存在个人的情况下，各部门的一些档案，缺少档案规范管理的，没有严格的管理措施，档案丢失，受到一定影响企业的管理决策。档案作为一种主要的资源，需要对它的重要性有正确的认识，实现科学管理。

2.档案管理是企业主要资源。档案管理作为企业管理的重要组成部分，其档案管理的方法直接反映了企业的管理，档案是企业进行决策时的主要标准，所以其作为一个非常重要的企业的资源，科学的管理是必不可少的，为了能够提高管理水平，重要的是要确保企业的发展。

3.档案管理是企业历史信息。其中企业管理中档案管理为根本，因为它是公司的历史和文化记录，在企业档案管理流程里，需要建立一个全面的档案管理系统，以完善企业档案管理的规范化、企业信息化管理和现代化。

二、档案管理工作中存在的问题

1.不重视档案管理工作。由于在现在的市场经济中，企业在激烈的市场竞争中，为了提高自身的竞争优势，重点在于生产经营，企业在部门边缘之间的档案管理，缺乏足够的重视，所以无论是资金还是人员配备上都存在着不完善，导致档案管理、档案丢失、泄露等情况频繁发生。

2.档案管理的方法不先进。现在国内大多数企业仍选用人工档案管理操作的形式。在档案中心，届时将有来自不同部门和单位的信息，此类信息的传递肯定在很大程度上反复性，在这种时候，归档这些数据，选择出有价值的信息，信息资源和利用合理有效的处理，一直是一个重要的问题是很难解决的。现在一些企业档案管理的能力也是现代化的管理设备配置，使用电脑来管理，但仍然是一些基本功能，如编目、检索、统计和管理，没有综合处理技术，日益增加的业务文件，使得这种情况越来越不能满足企业发展的需要，减少对档案的利用价值的实施。

3.档案管理科学化程度较低。在我们的档案信息化建设的过程中，常常更侧重于信息技术和电子信息化，更加不够重视档案管理的程度，事实上，信息技术的核心文件应简化档案管理流程，优化和重组。但中国目前建造的档案信息，沿用至今的传统管理体制，使信息技术和记录管理文件相分离，并为市民提供优质的服务，有很大的差别。档案管理的延迟必然会影响到档案信息化建设进程。

4.缺乏档案专业人才。兼职档案员是最机关，事业单位，一个普遍的现象，这些兼职档案员在单位扮演多种角色，频繁变动，传递不及时，不到位，缺乏业务知识培训，档案业务水平不高，导致不完整的数据出现，收集也不完整，混乱的储存期，档案的整理不符合要求，严重影响了正常工作的开展。

三、新时期档案管理工作的对策

1.完善企业档案管理制度。依据《中华人民共和国档案法》，《归档文件整理》，《国家重大建设项目和文件归档要求管理》，《基础建设档案管理暂行规定》等相关法律法规，综合企业档案制定的特点和完善档案工作各项规章制度。创建和落实责任制，准确把档案工作“三纳入”，“四参加”，“四同步”归纳到企业工作进程，当真做好责任分工，标准化的过程控制，形成一个密封管理。纲领性文件是不够的，相关文件必须细化编制，以防止不同的数据汇编的认识造成混乱，进行企业的数据管理。流程管理和归档的责任要进一步明确和细化，工程技术，使档案管理人员有明确的方向和征收标准，有利于改善档案管理的质量。

2.加强档案的收集工作。要注意文件收集的系统化，不仅对生产技术、产品质量、基础设施、市场营销、人力资源、财务管理和档案的全面收集，但也为磁盘、光盘、如音频和视频文件收集特殊的载体，所以对企业来说，收集长远和有价值的所有文档。目前，特别强调了企业收集有关知识产权、商业秘密和专利、商标、产品设计、工艺、配方、质量管理和管理等方面生存和发展的档案保管，专注于收集保管各种所有制证书和反映企业信贷、税收、质量、资产、审计和履行合同和文件信誉等方面商业利益的文档。为了保证档案可以完整的全面建立长效机制，企业可以开发一个实用的系统文件存档，存档文档和材料明确的范围、要求、责任和措施，规范档案的收集。

3.积极开展工作交流。经由学习和交流先进的档案管理，增进和提高企业对于档案的管理。通过定期开展区域性的档案管理经验交流的展会，对于将出现档案工作存在的问题，通过交流的方式与同行，找到科学的解决方案。

4.加强业务培训和指引。行政部门的记录管理，经由研究企业档案工作发现档案管理存在的问题，有针对性的技能培训和指引，提升档案工作人员的业务能力，使之更科学、更规范的档案管理。现在我国缺少全面的人事档案的复合型人才，所以需要增加相应的从业人员的培训，提升他们的团队的整体水平，完善他们对学习不同岗位的认识，新技术的应用，更好学习新的知识，同时创建行业的有效竞争，充分调动员工的主观能动性，给用户文件提供更好的服务。随着信息化建设档案馆，企业和员工对文件的需求增多，但仍然有大量的临时需求，这是档案部门工作的快速发展带来了更大的压力，往往使档案馆部门的频率不能满足这些需求，所以随着信息化不断深入，自动化的服务将有效缓解企业档案部门的压力，而且在未来档案管理服务于社会的趋势。

5.采用档案中介服务。在档案管理，企业为了节省成本，人力资源的有效配置，企业档案管理可以委托给一个中介进行档案管理。档案中介服务，为平台提供各种托管、存储、分拣等服务，通过优化资源配置，以提供一个安全的、科学的档案管理，档案管理的企业需要记录。随着社会各个行业对档案的开发的需求稳步增长，发展档案和使用程度也在不断的提高，企业档案管理在新的历史时期，要想健康发展，需要完善企业规范，加快提高企业的人事档案管理的质量，进而更好地满足现代档案管理的需求，提升工作质量，以达到高效率企业管理和现代化。

作者:叶智云 单位:广州供电局有限公司增城供电局

企业档案管理工作篇2

档案是历史的人、事、物的记载，是人类精英和劳动智慧结晶的载体，是人类十分宝贵的精神财富和物质财富。档案又是人类宝贵的信息资源，它与人类的社会进步和经济发展密切相关。随着我国社会主义市场经济的深入发展，特别是2001年我国加入WTO（世界贸易组织）后的新形势下，档案工作也面临着机遇和挑战。本文结合实际就档案的利用、信息化建设、及完善档案法律、法规谈谈自己的看法。

1档案开发利用的价值

档案是信息的载体，对档案的开发利用十分重要，它常常会决定一项事业的成败和兴衰。所以，如何保护和利用档案是提高竞争实力的基础性工作。档案的价值在于对它的开发利用。部分企业在其开发利用方面做出了榜样。例如，2001年上海某钢铁企业和山东某饮品生产企业向美国出口自己的产品时，都遭到美方“反倾销”提案。在争议中，美国律师团曾来到我国生产现场调查，并要求30分钟内提供该产品的档案，结果这两个企业分别都在20分钟内提供了各自产品生产过程的工艺流程、质检报告、材料、人力、动能消耗和各项费用的完整的档案，保证了诉讼所需要的证据，为打赢“洋官司”提供不可或缺的理由及有利证据。因此，档案不仅是一种信息的载体，更是体现形式，凭借对企业档案资料的熟练查找，可为企业争取竞争的主动权。虽然档案开发利用的作用和效益显而易见，但是相当多的单位企业也只是刚刚起步，初见成效。据对西安某科技单位的调查，该单位有数以万计的科技信息档案，包括地质、地形、水文、水利、水电、建筑、供水、环保等工程的勘测、规划、设计、科研、管理的成果，记载着几代人智慧的结晶，尤其在水文分析、地质、高坝建设、引水枢纽、渠系布置、渠系的隧洞、倒虹、渡槽、桥梁、大型抽水站等施工以及相关设计方面。2001年该单位质量管理体系通过了ISO1900认证，其科技信息档案工作已步入标准化轨道，档案的利用率逐年提高，企业效益逐年增加。但是，在档案队伍中，还普遍存在着对档案开发利用的重要性认识不够的问题，仍陷于重管理轻利用的误区，把精力过多地用在档案管理方面，而忽视了从发展的需要出发，主动超前，多种形式地开展档案利用工作。档案的利用是一个企业档案工作的根本目的，是推进企业档案工作向前发展的最有力、最活跃的因素。其核心是如何把科技档案作为一种信息源，为企业的发展提供服务。要做好档案的开发利用，首先要认识档案是信息资源，是企业生产和发展不可缺少的要素。信息资源的开发利用直接关系到企业竞争力的提高，关系到企业的兴衰存亡，要以强烈的责任感，采取各种有效措施，推动该项工作进展。其次，要提高全员的档案意识和档案利用意识，以极大的积极性掌握熟悉信息档案，提高开发利用信息档案的能力，在现有的信息平台上去发明创造，体现人才的实力。再次，档案工作人员要适应新形势的需要，采用新的工作方法和服务方式。从提供利用的方法上要变被动服务为主动服务；从利用形式上要从单一的查阅利用形式变为多种的利用形式；从利用的质量上要从零碎的提供利用转变为系统的专题服务，把利用质量提到更高层次；从利用效果上要从低效率转变为及时准确地提供利用等。同时还需要加强信息资源建设，不断扩大信息资源。只有这样，才能真正把档案利用工作渗透到企业发展中去，才能真正在企业的发展中保证科技档案的生产力作用。

2加强档案工作信息化建设

美国“9·11”事件发生后，不少大公司的资料档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前世界的档案资料管理系统已经发展到了可靠可用的高度。虽然国内某些行业信息传递也有先进手段，但整体而言还有较大差距。随着经济和科学技术的飞速发展，成果日新月异，信息瞬息万变。只有实现信息档案工作的现代化才能快速准确地再利用，推动各项事业可持续发展。档案信息化即为现实档案信息的数字化和网络化，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化，实现档案信息的高度共享。档案信息化建设强调统一性，全局意识与全局观念，其建设包括了基础设施建设、信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等。档案部门应根据实际情况，正确分析影响档案信息化的因素，确定信息化建设的原则，抓住重点，制定出适合现有档案工作基础、可操作性强的信息化建设。档案信息化建设应以提高档案管理现代化水平和促进、完善各企业单位信息化建设为总目标，以应用系统建设为基础，以档案信息资源建设为核心，实现档案信息网络化服务。电子文件的归档管理是档案信息资源建设的重点内容，应放在建设的首位。其主要工作包括实现文档一体化以及收集和接收、保管各门类电子文件两方面。电子文件的归档管理抓住了档案信息化的源头，把每天形成于办公自动化系统中的大量电子文件按照档案管理的规范要求移交到档案管理系统的电子文件数据库中，实现实时在线归档，避免了日后再数字化的重复劳动，最大限度减少已生成数字化信息资源的流失，也推动档案工作与电子文件的融合和相互促进；及时收集各专业部门、各单位已经形成的应归档电子文件，有利于加强电子档案规范化管理，及早保证电子档案的质量。档案信息的数字化则包括有：建立档案目录数据库；建立专题数据库；建立全文数据库；建立多媒体数据库。这些工作涉及内容多，工作量大，对于科技档案更要坚持增量档案和存量档案数字化两手抓，通过网络服务实现馆室一体化，在更大的范围内为公众及企业提供更大范围的档案信息交换和共享。人才队伍建设是档案信息化建设重要的一环。档案信息化建设人员的素质高低决定了档案信息化建设目标的实现程度。一方面要考虑现有人员知识结构、能力与目标的匹配；另一方面要考虑应配备什么样的人才能够使得目标得以最充分地实现。目前档案工作人员结构中仍以传统保管型人员占主要多数，少数配备有计算机方向专业人员。档案管理人员和计算机人员对各自专业知识的掌握程度和他们对两个学科知识的交互掌握程度，以及他们对档案信息化工作的认知程度、他们的专业性、敬业性和开拓性，都决定着实现程度。

3完善相应法规保护信息机密和知识产权

档案是党和国家的重要文化财富。档案工作在改革开放深入发展的今天有着极重要的地位。面对我国加入WTO后在给予最惠国待遇、国民待遇和规范知识产权保护的新形势，做好档案工作的保护和利用，更好地服务于经济建设，是当前我们档案工作者面临的挑战。如何在WTO成员下对我国档案信息资源实行合理保护和利用，是我国档案工作面临的新课题。我国档案管理法规定，不允许档案本身上网运行，这是对国家和企业知识产权的一种保护。要保护知识产权，就必须对其载体———档案进行保护。增强档案的保护意识要求首先要保护自己的权益不受别人侵害，同时也使自己不致侵害别人权益。在企业内部档案工作中，要处理好利用和保护的关系，把利用和保护统一起来，做到在扩大利用中保护，在保护前提下利用。充分利用WTO的知识产权保护规则和例外保护规则以及我国的档案法规、政策措施设立相应的壁垒。企业档案馆同样也要做好准备。当前应做好以下工作。

（1）切实增强保护意识。面对世界经济贸易一体化的大背景，面对外国人在一些领域享受国民待遇的新情况，档案部门必须增强敏锐感和压力感，绷紧档案信息资源保护这根弦。首先要克服与己无关的思想，增强责任意识。加入WTO不仅是经贸领域的事，它影响到社会的各个领域和各个方面，任何部门和单位都不能袖手旁观。作为档案部门要认真学好规则，积极承担起保护历史文化遗产和当代经贸科技信息的重任。其次要克服档案信息无需保护的思想，增强保护意识。档案是经贸活动的直接记录，是科学技术和知识的主要载体，要在世界贸易一体化的进程中维护我国的经贸利益，保护知识产权，就必须对经贸、科技、文化领域的有关档案信息实行必要的保护。这是档案部门为经济建设中心工作服务的重要形式和责任。

（2）制定相关法律制度。实现档案信息资源的有效保护，必须有健全的法律和制度作保证。档案行政管理部门应认真研究我国加入WTO后档案信息资源保护方面出现的新情况，通过法律法规的形式规定保护的原则、范围、期限和方法，使档案信息资源保护有章可循，使档案法律法规体系适应WTO的需要。

（3）完善各种技术措施。在档案管理信息化的时代，保护档案信息越来越依靠各种技术手段。档案部门首先要对档案内容进行科学鉴定和合理分类，在此基础上，按照WTO规则和国家利用和开放档案的有关规定对于政治性和管理性的档案信息，对于经贸科技和文化知识性的档案信息，对于需要逐步放开限制的档案信息，实行分类保护。其次，档案部门应重视现代化档案专业人才的配置，加强档案信息保护技术研究，通过有效的保护手段，确保WTO环境下档案信息资源的安全和有效利用。

4结语

档案是宝贵的信息资源，与社会进步国民经济的发展密切相关。在新形势下，应该做好档案的开发利用，档案工作的现代化建设和认真保护信息机密和知识产权等三项工作，使档案管理工作出现一个活跃的新局面、新水平，以适应我国新形势下的精神文明和物质文明建设，促进各项事业和国民经济的蓬勃发展。

作者:高弘 单位:陕西省水利电力勘测设计研究院

企业档案管理工作篇3

档案管理是现代企业制度不可或缺的一部分，随着科技的进步及信息网络技术的普及，传统的档案管理模式已经无法满足当前企业发展的需求，需要企业管理者与时俱进，加强档案管理的创新，不断提升企业档案管理水平，从而为企业未来的建设、管理及发展奠定良好的基础。

一、新时期档案管理对企业发展的意义

企业档案管理是企业稳定发展的基础，是提高企业经济效益的重要保障。企业要想实现长远健康的发展，仅靠提高生产力和增加利润收入是不够的，还需要内部管理工作的有力支撑，可见企业的良性发展是需要兼顾多个方面的。良好的档案管理能够反映企业的管理水平，纪录了企业的发展历史，这对企业今后开展的管理工作、建设与发展均有重要的作用。随着信息时代的到来，企业若要发挥出档案管理的作用，就需要在充分把握档案管理工作特点及规律的基础上，将档案管理与现代信息技术有效融合，促使档案管理方式的转变，从而满足当前企业发展的需求。企业需要加快纸质档案向电子档案的转变，以便档案信息能更好地存储、查询及利用。但需要注意的是，无纸化办公虽然带来了许多便利，但是以电子形式保存的档案，在真实性、价值性、系统性方面还不及传统的纸质档案，所以也需要企业采取有效措施，不断完善档案管理工作，促进档案管理水的提升。

二、新时期企业档案管理工作开展的现状

（一）档案管理观念落后

新时期，仍有不少企业领导者不重视档案管理工作的开展，主要因为缺乏对档案管理工作整体而全面的认识，所以仍然保留传统落后的思想，未能做到与时俱进，进而使得档案管理工作存在许多不合理的问题。比如，企业高层领导不重视档案管理工作，使得许多档案管理人员在实际工作中也只是随意敷衍了事，并没有切实发挥出自身的职能作用，使得企业档案管理工作的实效性差强人意；又比如，许多企业不能正确认识档案价值及档案管理对企业生产经营的重要性，所以没有将档案管理放在企业管理的突出位置，也没有设置专门的档案管理机构和明确的档案管理计划，相关的基础硬件设施也不完善，缺少必要的引导、支持和帮助，从而使得档案管理的有效性大大降低，严重限制了档案价值及作用的发挥。

（二）档案管理制度建设还不够完善

随着现代企业制度的不断发展，更是对企业档案管理工作提出了更高的要求，企业需要建立起完善的档案管理制度，确保档案工作能够更加科学规范地开展。但从实际情况来看，由于许多企业对档案管理缺乏足够的重视，以致于未建立起与企业发展相适应的档案管理程序，即便有的制定了档案管理制度，但是并不能够随着国家政策变化及企业管理需要及时调整和优化，从而导致档案管理制度流于形式，难以发挥出应有的作用。实际上，档案是现代企业一种重要的资产，是企业研发、生产、管理等基础管理工作的重要内容，若企业不能建立起完善的档案管理制度，就会使得档案工作缺乏科学、系统及严谨的流程，这不仅会影响档案的有效利用，而且还会影响档案的完整性和安全性。

（三）档案管理方式及手段相对落后

随着信息时代的到来，有许多企业进行了档案信息化建设，但也有不少企业并不重视档案信息化建设，以致于档案管理方式及手段较落后，仍然采用手工整理的方案进行档案的管理，这使得档案管理的效率及服务质量受到限制。除此之外，有的企业会对信息化技术的安全性有所担忧，所以在档案管理工作中未能切实应用高效率信息化软件开展工作，更多只是在计算机中使用普通的软件进行档案信息的录入和保存。这样的管理方式，不仅会降低档案管理的效率，还会降低档案的安全性，可能会导致一些重要的档案资料泄露，这将会给企业带来严重的经济损失。

（四）档案管理人员创新意识不足

目前许多企业中的档案管理人员创新意识不足，导致实际工作中存在许多问题。例如，不少档案管理人员的责任意识不强，认为档案管理并没有太大的意义，只需要保证档案不丢失便可，没有技术性可言，长久以往，档案管理人员会逐渐缺乏对工作的热情，安于现状，缺少进取意识，进而使得档案管理工作停滞不前。除此之外，不少档案管理人员的信息化意识及信息化业务不强，在实际工作中，不能有效利用现代信息技术开展档案信息化管理工作，难以有效提升档案管理的效率，档案价值也无法被进一步挖掘。

（五）档案资源利用率较低

档案是现代企业的一种重要资产，若能科学高效地运用档案资源，可为企业发展乃至整个社会的发展提供有效的信息。但目前许多企业管理人员并没有真正意识到档案资源的价值，所以存在只重视档案管理，但未能采取科学精准的手段运用档案资源，档案资源利用率较低，进而削弱了档案资源的价值及作用。

三、新时期企业档案管理工作创新开展的措施

（一）转变档案管理观念

具体而言，企业需要重视档案管理工作的开展，在认识档案管理工作重要性的基础上，思考档案管理工作应当如何开展，采用什么样的方式创新。可学习同类型企业成功的经验，然后结合自身实际情况，探索出一套适合自己的档案管理模式。同时，企业要加大对档案管理工作开展的支持，包括在组织、制度、技术、人员等方面的支持，要设置专门的档案管理部门，建立起完善的档案管理制度，制定明确的档案管理计划，完善档案管理硬件和软件设施，同时加强对档案管理人员的培养，增强档案管理人员的创新意识和能力，从多个方面不断促进企业档案管理工作水平的提升。

（二）建立健全档案管理制度

新时期企业应加快对现有档案管理制度的完善和优化，应根据国家相关的法律法规及企业管理的需求，制定一套完善的档案管理制度，并确保档案管理制度能够落实到具体的工作中，确保档案管理工作能够顺利开展，从而保证各个工作环节及流程更加规范。与此同时，要加强一些重要档案的保管，加强档案管理基础建设力度，安排专门的存放室对档案进行保管，确保其在发生变化时能够及时更新，提升档案管理的准确性，以便后续档案管理资源能够得到有效利用和开发。另外，企业也要紧跟时代的潮流，加快数字档案建设的进程，建立起完善的档案资源数据库，并落实有效的防护措施，保证档案管理工作顺利开展的同时，可充分对档案资源进行利用。

（三）加强档案信息化建设

信息化水平是现代企业档案管理工作重要标志之一，企业要重视档案信息化建设，将档案信息化建设纳入到企业整体信息化建设规划中，解放思想，加大资金投入，充分发挥现代信息技术在档案管理中的优势，促使档案管理信息化工作全面推开的同时，提升档案管理的效率及服务质量。除此之外，要转变传统单一型的操作，应实现档案互联互通，资源共享，重视高效率信息化软件的利用，指导档案管理人员科学合理操作，推动档案管理程序化和智能化，从而提升档案管理的效率。

（四）加强档案管理队伍建设

新时期企业档案管理工作的创新，也需要进一步加强档案管理队伍的建设。首先，要建立工作职责，明确档案管理人员的责任与工作目标，用制度对其工作行为进行约束和管理，促使其能够有效开展档案管理工作。其次，将档案管理人员的培训提上日程，不仅要重视对其进行专业知识及专业素养的培养，也要重视对其进行信息技术的培养，提高档案管理人员的信息化意识和信息化操作能力，确保档案管理工作高效开展的同时，保证档案信息的完整性和安全性。最后，要重视高素质人才的招聘，优先选择具有专业档案管理知识及计算机知识掌握能力的人员，打造一支高素质、高水平的综合性人才队伍，从而为档案管理工作创新提供智力支持。

（五）提高档案资源的利用率

一方面，要做好档案的保管工作，确保档案的完整性，然后在此基础上对档案资源进行开发利用。可安排档案管理人员主动开展档案资源的调查研究，结合企业发展的需求，并在充分调研的基础上进行档案开发策略的调整，确保档案信息资源得以进一步开发。另一方面，建立档案信息反馈系统，可通过构建信息网站，形成全面的档案信息网络，让档案信息不再只是单向传递，而是双向传递，为相关人员提供使用机会，提高档案资源的利用率。总之，新时期企业档案管理工作的创新，需要在明确档案管理对企业发展重要意义的基础上，从管理理念、管理制度、管理方式、管理人员及档案利用多个方面着手，采取合理的措施，实现档案管理工作的创新，以促进档案管理工作水平的提升，从而更好地为促进企业发展服务。 

[参考文献]

[1]陆博瑶.现代企业制度下企业档案管理研究[J].河北企业,2020(12).

[2]彭嘉祥.企业智能化档案管理理念及体系构建[J].兰台世界,2020(12).

[3]刘文婷.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[J].国际公关,2019(10).

作者:马婷婷 单位:大庆油田装备制造集团信息档案中心